3.7 Bewustwording en communicatie werknemers
structuur
voorlichting en instructie
Als de RI&E en het plan van aanpak gereed zijn en de structuur voor het behandelen van meldingen en klachten op orde is, is het noodzakelijk dat leidinggevenden en hulpstructuren goed voorbereid zijn op hun taken. Het is daarnaast belangrijk om werknemers voorlichting en instructie te geven. Artikel 2.15 van het Arbobesluit verplicht werkgevers ook om werknemers voor te lichten en te instrueren over de risico’s van psychosociale arbeidsbelasting en over de maatregelen om deze belasting te voorkomen of te beperken. Het is belangrijk om te weten dat de Nederlandse Arbeidsinspectie ervan uitgaat dat ongewenste omgangsvormen altijd in enige mate aanwezig zijn op elke werkplek waar mensen samenwerken.
Anti-intimidatiebeleid
brengplicht
Vaak zijn werknemers niet op de hoogte van het anti-intimidatiebeleid van hun werkgever. Daarom is het belangrijk dat u dit beleid actief communiceert aan alle werknemers en het consistent uitvoert en handhaaft. Werkgevers hebben een zogenoemde ‘brengplicht’, wat betekent dat ze verantwoordelijk zijn voor het actief overbrengen van deze informatie.
Bezorg werknemers een exemplaar van het beleid en de bijbehorende klachtenprocedure. Bijvoorbeeld via intranet of op informatieborden op de werkvloer. U doet er goed aan de werknemers te laten bevestigen dat ze het beleid hebben ontvangen, gelezen en begrepen.
Terugkoppeling
feedback
Om te controleren of de boodschap is begrepen, kunt u bij de voorlichting en instructie om terugkoppeling vragen. Dit werkt het best tijdens mondelinge besprekingen, waarbij werknemers direct feedback kunnen geven. Het doel is dat de informatie daadwerkelijk blijft hangen bij de werknemers. U moet bij het kiezen van communicatiemiddelen rekening houden met de diversiteit van het personeelsbestand. Denk hierbij aan verschillen in taal, geslacht en leeftijd, en of iedereen toegang heeft tot het intranet.
onacceptabel
Wees u ook bewust van werknemers die door voorlichtingssessies getriggerd kunnen worden door eerdere ervaringen met seksueel grensoverschrijdend gedrag. Zorg dat er hulpverlening beschikbaar is voor degenen die dit nodig hebben.
Bestrijding
werkomgeving
Trainingen voor werknemers spelen ook een beslissende rol in het bestrijden van seksueel grensoverschrijdend gedrag. Ze leiden tot beter geïnformeerde werknemers die effectiever kunnen optreden. Deze trainingen moeten realistische scenario’s bevatten die aansluiten bij de werkomgeving, uitleg geven over het beleid en de rapportageprocedures en werknemers praktische vaardigheden aanreiken gericht op hun specifieke rol.
Boodschap
doelgroep
De voorlichting aan werknemers moet een duidelijke boodschap bevatten voor drie doelgroepen: de slachtoffers, de (potentiële) daders en de omstanders. De basisboodschap is dat seksuele intimidatie niet wordt getolereerd. Voor de slachtoffers moet het duidelijk zijn dat het niet hun schuld is, dat er hulp beschikbaar is en dat ze bescherming genieten tegen benadeling. Potentiële daders moeten weten dat seksueel grensoverschrijdend gedrag onacceptabel is en sancties kan opleveren (zie ook hoofdstuk 7). Dit voorkomt dat zij zich kunnen verdedigen met het excuus dat ze niet wisten dat hun gedrag ongepast was.
