4.2 Aankondiging
telefonisch
schriftelijk
Normaal gesproken wordt uw onderneming van een geplande looncontrole op de hoogte gesteld. Dit kan telefonisch gebeuren, waarna een schriftelijke bevestiging volgt. U kunt ook gewoon alleen een schriftelijke aankondiging krijgen.
De controleambtenaar zal het direct in de aankondiging laten weten als hij verwacht dat de controle meerdere dagen in beslag zal nemen, en daarbij ook alvast de andere dagen van het (vervolg)onderzoek opgeven als dat kan.
Uitstel
verplicht meewerken
goede motivatie
Tegen een aangekondigde looncontrole kunt u niets beginnen: uw onderneming is verplicht hieraan mee te werken. Maar als het aangekondigde tijdstip van de controle u (uiteindelijk) niet gelegen komt, kunt u de Belastingdienst om uitstel vragen. Dit kan bijvoorbeeld spelen als de looncontrole precies gepland staat rond een seizoenspiek of een deadline voor uw onderneming. Zorg bij zulke verzoeken altijd voor een goede schriftelijke motivatie, aangezien een onnodig uitstel verdenking oproept.
De inspecteur hoeft geen gehoor te geven aan uw verzoek tot uitstel van de controle, maar zal dat over het algemeen wel doen. Dit is uiteraard anders als hij de indruk krijgt dat uw onderneming het uitstel wil om de administratie nog gauw op orde te brengen.
Informatie
welke jaren
onderwerpen
In de aankondiging geeft de controleambtenaar informatie over wat hij precies komt controleren. Hij laat bijvoorbeeld weten welke jaren hij in zijn onderzoek wil betrekken en welk jaar hij daarbij als uitgangspunt aanhoudt. Verder geeft hij aan of de controle alleen betrekking heeft op de loonheffingen of dat hij eventuele andere belastingen in het onderzoek betrekt, zoals de omzet- of vennootschapsbelasting. Komt hij bepaalde specifieke onderwerpen van uw salarisadministratie controleren, dan laat hij u meestal in de aankondiging al weten welke onderwerpen dat precies zijn.
Als de controlemedewerker gaandeweg het onderzoek meer zaken wil controleren dan hij van tevoren heeft aangekondigd, zal hij uw onderneming daarover tijdig (schriftelijk) moeten informeren.
Bestanden
beschikbaar stellen
binnen redelijke termijn
Via de aankondiging laat de controleambtenaar ook weten welke boeken, bescheiden en gegevens u hem precies beschikbaar moet stellen voor de controle. U moet dus aan de slag om de gevraagde gegevens te verzamelen, te ordenen en klaar te hebben. Hoe zorgvuldiger u dit doet, hoe efficiënter en sneller het onderzoek zal verlopen. Let op dat ook als de benodigde gegevens staan opgeslagen in een salarissoftwarepakket dat u niet meer gebruikt, uw onderneming ervoor verantwoordelijk is dat die gegevens binnen een redelijke termijn opgevraagd zijn of toegankelijk zijn gemaakt.
Als uw onderneming gebruikmaakt van een externe partij voor de salarisverwerking of fiscaal advies, kan het zijn dat u daar controlegegevens moet opvragen. Doe dat tijdig!
welke datum aanleveren
De inspecteur kan een scheiding maken tussen wat beschikbaar moet zijn op de controlelocatie en welke bestanden hij (digitaal) al vooraf wil ontvangen (zoals in paragraaf 3.1 al aangegeven). Bij dat laatste zal de controleambtenaar aangeven vóór welke datum u de bestanden moet aanleveren. Die datum zal ruim voor de geplande controledatum liggen, om hem voldoende tijd te geven voor het geautomatiseerde deel van zijn controle of zijn geautomatiseerde voorbereiding. Zorg dat u de verzochte bestanden tijdig beschikbaar heeft, dat komt het onderzoek alleen maar ten goede.
hulp vragen
Als u problemen ondervindt bij de aanlevering van de digitale bestanden, kunt u de EDP-medewerkers van de Belastingdienst om hulp vragen. Zij kunnen u telefonisch uit de brand proberen te helpen maar kunnen ook op bezoek komen voor technische hulp (zie ook paragraaf 3.1).
Bestaat er onduidelijkheid over de datum, locatie of onderwerpen van de controle of de aan te leveren bestanden, vraag de controleambtenaar dan om opheldering!