4.4 Administratieve voorbereiding
Uw voorbereiding hangt uiteraard af van wat de inspecteur u heeft gevraagd aan te leveren en hoe en (voor) wanner u dat moet doen. Omdat dit kan betekenen dat u stukken moet opvragen bij een andere afdeling of een externe partij, is het van belang om tijdig met de voorbereiding te beginnen.
profijt
Van een grondige voorbereiding heeft u gaandeweg de looncontrole alleen maar profijt. Wordt de inspecteur opgehouden omdat u de gevraagde bestanden niet beschikbaar heeft, komt dat zijn humeur en een snelle afloop niet ten goede.
Eigenlijk bent u altijd al bezig met de voorbereiding op een looncontrole: door het zorgvuldig bijhouden van uw salarisadministratie en het juist berekenen en aangeven van de loonheffingen. Maar zodra u een aankondiging van een looncontrole krijgt, moet u extra aan de slag!
Bewaar kopie administratie zorgvuldig
automatisch
De eventueel in de arm genomen externe partij voor salarisverwerking of -administratie kan uw onderneming na afloop van het kalenderjaar automatisch een kopie van uw digitale administratie geven. Krijgt u zo’n kopie niet, neem dan contact op met de externe partij als u die gegevens nodig heeft voor een looncontrole.
Als u de kopie van uw digitale administratie moet opvragen omdat u die kwijt bent, zal dat meestal aardig wat kosten. Bewaar een ontvangen kopie daarom goed!
berekeningen altijd bewaren
De controleambtenaar zal in elk geval uw loonaangiften en uw salarisadministratie met elkaar vergelijken. U doet er verstandig aan om achterliggende berekeningen bij bijvoorbeeld de aangiften ook altijd te bewaren, aangezien die tijdens een controle van pas kunnen komen.
afspraken nagekomen
aan verplichtingen voldaan
Het is sowieso handig om de periode waarop de looncontrole zich richt, nog eens goed te bekijken. Zaken die u in uw voorbereiding kunt meenemen, zijn bijvoorbeeld:
- of de bij een vorige controle geconstateerde onjuistheden zijn aangepakt of nog steeds voorkomen. Sowieso is het handig om eerdere controlerapporten door te nemen;
- of de met de Belastingdienst gemaakte afspraken goed zijn nagekomen;
- of er een inkrimping of (explosieve) groei van het personeelsbestand heeft plaatsgevonden, inclusief verklaring;
- of de bedrijfsactiviteiten zijn gewijzigd of uitgebreid;
- of er een bedrijfsverplaatsing heeft plaatsgevonden;
- of er een bedrijfsovername heeft plaatsgevonden;
- of uw onderneming de cafetariaregeling heeft toegepast;
- of er een wisseling van salarissoftware, salarisadministrateur of adviseur heeft plaatsgevonden;
- of aan alle administratieve verplichtingen wordt voldaan. Is er bijvoorbeeld van iedere werknemer een kopie van het identiteitsbewijs en van de eventuele tewerkstellingsvergunning aanwezig in de salarisadministratie en zijn hun gegevens voor de loonheffingen vastgelegd bij de salaris-administratie?
- of aan de administratieve verplichtingen rond eventueel toegepaste afdrachtverminderingen is voldaan.
gebreken herstellen
Eventuele gebreken kunt u misschien tijdens uw voorbereiding op de controle nog op vrijwillige basis herstellen. Het herstel op aangeven van de belastinginspecteur kan u op een boete komen te staan (zie ook hoofdstuk 8).
Ontdekt u tijdens uw voorbereiding op de controle fouten met gevolgen voor de betaalde loonheffingen, dan kunt u die het beste meteen in het openingsgesprek bespreken. Eerlijkheid en openheid werkt meestal beter dan zwijgen en afwachten tot de inspecteur de fouten zelf tegenkomt.
Inspecteur
bedacht
Ook de controleambtenaar moet zich natuurlijk voorbereiden op het onderzoek. Voordat hij u de aankondiging ervan doet, moet hij al bedacht hebben wat hij precies wil gaan controleren en hoe, wanneer en waar hij dat wil gaan doen. Dat bepaalt hoe zijn voorbereiding eruitziet: een volledig onderzoek vergt immers een andere voorbereiding dan een onderzoek naar slechts de vaste kostenvergoedingen binnen uw onderneming.
correspondentie
De inspecteur zal in de systemen van de fiscus te rade gaan wat er over uw onderneming is vastgelegd. Daarbij zal hij niet alleen uw loonaangiften en de afgedragen loonheffingen bekijken, maar bijvoorbeeld ook correspondentie met uw organisatie (of adviseur), rapporten van vorige controles en fiscale afspraken die in de loop der tijd met uw onderneming zijn gemaakt. Er kan ook nog een papieren dossier zijn met daarin notariële akten en andere fiscaal belangrijke documenten.
bij collega’s vragen
nader onderzoeken
Verder zal de controleambtenaar bij collega’s die eerder een controle hielden bij uw onderneming vragen naar mogelijke aandachtspunten. En als hij al beschikt over (een deel van) uw digitale administratie, zal hij die ter voorbereiding ook al bekijken. Op basis daarvan kan hij bepalen welke onderwerpen of bescheiden hij tijdens de controle nader wil onderzoeken en voor welke eventuele onduidelijkheden hij u om opheldering moet vragen. Ook wil hij meestal het bedrijf zien en zal hij een kijkje nemen op uw website.
De controleambtenaar probeert in zijn voorbereiding op de looncontrole met alle beschikbare informatie een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van uw onderneming, en wat er fiscaal speelt of heeft gespeeld.
bij u uitvragen
gegevens voor loonheffingen
arbeidsovereenkomsten
afrekening vrije ruimte
In zijn voorbereiding op de looncontrole bij uw onderneming kan de inspecteur bijvoorbeeld de volgende zaken bij u uitvragen ter (latere) inzage:
- uw volledige salarisadministratie, inclusief bijvoorbeeld loonstaten en loonstroken (al dan niet digitaal);
- uw volledige financiële administratie, inclusief bijvoorbeeld de jaarrekening en voorafgaande journaalposten;
- uw kas-, bank- en giroadministratie;
- de opgaven met de gegevens voor de loonheffingen van werknemers;
- de kopietjes van de identiteitsbewijzen van werknemers;
- de kostendeclaraties van werknemers of hun vaste kostenvergoedingen inclusief bijbehorende onderbouwing;
- de overeenkomsten van aan werknemers ter beschikking gestelde auto’s, inclusief bijvoorbeeld kopietjes van eventuele Verklaringen geen privégebruik auto en vastleggingen rond uitgevoerde controles op verbodsafspraken;
- uw personeelsreglement;
- de arbeidsovereenkomsten met werknemers;
- de personeelsdossiers;
- uw verlof- en ziekteregistratie
- de gemaakte aansluitingsberekeningen;
- de werkbriefjes van werknemers;
- het accountantsdossier;
- de berekening van toegepaste afdrachtverminderingen;
- de berekening van de afrekening van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.