Handhaving
hulp
ingrijpen
Voorlichting vergemakkelijkt de handhaving van het beleid, wat het vertrouwen van slachtoffers in een goede afloop vergroot en de drempel verlaagt om hulp te vragen of een melding te doen. Handhaving werkt ook preventief: als iemand zich misdraagt, komt diegene er niet mee weg. Hoewel seksuele intimidatie vaak in een-op-een situaties zonder getuigen plaatsvindt, is het belangrijk dat omstanders leren hoe ze moeten ingrijpen zodra ze wel getuige zijn. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld vrouwonvriendelijke opmerkingen en homofobe uitlatingen.
Omstanders
vertrouwen
In de voorlichting aan omstanders is het nuttig om met hen in gesprek te gaan over de drempels die zij ervaren bij het ingrijpen, zoals de angst om zelf het volgende doelwit te worden of meer sympathie voor de dader dan voor het slachtoffer te voelen. Het vertrouwen dat omstanders ook beschermd worden tegen benadeling kan hen helpen om in te grijpen. Als ze zich niet in staat voelen om direct in te grijpen, moeten ze weten dat ze altijd bij een leidinggevende aan de bel kunnen trekken.
Voorlichting en training kunt u niet als een eenmalige activiteit zien, maar als een continu proces. Dit komt onder meer door veranderingen in risico’s op seksuele intimidatie of nieuwe jurisprudentie. Daarom is het goed om regelmatig opfristrainingen te houden.
Theoretisch
meldingsdrempel
Vermijd volledig theoretische trainingen die werknemers als potentiële daders bestempelen. Focus in plaats daarvan op het stimuleren van een positieve bijdrage aan de werkomgeving. U kunt gebruikmaken van omstandertrainingen, waarbij werknemers scripts krijgen over hoe te handelen als ze getuige zijn van ongewenst gedrag. Nodig de vertrouwenspersoon of -personen uit om zichzelf persoonlijk voor te stellen tijdens werkoverleggen. Als werknemers weten wat ze van hen kunnen verwachten en hoe ze bereikbaar zijn, verlaagt dit de ‘meldingsdrempel’. Zorg ook voor een module over het beleid tegen seksuele intimidatie in het onboardingprogramma voor nieuwe werknemers. Ondanks positieve verwachtingen kan training soms ook contraproductief zijn. Seksuele intimidatie is een gevoelig onderwerp dat veel weerstand kan oproepen bij mensen.
Mensen die de training aanbieden, moeten deskundig zijn en goed op de hoogte zijn van de organisatiecontext en de potentiële gevoeligheden.
Communicatie
bespreekbaar
beschermen
evaluatie
Enkele aandachtspunten bij communicatie over seksueel grensoverschrijdend gedrag:
- Het management moet het voortouw nemen in de communicatie en de thematiek bespreekbaar maken in reguliere (werk)overleggen en bilaterale gesprekken. Het is belangrijk dat zij hier goed op voorbereid zijn. Zeker in een hiërarchische organisatie hangt de geloofwaardigheid van de communicatie grotendeels af van de geloofwaardigheid van de managementteamleden en leidinggevenden. Werknemers letten meer op de houding en het gedrag van leidinggevenden in de praktijk dan wat op het intranet staat over het beleid. Grijpen zij in concrete situaties in en beschermen ze slachtoffers tegen benadeling?
- Er moet voorlichtingsmateriaal beschikbaar zijn dat ingaat op de veelvoorkomende vormen van seksueel grensoverschrijdend gedrag.
- De vorm en taal van de voorlichting moeten zijn afgestemd op de diverse achtergronden van de werknemers.
- U moet niet alleen specifieke voorlichtingstools inzetten, maar ook mogelijkheden zoeken om de thematiek te integreren in andere onderwerpen, presentaties en voorlichtingsmateriaal.
- Op basis van de jaarlijkse evaluatie en bijstelling (zie hoofdstuk 5) moet u een passend plan voor bewustwording en communicatie ontwikkelen en uitvoeren. Hierbij kunt u extra aandacht geven aan risicovolle afdelingen, kwetsbare groepen werknemers, of specifieke vormen van seksuele intimidatie als het nodig is.