1.2 Zakelijke kilometers
onderscheid maken
De fiscale mogelijkheid tot onbelaste vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling van vervoer aan werknemers geldt alleen bij zakelijke reizen. Het is dus van belang dat een werkgever onderscheid maakt tussen een zakelijke reis en een niet-zakelijke reis. Van een zakelijke reis is sprake bij woon-werkverkeer, reizen naar klanten en reizen voor een studie die voor het werk wordt gevolgd. Reiskilometers die een werknemer niet wegens zijn werk maakt, zijn niet zonder meer onbelast te vergoeden of verstrekken.
1.2.1 Extra kilometers
lunchen
Let er voor de fiscale verwerking van een reiskostenvergoeding op dat sommige extra kilometers zakelijk zijn en andere als privékilometers zijn aan te merken. Zo gelden de extra kilometers woon-werkverkeer die een werknemer maakt om tussen de middag thuis te gaan lunchen als zakelijk. Maar de extra kilometers die een werknemer maakt om op weg naar het werk via een omweg zijn kind bij school af te zetten, gelden als privé (omrijkilometers).
Onbelaste vergoeding periodiek gezinsbezoek
zakelijk verkeer
Werknemers die (tijdelijk) bij de plaats van de werkzaamheden verblijven, missen hun familie. Periodiek gezinsbezoek geldt dan als zakelijk verkeer. Hierdoor is een onbelaste vergoeding per kilometer of van de werkelijke openbaarvervoerkosten via een gerichte vrijstelling mogelijk (zie hoofdstuk 8). Bij zeevarenden gaat het bij gezinsbezoek om de reis tussen woning of verblijfplaats aan de wal en de ligplaats van het schip.
1.2.2 Carpoolen
initiatief
Bij een carpoolsituatie is het van belang of het omrijden om een collega op te halen op initiatief van de werkgever of de werknemers zelf gebeurt: in het eerste geval zijn de omrijkilometers zakelijk en in het tweede geval niet. In hoofdstuk 10 van dit dossier komen de fiscale regels voor carpoolen aan bod.
1.2.3 Wachtdiensten
oproepbaar
Een wachtdienst is een roulatiesysteem waarbij werknemers een bepaalde periode oproepbaar moeten zijn. De tijdens zo’n wachtdienst gemaakte kilometers gelden onder voorwaarden allemaal als zakelijk.
Voorwaarden
zakelijk
Als een werkgever aannemelijk kan maken dat hij de werknemer een auto ter beschikking stelt voor een wachtdienst, gelden alle tijdens die wachtdienst afgelegde kilometers met de betreffende auto als zakelijk. Hierbij gelden wel de volgende vier voorwaarden:
- De werknemer heeft geen invloed op de keuze van de ter beschikking gestelde auto.
- De werknemer heeft privé ook een auto, die voor privégebruik net zo goed of zelfs beter geschikt is dan de ter beschikking gestelde auto.
- De werknemer houdt bij hoeveel kilometers hij tijdens de wachtdienst maakt en de plaats(en) waarvoor hij wordt opgeroepen.
- De werknemer moet tijdens de wachtdienst binnen een redelijke afstand van zijn woonplaats blijven.