4.3 Controlelocatie
bedrijfsadres
De plek waar de controleambtenaar de looncontrole komt uitvoeren, is bij voorkeur het bedrijfsadres. Dat is immers de plek waar de inspecteur goed zicht krijgt op uw bedrijfsgebeuren. De keuze voor het bedrijfsadres als controlelocatie is echter mede ingegeven door het feit dat uw onderneming waarschijnlijk daar de administratie bewaart.
Bewaarplicht
onderdeel basisgegevens
U bent verplicht om de salarisadministratie – als onderdeel van de basisgegevens van uw onderneming – te bewaren voor een periode van minstens zeven jaar na verlies van de actuele waarde. Voor sommige gegevens geldt een andere bewaartermijn. Zo moet u opgaven met gegevens voor de loonheffingen van werknemers en kopietjes van hun identiteitsbewijzen bewaren voor minstens vijf jaar na einde van de diensbetrekking. Voor andere gegevens kunt u met de fiscus mogelijk een andere (kortere) bewaartermijn afspreken.
U moet de salarisadministratie bewaren op de plaats waar uw onderneming kantoor houdt of is gevestigd. U kunt de Belastingdienst echter om toestemming vragen voor een andere bewaarplaats, zoals op kantoor van uw adviseur.
externe partij
Uw bewaarplicht geldt net zo goed voor computerprogramma’s en digitale bestanden. En als u de salarisadministratie (deels) uitbesteedt aan een externe partij zoals een salarisservicebureau, moet u ook de van die partij ontvangen gegevensdragers met gegevens over uw organisatie bewaren.
Extern
openingsgesprek
kijkje nemen
Als uw onderneming de salarisadministratie extern houdt, zal de controleambtenaar het onderzoek op die externe locatie houden. Hij kan er dan voor kiezen om het openingsgesprek toch op het bedrijfsadres te voeren en de controle daarna extern voort te zetten. Maar de inspecteur kan het openingsgesprek ook al meteen op de externe locatie houden en dan bijvoorbeeld vragen of de werkgever in elk geval ook bij dat gesprek daar aanwezig wil zijn. En ook al wordt de controle op een externe locatie uitgevoerd, de inspecteur wil meestal toch ook een kijkje komen nemen op het bedrijf.
Wijziging
goede motivatie
Als u de looncontrole liever op een andere locatie laat plaatsvinden dan waar de belastinginspecteur deze heeft bedacht, kunt u om een wijziging vragen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat uitvoering van de controle op het bedrijfsadres bezwaarlijk of zelfs onmogelijk voor u is, en u de controle liever op kantoor bij uw adviseur laat plaatsvinden. Zorg bij zulke verzoeken altijd voor een goede schriftelijke motivatie.
De inspecteur hoeft overigens geen gehoor te geven aan uw verzoek, maar zal dat over het algemeen wel doen. Dit is uiteraard anders als hij de indruk krijgt dat u de controle bijvoorbeeld niet op het bedrijfsadres wil laten uitvoeren omdat daar bepaalde zaken voor hem verborgen moeten blijven.