2.5 Mobiliteitsbeleid opstellen
doelstellingen
flexibel werken
Het invoeren van een mobiliteitsbudget kent een aantal aandachtspunten. Om te beginnen is het goed om te beseffen dat het mobiliteitsbudget nooit een doel is, maar een middel dat bijdraagt aan het behalen van de organisatiedoelstellingen. Eerst moeten de belangrijkste stakeholders (waaronder de directie en de ondernemingsraad) bepalen wat het échte doel van het mobiliteitsbeleid is en wat meer randvoorwaardelijk is. In het mobiliteitsbeleid komen alle mobiliteitsthema’s binnen een organisatie aan bod, denk bijvoorbeeld ook aan het parkeerbeleid en het beleid voor flexibel werken.
Een werkgever kan het mobiliteitsbudget naar eigen inzicht invullen en bijvoorbeeld ook bepaald vervoer stimuleren. In het kader van een gezonde, fitte organisatie is het ook een goed idee om een kilometervergoeding voor fietskilometers af te spreken (zie hoofdstuk 9).
Communicatie
transparant
Verder is het belangrijk om richting de werknemers altijd duidelijk en transparant te zijn over het beleid. Een werkgever moet eerlijk aangeven waarom en wanneer hij het beleid wil invoeren. Het is verstandig om het beleid te introduceren op een moment dat werknemers veranderingen logisch vinden, zoals bij een reorganisatie (zie paragraaf 2.6).
De organisatie van en communicatie over het mobiliteitsbudget en het mobiliteitsbeleid vragen veel aandacht. Er is kennis en tijd nodig om werknemers goed te kunnen adviseren over een optimaal gebruik van het mobiliteitsbudget.
Vraag om advies
reispatroon
Werknemers krijgen soms halverwege het jaar een heel ander reispatroon. Denk hierbij aan een nieuwe functie of andere projecten of klanten. Een organisatie moet het budget in dat geval kunnen aanpassen. Leg ook duidelijk vast wat er gebeurt met het geld dat overblijft uit het mobiliteitsbudget. Is dit volledig voor de werknemer of slechts gedeeltelijk? Bespaart een werknemer dus kosten? Neem een deskundige in de arm om hier goed naar te kijken!
Zorg voor een mobiliteitsplan
misbruik
Een organisatie kan het beleid voor een mobiliteitsbudget vastleggen in een mobiliteitsplan. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over zakelijk gebruik en privégebruik en wat er gebeurt als de werknemer geld overhoudt of tekortkomt. Met zo’n plan kan een werkgever ook aangeven wanneer er sprake is van misbruik van het budget en wat dan de sancties zijn. Misbruik is te voorkomen door het mobiliteitsbudget goed te controleren.