5.2 Toelichting op het initiatiefrecht
Het instemmingsrecht (artikel 27 WOR, zie hoofdstuk 2) is voor de OR een machtig wapen, maar het heeft ook een nadeel: net als bij het adviesrecht (artikel 25 WOR, zie hoofdstuk 3) bepaalt de werkgever waar de OR zijn tijd aan besteedt. De OR kan geen eigen prioriteiten stellen. Dit wordt deels ondervangen door het initiatiefrecht (artikel 23 WOR). Dit voorkomt dat de bestuurder de agenda van de overlegvergadering volledig bepaalt en dat onderwerpen die de OR belangrijk vindt, niet aan bod komen.
Prioriteiten
Voorwaarde om goed van het initiatiefrecht gebruik te kunnen maken, is het scherp krijgen van de eigen prioriteiten. Dit recht kan uw OR helpen bij het bepalen van uw beleid. Door een enquête onder de achterban te houden, kan uw OR controleren of de eigen initiatieven aansluiten bij de wensen van de werknemers.
5.2.1 Schriftelijk initiatiefvoorstel
Over alles waarvan uw OR denkt dat het goed is dat de bestuurder er een besluit over neemt, kan de OR een schriftelijk voorstel indienen. Zo’n voorstel legt uw OR aan de bestuurder voor, voorzien van een uitgebreide toelichting. In de toelichting verwijst u naar het initiatiefrecht, maar draait het vooral om de motieven en argumenten die u tot dit initiatief hebben gebracht en waardoor u uw voorstel graag uitgevoerd wilt zien. Benadruk de wettelijke procedure, waardoor de bestuurder in ieder geval zeker weet dat hij een dergelijk voorstel niet zomaar kan negeren.
Een initiatiefvoorstel vraagt tijd en deskundigheid. Het is belangrijk om bij de bestuurder te ‘peilen’ of een voorstel kans maakt. Als de bestuurder er niets voor voelt, was al dat werk voor niets.
5.2.2 Informatie verzamelen
Een initiatiefvoorstel lijkt gemakkelijker dan het in de praktijk is. Eerst moet de OR genoeg informatie hebben en daar is nogal eens een gebrek aan. Voor advies- en instemmingsplichtige besluiten moet de bestuurder voor informatie zorgen, bij een eigen initiatief is dat niet het geval. Zelfs als de OR deels op basis van het toekomstig beleid van de bestuurder tot eigen initiatieven komt, moet de raad zelf op zoek naar informatie.
Externe deskundigen
De ondernemingsraad mag voor extra kennis een beroep doen op interne of externe deskundigen. Voor het verkrijgen van informatie van die laatste groep moet uw OR de bestuurder wel om toestemming vragen. Hij moet de kosten immers betalen. Let op: hij mag bezwaar maken tegen de hoogte van de kosten, niet tegen het inschakelen van een adviseur.
Zelfde ideeën
Eigen initiatief van de OR heeft een grotere kans van slagen als het management er al mee bezig is. Ideeën en voorstellen die raken aan de doelen van de bestuurder zijn kansrijker dan ideeën waar de bestuurder nog nooit over heeft nagedacht of die haaks op zijn visie staan.
Procedure bij een initiatiefvoorstel
De OR moet bij het indienen van een initiatiefvoorstel aan een bepaalde procedure voldoen. Als eerste betreft dit de opbouw van het voorstel, dat het volgende moet bevatten:
- een inleiding waarin de aanleiding voor dit voorstel wordt genoemd;
- de wettelijke grondslag van dit initiatiefvoorstel;
- het daadwerkelijke voorstel;
- de eventuele relatie met (toekomstige) advies- en instemmingsaanvragen;
- toetsingscriteria voor de OR bij het realiseren van het initiatief;
- een voorstel om het initiatief te bespreken.
5.2.3 Op de agenda
Als u een initiatiefvoorstel heeft ingediend staat het minimaal één keer op de agenda van de overlegvergadering tussen uw OR en de bestuurder. In die vergadering kunt u het voorstel nader toelichten. De bestuurder is verplicht om elk initiatiefvoorstel van de OR in overweging te nemen. Hij moet na de bespreking in de overlegvergadering schriftelijk aan de OR laten weten of hij het voorstel in zijn geheel, gedeeltelijk of helemaal niet overneemt.
Weigering
Een werkgever die weigert om expliciet gevraagde informatie te verstrekken of weigert om het voorstel in behandeling te nemen, kan hiervoor via de bedrijfscommissie of direct via de kantonrechter op de vingers worden getikt.
Initiatief tot overlegvergadering
Als de komende overlegvergadering niet op korte termijn plaatsvindt, mag de OR die niet zo lang wil wachten, zelf het initiatief nemen tot het houden van zo’n vergadering.
Bij een initiatiefvoorstel is het voor de OR niet mogelijk om tegen de beslissing van de bestuurder in beroep te gaan bij de kantonrechter of ondernemingskamer.
5.2.4 Mondeling initiatiefvoorstel
Behalve het wettelijk vastgelegde recht om schriftelijk een initiatiefvoorstel te doen, heeft de OR ook nog andere opties om de eigen ideeën en initiatieven aan de bestuurder kenbaar te maken. De overlegvergadering biedt hiervoor de meeste kansen. Dat kan ook gedurende de bespreking van een adviesaanvraag met de bestuurder, bij het aandragen van agendapunten vanuit de medezeggenschap, maar zeker ook tijdens de rondvraag in de vergadering. Op zulke momenten kan een OR-lid bijvoorbeeld spontaan een goed alternatief bedenken voor een plan van de bestuurder.
