2.2 Toelichting op het instemmingsrecht

Een werkgever die een voor de onderneming belangrijk besluit wil nemen, heeft daar in veel gevallen de instemming van de OR voor nodig. In artikel 27, lid 1 WOR staan deze instemmingsplichtige onderwerpen op een rijtje (zie voor meer informatie over de instemmingsplichtige onderwerpen paragraaf 2.2.1).

Belangrijke beslissingen

instemmingsplichtig

krachtig 
instrument

Elke bestuurder is verplicht om voorgenomen besluiten die instemmingsplichtig zijn, tijdig aan de OR te melden. Het instemmingsrecht is een krachtig instrument voor uw OR. Het is dus belangrijk dat u weet hoe u moet handelen als u een instemmingsaanvraag van uw bestuurder krijgt. Het instemmingsrecht geldt ook voor alle belangrijke beslissingen in een organisatie. Voor een werkgever is het van groot belang dat uw OR instemt met zijn besluit – anders gaat zijn voorgenomen besluit in principe namelijk niet door.

2.2.1 Instemmingsplichtige onderwerpen

invoeren, 
wijzigen 
of intrekken

De OR heeft volgens artikel 27, lid 1 WOR instemmingsrecht bij het invoeren, wijzigen of intrekken van de volgende onderwerpen:

• pensioenregelingen;
• winstdelingsregelingen;
• spaarloonregelingen;
• belonings- of functiewaarderingssystemen;
• een regeling die betrekking heeft op het gebied van arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim en re-integratiebeleid;
• een regeling die betrekking heeft op werktijden of vakantie;
• een regeling op het gebied van aanstellings-, ontslag of bevorderingsbeleid;
• een regeling op het gebied van personeelsopleidingen, personeelsbeoordeling, bedrijfsmaatschappelijk werk en werkoverleg;
• een regeling omtrent klachtenbehandeling;
• een regeling met betrekking tot registratie en het omgaan met en beschermen van persoonsgegevens van werknemers;
• een regeling die de aanwezigheid, het gedrag en de prestaties van werknemers controleert en waarneemt.

2.2.2 Uitzonderingen rond instemmingsrecht

toestemming

Naast de officiële punten – uit artikel 27, lid 1 – die de bestuurder ter instemming aan uw OR voorlegt, zijn er een aantal uitzonderingen. Zowel in positieve zin: u moet instemming verlenen; als in negatieve zin: uw toestemming is niet vereist.

Het staat in de cao

ingeperkt

De cao gaat ‘boven’ het instemmingsrecht. Het instemmingsrecht van de ondernemingsraad is dus misschien ingeperkt door een inhoudelijke regeling in de cao. Hetzelfde geldt voor publiekrechtelijke regelingen van arbeidsvoorwaarden bij overheidsorganisaties.

uitwerken

In de meeste gevallen is het zo dat het onderwerp in de cao alleen algemeen is geregeld. De bestuurder moet algemene regels over de toekenning van verlof bijvoorbeeld uitwerken. Die uitwerking valt onder het instemmingsrecht en is dus niet in de cao bepaald.

Aanscherping van bestaand beleid

puntjes op de i

Als de bestuurder consequent uitgevoerd beleid op papier vastlegt, is dat nog geen wijziging van een regeling. Vaak is dit wel het moment waarop puntjes op de i worden gezet. U moet de schriftelijke regeling nauwkeurig vergelijken met de tot dusver gevolgde praktijk en eventuele verschillen aantonen. Lukt dat, dan is ook hier het instemmingsrecht van kracht.

Beperkte geldigheid

regelingen

Het instemmingsrecht is beperkt tot het vaststellen, wijzigen of intrekken van regelingen. Regelingen moeten van toepassing zijn op alle werknemers, of op (een) groep(en) van werknemers. Een afzonderlijk besluit voor één geval of enkele werknemers is niet instemmingsplichtig. Als er sprake is van een te onderscheiden categorie of groep van het personeel – ook al zijn dat maar enkele werknemers – is het wel degelijk een regeling. Dit geldt ook voor vaste regelingen die niet op papier staan.

2.2.3 Instemming verlenen

antwoord

onderbouwen

Bij het instemmingsrecht zijn uiteindelijk slechts twee besluiten mogelijk. De ondernemingsraad stemt wel of niet in. Dat besluit uw OR in een eigen vergadering, volgend op het overleg met de bestuurder. Het is gangbaar om de secretaris of voorzitter het schriftelijke antwoord op het instemmingsverzoek op te laten stellen, op basis van argumenten en het standpunt van uw OR.

Redenen kenbaar maken

Of de raad nu wel of niet instemt, u moet dit altijd onderbouwen. Alleen een ‘ja’ of ‘akkoord’ is onvoldoende. Mocht uw OR moeite hebben met (onderdelen van) het voorgenomen besluit, dan geeft u aan op welke punten de bestuurder zijn besluit moet wijzigen om alsnog instemming te krijgen.

2.2.4 Schriftelijke instemmingsaanvraag

traject

Het proces van instemming begint meestal met het schriftelijk indienen van een instemmingsaanvraag door de werkgever bij de OR. Daarna volgt een redelijk vaststaand traject waarin uw OR het voorstel weegt, overlegt met de bestuurder, eventueel wijzigingen voorstelt en uiteindelijk instemming verleent met eventueel aanvullende voorwaarden. De bestuurder mag zijn definitieve beslissing pas nemen nadat minimaal één keer over het onderwerp is gesproken.

