1.3 Vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen
vergoeden
Er zijn vele manieren waarop een werknemer naar de werkplek kan reizen, bijvoorbeeld te voet, op de eigen fiets, met het openbaar vervoer of de eigen auto. Voor het vergoeden van de zakelijke kilometers die werknemers op eigen gelegenheid maken, maakt het niet uit van welk vervoermiddel gebruik wordt gemaakt. Een werkgever kan werknemers maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer onbelast aan vergoeding geven. Hij moet dit dan wel als eindheffingsloon aanwijzen (ongeacht het gebruikte vervoermiddel).
Hoofdstuk 4 van dit dossier behandelt de (fiscale) regels voor eigen vervoer. In hoofdstuk 8 staat alle informatie over het vergoeden van kosten voor het openbaar vervoer.
Reisduurvergoeding
belast loon
vrije ruimte
Het vergoeden van reistijd in plaats van reiskilometers is ook mogelijk. Dit komt bijvoorbeeld weleens voor als werknemers ver van hun werk af wonen. Zo’n reisduurvergoeding is regulier te belasten loon, maar een werkgever kan zo’n vergoeding omzetten in onbelast loon voor de werknemer door deze onder te brengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Per 1 januari 2022 bedraagt de vrije ruimte 1,7% voor de eerste € 400.000 van de totale fiscale loonsom. Boven de € 400.000 geldt een vrije ruimte van 1,18%. Bij overschrijding van de vrije ruimte moet de werkgever over het meerdere een eindheffing betalen van 80%.
1.3.1 Vaste vergoeding
onder voorwaarden
Een werkgever kan werknemers ook een vast bedrag per zakelijke kilometer aan reiskosten vergoeden. Als werknemers naar een vaste werkplek reizen, kan een organisatie de onbelaste reiskostenvergoeding onder voorwaarden ook in vaste vorm geven. De voorwaarden voor een vaste reiskostenvergoeding komen in hoofdstuk 3 aan bod.
Een organisatie is verplicht om (vaste) reiskostenvergoedingen, die onderdeel zijn van het met de werknemer afgesproken loon, nauwkeurig op de loonstrook te specificeren.
1.3.2 Werkelijke kosten
verstrekken
bruikleen
Als een werkgever echter de werkelijke kosten wil vergoeden of de reis mogelijk wil maken door een vervoerbewijs of vervoermiddel te verstrekken (de werknemer wordt eigenaar) of ter beschikking te stellen (de werkgever blijft eigenaar en de werknemer krijgt het in bruikleen), is het gekozen vervoermiddel wel van belang. Elk situatie brengt namelijk andere fiscale regels met zich mee.
In dit themadossier staan de verschillende vergoedings-, verstrekkings- en terbeschikkingstellingsmogelijkheden van vervoer van werknemers centraal.