3. Een vaste vergoeding

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Salaris Rendement

Publicatiedatum: januari 2022

Als werknemers vaak dezelfde reiskosten maken voor woon-werkverkeer, kan het vanuit praktisch oogpunt interessant zijn om ze een vaste reiskostenvergoeding te geven. Het telkens inleveren en verwerken van declaraties is dan niet meer nodig. Om de vergoeding onbelast te houden voor de werknemer, moet aan bepaalde voorwaarden worden voldaan. Daarnaast is de berekening van de vergoeding aan regels gebonden.

vaste werkplek

wisselen

Een werkgever kan ervoor kiezen om werknemers een vast bedrag per kilometer te vergoeden. Als voorwaarde geldt dat de werknemer naar een vaste werkplek reist of het moet gaan om zakelijke reizen die de werknemer regelmatig maakt naar andere werkplekken dan de vaste werkplek. Ook als de werknemers gedurende het jaar wisselen van vervoermiddel kan de vaste vergoeding in stand blijven.

Vaste reiskostenvergoeding tot 1 januari 2022

veranderd reispatroon

Werkgevers hoefden tot 1 januari 2022 geen gevolgen te verbinden aan een veranderd reispatroon van een werknemer die veel meer thuiswerkt door de coronamaatregelen. Zij mochten voor de vaste onbelaste reiskostenvergoedingen voor woon-werkverkeer de thuiswerkdagen als reisdagen aanmerken. Dit betekende dat werkgevers mochten blijven uitgaan van de feiten waarop de onbelaste vaste reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 was gebaseerd. Deze goedkeuring is per 1 januari 2022 vervallen.

3.1 Vaste onbelaste reiskostenvergoeding

Een organisatie mag werknemers maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer onbelast aan reiskostenvergoeding geven. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling. Een werkgever mag de werknemer een vaste onbelaste vergoeding geven (gerichte vrijstelling) als hij voor zijn werk naar een vaste plek reist. Voorwaarden Het maakt niet uit of de werknemer het...

3.2 Hoogte van reiskostenvergoeding

De werkgever kan de hoogte van de reiskostenvergoeding bepalen door de lengte van de zakelijke reizen (het aantal kilometers) te vermenigvuldigen met het vermoedelijke aantal keren dat de werknemer deze aflegt in een jaar, en vermenigvuldigt met de vergoeding (maximaal € 0,19 is gericht vrijgesteld). Bij tussentijdse wijzigingen in de...

3.3 Praktische berekeningsmethoden

In plaats van bij de berekening van de vaste reiskostenvergoeding het aantal keren per jaar dat de werknemer naar de vaste werkplek reist te vermenigvuldigen met de reisafstand, mag een organisatie ook één van de twee praktische berekeningswijzen van de Belastingdienst toepassen. 3.3.1 Vaste werkplek Reizen de werknemers meestal naar een vaste...

3.4 Aanpassing van 128-dagenregeling

De 128-dagenregeling is per 1 januari 2022 aangepast vanwege de onbelaste thuiswerkvergoeding (maximaal € 2 per dag), waarvoor nu een vergelijkbare regeling geldt. Voor de vaste reiskostenvergoeding geldt dat een organisatie deze moet toepassen op basis van het aantal dagen waarop de werknemer in de regel naar kantoor reist. De vaste...

3.5 Gevolgen bij afwezigheid

Als de werknemer tijdelijk afwezig is (bijvoorbeeld door ziekte of vakantie), kan dit gevolgen hebben voor de vaste onbelaste kostenvergoeding. Van belang is of de kosten tijdens die afwezigheid doorlopen of niet. Lopen de kosten door, dan kan een werkgever ze gewoon in vaste vorm onbelast blijven vergoeden aan de werknemer. De vaste vergoeding...

U bent hier