2.2.5 Overleg over het instemmingsverzoek

op papier

Een instemmingsverzoek geeft zelden alle achtergronden van het voorgenomen besluit. Uw OR zal de ontbrekende antwoorden zelf moeten verzamelen. U doet er goed aan om de uitwisseling van standpunten op papier te laten plaatsvinden: schriftelijke vragen dwingen tot een scherpe formulering. Geef ook aan wanneer u de antwoorden wilt hebben, zodat u alle informatie op tijd heeft.

Vaker overleg

luisteren

In de praktijk vindt vaker overleg plaats dan die ene keer die wettelijk is voorgeschreven. Zeker als duidelijk is dat er onenigheid is. Bestuurder en OR moeten altijd bereid zijn naar elkaars argumenten te luisteren.

Mening van de achterban

eigen 
afwegingen

Bij het vormen van een mening gaat u na wat uw achterban ervan vindt. Dit geldt hoofdzakelijk voor de werknemers voor wie het voorstel (directe) gevolgen heeft. Als het goed is, zijn die werknemers al op de hoogte gesteld door de werkgever. Is dat niet het geval, dan kan de OR dat alsnog doen. Het is niet de bedoeling dat uw OR alleen als spreekbuis van getroffen werknemers optreedt. Maak als OR altijd uw eigen afwegingen!

Wensenlijstje

toezeggingen

De OR kan tijdens het overleg een prioriteiten- of wensenlijstje presenteren: punten die u in de voorgelegde regeling gewijzigd wilt zien. Probeer dit lijstje om te zetten in toezeggingen in het vergaderverslag en zo nodig in een nieuwe versie van de regeling.

Insteek van het overleg

moeite doen

Uiteindelijk laat u aan de bestuurder weten wat uw OR van de voorgelegde regeling vindt. Dit moet nog geen definitief standpunt zijn, dat zou namelijk het gesprek blokkeren. Zowel van bestuurder als OR mag worden verwacht dat ze moeite doen om nader tot elkaar te komen.

Geen termijn opleggen

overleggen

deadline

Bij het indienen van een instemmingsverzoek mag uw bestuurder geen termijn opleggen waarbinnen u een beslissing moet nemen. Het is wel mogelijk om gezamenlijk een werkbare datum af te spreken. Uw OR moet in die periode alle gevraagde informatie krijgen en zowel met de achterban als met de bestuurder kunnen overleggen.

Termijn niet nagekomen

machtspositie

Is er eenmaal een deadline afgesproken, dan moet de OR zich daaraan houden. De bestuurder kan eventueel de bedrijfscommissie om bemiddeling vragen als de OR de termijn niet in acht neemt. Ook een stap naar de kantonrechter is mogelijk.

Goede afweging

De OR mag in het overleg gebruikmaken van de machtspositie die het instemmingsrecht geeft. Ga hier als raad niet te ver in. Dan trekt de bestuurder zijn voorstel mogelijk in. Dat kan ongunstig zijn: soms is een matige regeling beter dan geen regeling.

2.2.6 Veranderingen tegenhouden

Het instemmingsrecht is een krachtig instrument. De OR kan in zijn ogen onwenselijke veranderingen tegenhouden die de bestuurder wil invoeren. Stemt u ook na veelvuldig overleg niet in met het voorstel van de bestuurder, dan kan hij naar de rechter stappen. Sinds 2013 is het niet meer verplicht om een geschil eerst aan de bedrijfscommissie voor te leggen, dit mag overigens wel.

Rol van de kantonrechter

drempel

Als de OR instemmingsplichtige besluiten afwijst, kan de bestuurder naar de kantonrechter stappen om instemming te verkrijgen. De rechter kan de bestuurder alsnog vervangende goedkeuring geven of de bestuurder dwingen om op zijn schreden terug te keren. In de praktijk is de drempel voor de bestuurder om naar de rechter te stappen vrij hoog. Dit neemt niet weg dat u op een gerechtelijke procedure moet zijn voorbereid! Meer over dit onderwerp leest u in hoofdstuk 7.

Ontsnappen aan de instemmingsplicht

nietig 
verklaren

Juist omdat instemmingsplicht een krachtig instrument is, proberen bestuurders er soms onderuit te komen. U moet meteen aan de bel trekken als u dit bemerkt. Dat kan door een regeling schriftelijk nietig te verklaren en de werknemers op de hoogte te stellen. Een tweede mogelijkheid is om via de kantonrechter of een spoedprocedure de regeling te laten verbieden.

Methoden om de instemmingsplicht te ontlopen zijn:

• een regeling doorvoeren zonder instemming te vragen;
• stellen dat een regeling al door de cao is bepaald;
• terugkerend afwijken van de vaste regeling en zo proberen een regeling sluipend in te voeren;
• een in de praktijk al gangbare regeling vastleggen op papier, maar die regeling nog wel even aanscherpen;
• een nieuwe regeling gefaseerd invoeren via besluiten die los van elkaar niet instemmingsplichtig lijken of zijn.