3.5 Gevolgen bij afwezigheid

ziekte

zes weken

Als de werknemer tijdelijk afwezig is (bijvoorbeeld door ziekte of vakantie), kan dit gevolgen hebben voor de vaste onbelaste kostenvergoeding. Van belang is of de kosten tijdens die afwezigheid doorlopen of niet. Lopen de kosten door, dan kan een werkgever ze gewoon in vaste vorm onbelast blijven vergoeden aan de werknemer. De vaste vergoeding voor kosten die niet doorlopen kan een werkgever gedurende een afwezigheid van maximaal zes weken onbelast blijven uitbetalen.

3.5.1 Langdurige afwezigheid

Is de verwachting dat een werknemer langer dan zes weken afwezig zal zijn, dan mag een werkgever de vaste kostenvergoeding nog onbelast uitbetalen gedurende de lopende en daaropvolgende kalendermaand. Als de werknemer weer aan het werk gaat, mag de werkgever de vaste kostenvergoeding pas weer onbelast gaan uitbetalen vanaf de maand na de maand van terugkeer.

Voorbeeld 1

doorbetalen

Stel dat een werknemer zich half november ziek meldt en het ernaar uitziet dat hij lange tijd afwezig zal zijn, omdat hij een arm heeft gebroken. In dat geval mag de werkgever de vaste reiskostenvergoeding nog gedurende november en december onbelast doorbetalen. Als de werknemer in februari dan weer aan de slag gaat, mag de werkgever de vaste reiskostenvergoeding pas weer per 1 maart onbelast uitbetalen.

3.5.2 Praktische berekeningsmethode 1 en 2

methode 1

De afwezigheid van een werknemer kan ook gevolgen hebben voor het al dan niet voldoen aan de voorwaarden van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding (zie paragraaf 3.3). De werknemer met de gebroken arm uit voorbeeld 1 zal bij toepassing van berekeningsmethode 1 vermoedelijk nog steeds in voldoende weken naar de vaste werkplek reizen.

Anders

methode 2

werkelijk

Bij toepassing van methode 2 kan de situatie echter anders zijn. De werknemer met de gebroken arm moet dan in de maanden vóór uitval – januari tot en met half november – minstens 10,5/12 × 128 = 112 dagen naar de vaste werkplek reizen. Is dit niet het geval, dan is in dat jaar slechts een onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 voor de werkelijke zakelijke kilometers mogelijk.