4.5 Praktische voorbereiding
Een aanstaande looncontrole is natuurlijk niet slechts een administratief gebeuren maar kent ook een praktische kant.
coördinator
Het beste is om voor het onderzoek een coördinator aan te stellen binnen uw organisatie, die dan het vaste aanspreekpunt van de controleambtenaar is. U bent daarvoor als salarisprofessional uiteraard de aangewezen persoon.
Begeleiding controle uit handen geven
duidelijke afspraken
Als u zelf niet de looncontrole begeleidt, is het toch handig als u bij het openingsgesprek aanwezig bent en weet waar de controle betrekking op heeft. Ook kunt u dan misschien nog tips geven aan de aangestelde coördinator. Maak daarover ook duidelijke afspraken met de werkgever. Het kan dan voldoende zijn dat u bij het begin- en eindgesprek aanwezig bent en gedurende de controle slechts de boel in de gaten houdt.
Vragen
Bedenk of u wilt dat de belastinginspecteur tussentijdse inhoudelijke vragen mondeling stelt of dat schriftelijk moet doen. En of hij ze bijvoorbeeld moet opsparen en aan het einde van de ochtend of middag kan stellen.
rolverdeling
Bedenk ook of u wilt dat de inspecteur andere werknemers benadert. Als u met hem afspreekt dat dat niet mag, moet hij zich aan die rolverdeling houden. Hiermee kunt u voorkomen dat de controleambtenaar willekeurig aan werknemers inhoudelijke vragen stelt waarbij zij mogelijk uit onwetendheid onjuiste of tegenstrijdige antwoorden geven, wat de controle niet ten goede komt. Informeer werknemers ook of zij vragen van de inspecteur kunnen beantwoorden of hem moeten doorverwijzen naar zijn aanspreekpunt.
Door de werknemers van tevoren te informeren over de aanstaande looncontrole, kunt u eventuele onrust vanwege de aanwezigheid van vreemden in uw onderneming voorkomen of beperken.
vragenlijstje
Als u zelf nog vragen heeft voor de controleambtenaar, maak hiervan dan van tevoren een lijstje. Zo voorkomt u dat u ze in de hectiek van het openingsgesprek vergeet te stellen.
Werkplek
aparte kamer
Bij een looncontrole die meerdere dagen duurt, heeft het de voorkeur om voor de inspecteur een rustige werkplek ter beschikking te hebben. Als het kan op een aparte afsluitbare kamer – of in elk geval met een afsluitbare kast voor zijn spullen – en bijvoorbeeld niet bij iemand op de kamer of in een zaal. Buiten dat de controleambtenaar op die manier ongestoord kan werken, is de privacygevoelige informatie die tijdens het onderzoek wordt verwerkt niet zomaar inzichtelijk voor personen voor wie die informatie niet is bestemd. Sluit eventuele kasten in de controleruimte af waar de controleur niets in te zoeken heeft.
kopietjes
Bedenk ook of u wilt dat de inspecteur zelf de benodigde kopietjes van stukken maakt, u dat voor hem doet of door iemand laat doen? En kan hij zelf koffie of thee pakken of laat u hem dat serveren?
Ondanks een goede voorbereiding kan een looncontrole de nodige spanning met zich meebrengen. Voorkom echter een vijandige houding richting de controleambtenaar. Dat komt de sfeer en de controle zelf niet ten goede.