Alert
Als uw OR alert is, kunt u zo veel invloed uitoefenen. Deze manier van het aandragen van initiatieven biedt de OR ruimte om, ook buiten de formele bevoegdheden om, de bestuurder te beïnvloeden.
Inzicht in opvattingen werkgever
Deze mondelinge werkwijze is een goede indicatie of het zin heeft om schriftelijk een initiatiefvoorstel in te dienen. Het is buitengewoon frustrerend als een OR veel werk steekt in het op papier zetten van een initiatiefvoorstel, terwijl de bestuurder het niet ziet zitten. Probeer dit te voorkomen door vooraf mondeling te informeren bij uw bestuurder hoe hij over een mogelijk voorstel denkt.
Alternatief voor de PVT
De PVT mist het wettelijk recht dat de OR wel heeft op het doen van schriftelijke initiatiefvoorstellen. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat zij buiten de overlegvergadering om niet met schriftelijke initiatieven mag komen.
Niet wettelijk verplicht
De bestuurder is echter niet wettelijk verplicht om daarop gemotiveerd en schriftelijk een besluit te nemen. Veel hoeft dat niet uit te maken. Het zou immers nogal bot zijn als een bestuurder een voorstel van de PVT ongezien naast zich neerlegt.
Regulier overleg
En ook al blijft een schriftelijke reactie uit, u kunt er in het reguliere overleg toch over spreken. Op die manier staat het voorstel via het vergaderverslag toch nog op papier. Het is aan de andere kant natuurlijk ook goed mogelijk dat de bestuurder blij is met een prima idee dat de PVT hem aan de hand doet.
5.2.5 Reactie bestuurder op initiatiefvoorstel
Voordat de OR besluit tot het officieel benutten van zijn recht om een initiatiefvoorstel in te dienen, is het belangrijk om enigszins te weten hoe een bestuurder er tegenover staat. Bijvoorbeeld in het al genoemde mondeling initiatiefvoorstel tijdens een overlegvergadering. Aan de reacties van de bestuurder kan uw OR in de meeste gevallen wel afleiden wat de beste vervolgstap zal zijn.
Afwijzing
Als eerste kan hij uw voorstel totaal niet zien zitten. Als hij hier duidelijke en begrijpelijke redenen voor heeft – misschien ook wel redenen waar u vanuit uw positie niet zo bij heeft stilgestaan – en zich aan wettelijke regels houdt, lijkt het weinig zinvol om desondanks tot een schriftelijk initiatiefvoorstel te komen. Pas als zijn argumenten volgens u niet juist zijn of gemakkelijk te weerleggen, biedt een officieel initiatiefvoorstel nog kansen.
Twijfel
Bij een nog twijfelende bestuurder is het uw taak om hem alsnog te overtuigen. Bijvoorbeeld door een heldere uiteenzetting in een schriftelijk initiatiefvoorstel. Een positieve reactie op een initiatiefvoorstel van de OR zet als het goed is de bestuurder aan tot het uitwerken van een voorgenomen besluit. Uw OR kan hem hierbij helpen door vooraf aan te geven aan welke criteria dat besluit moet voldoen om de onvoorwaardelijke steun van de raad te krijgen. Gedurende dit proces is het belangrijk dat de ondernemingsraad helder en duidelijk blijft communiceren met de achterban én de bestuurder.
Andere reacties
De bestuurder kan naast twijfel en afwijzing nog drie andere reacties vertonen op een initiatiefvoorstel van de ondernemingsraad:
- Hij twijfelt, maar ziet geen directe bezwaren die uw plan onmogelijk maken.
- Hij is in principe voor, maar heeft moeite om meteen te zien hoe en wanneer het plan van de OR handen en voeten kan krijgen.
- Hij is absoluut enthousiast en gaat er zelf mee aan de slag.In dit laatste geval is het voldoende om heldere (termijn-)afspraken te maken, deze in de gaten te houden en betrokken te blijven bij de uitvoering.
Een initiatiefvoorstel van de OR is slechts een aanzet tot bijvoorbeeld een nieuwe regeling. De bestuurder werkt het uit en vraagt vervolgens de OR om advies of instemming, afhankelijk van de aard van het besluit.
5.2.6 Vier het succes!
Veel ideeën ontstaan uit contact tussen OR en zijn achterban. Vergeet daarbij ook niet gebruik te maken van de ouderwetse ideeënbus op de werkvloer. Als dit tot een gezamenlijk succes leidt, draagt dit bij aan een positieve sfeer tussen achterban en OR. Daarom is het ontzettend belangrijk om een op basis van het initiatiefrecht tot stand gekomen regeling of besluit ook samen met uw achterban te vieren. Betrek hier trouwens ook de bestuurder bij. Die heeft zich immers eveneens van zijn beste kant laten zien. Daar mag hij best voor worden beloond.
5.2.7 Evalueren
Gebruikmaken van het initiatiefrecht zal niet altijd succesvol zijn. Het is in gevallen waarin het niet lukt om veranderingen teweeg te brengen belangrijk dat u nagaat wat er verkeerd ging. Is er bijvoorbeeld wel voldoende gepeild of de bestuurder openstond voor het initiatief? Was er voldoende steun bij de achterban voor het voorstel? Zijn de argumenten voor het voorstel wel overtuigend geweest? Was het voorstel voldoende aangepast aan de haalbaarheid? Het is, kortom, belangrijk om van uw ervaringen te leren en het de volgende keer beter te doen.