3.1 Een mening vormen
achterban
duidelijk doel
De adviesaanvraag na ontvangst lezen, vingers opsteken en stemmen tellen is een lekker snelle manier om een oordeel te vormen, maar niet de manier waarop de raad zijn achterban het beste vertegenwoordigt. Een mening vormen begint met het verkrijgen van zo veel mogelijk informatie. Verder moet u een duidelijk beeld hebben van wat uw achterban vindt. En als u dan ook nog eens een idee heeft op welke punten de bestuurder misschien water bij de wijn wil doen, kunt u met een duidelijk doel de overlegvergadering ingaan.
Voorkom dat de overlegvergadering een spreekuur van de bestuurder wordt. Laat vragen zo veel mogelijk vooraf en schriftelijk beantwoorden. Bereid u bovendien goed voor. Bepaal vooraf welke taken ieder OR-lid tijdens de vergadering voor zijn rekening neemt.
3.1.1 Meer informatie
formuleren
Een adviesaanvraag geeft zelden antwoord op alle vragen over de achtergrond en de reden(en) van het voorgenomen besluit. Het is slim om die antwoorden zo veel mogelijk voorafgaand aan de overlegvergadering te verzamelen. Schriftelijk uw vragen stellen, dwingt de bestuurder tot scherp formuleren. U kunt de overlegvergadering dan gebruiken om daadwerkelijk met elkaar van gedachten te wisselen over alle facetten van het voorgenomen besluit.
Probeer altijd te achterhalen waarom de bestuurder een besluit precies wil nemen. Vraag gerust door als u een verborgen agenda vermoedt. Het kan namelijk verklaren waarom de bestuurder voor een bepaalde oplossing kiest en alternatieven negeert.
3.1.2 Eigen visie
Zinvol overleg veronderstelt dat de OR een visie heeft over de voor advies voorgelegde kwestie. De ingrediënten daarvan en de onderliggende argumenten vormen punten voor overleg met de bestuurder. Daarbij mag u zich best beperken tot die aspecten van het voorgenomen besluit waarover u een mening heeft.
Het is beter om niet te snel een definitief standpunt in te nemen, want dat blokkeert het gesprek. Als u van de bestuurder verwacht dat hij zich laat beïnvloeden door u, moet u daar zelf ook toe bereid zijn.
3.1.3 Achterban
raadplegen
geheimhouding
De OR is een vertegenwoordigend orgaan. Dit veronderstelt dat hij betrokken werknemers raadpleegt over de voorgestelde verandering. Niet om vervolgens als spreekbuis voor die werknemers op te treden, maar wel om een zo’n compleet mogelijk beeld te vormen. Vaak zijn de werknemers al in meer of mindere mate op de hoogte van de geplande verandering, zo niet dan zal dat alsnog moeten gebeuren, desnoods door de raad zelf. Slechts in hoogst uitzonderlijke gevallen kan de bestuurder dit door opgelegde geheimhouding onmogelijk maken.
3.1.4 Deskundigen raadplegen
complex
kosten
Adviesaanvragen vragen soms materiekennis die de OR niet heeft. Zeker als het gaat om complexe bedrijfseconomische onderwerpen is het geen schande om te erkennen dat de eigen kennis tekortschiet. De OR kan dan te rade gaan bij anderen binnen de organisatie en zelfs daarbuiten. Dat is beter dan op goed geluk een mening vormen of kritiekloos achter de bestuurder aanlopen. Eventuele kosten komen ten laste van de onderneming, op voorwaarde dat u de bestuurder hiervan van tevoren in kennis stelt.
In tegenstelling tot de ondernemingsraad moet de PVT altijd om toestemming vragen als zij een externe deskundige wil raadplegen voor advies.
3.1.5 De termijn
haalbaar
urgentie
Als de bestuurder een termijn stelt in zijn adviesaanvraag, is het verstandig om daar altijd op te reageren. Geef aan onder welke voorwaarden deze termijn haalbaar is of stel een andere termijn voor. De redelijkheid van de adviestermijn is namelijk afhankelijk van zaken als de complexiteit van het voornemen, de urgentie van een besluit, de eerdere betrokkenheid van de OR, de snelheid waarmee de bestuurder de vragen van de OR beantwoordt, het raadplegen van de achterban en externe deskundigen en de planning van de overlegvergaderingen.