1.1 Cafetariaregeling
uitruilen
Als uw onderneming ervoor kiest om de werknemers een cafetariaregeling aan te bieden, houdt dat kort gezegd in dat zij belast loon kunnen uitruilen voor onbelast loon (of vrije tijd) en daarbij een fiscaal voordeel genieten. U spreekt dus af om een overeengekomen beloning (de bron) te wijzigen voor een andere beloning (het doel). De werknemer kan bijvoorbeeld kiezen om zijn vakantiebijslag te ruilen voor een onbelaste vergoeding of verstrekking.
Voor uw onderneming is een uitruil kostenneutraal. Sterker nog, een uitruil levert uw organisatie waarschijnlijk financieel voordeel op! Als het belaste loon van de werknemer lager uitvalt, is uw onderneming minder werkgeverslasten verschuldigd (zie ook paragraaf 7.1).
Bron
diverse beperkingen
vakantiedagen
Fiscaal gezien zijn alle belaste loonbestanddelen in te zetten als bron in een cafetariaregeling, maar arbeidsrechtelijk gelden er diverse beperkingen (zie ook hoofdstuk 2). Binnen deze grenzen bepaalt uw onderneming (of de cao) uit welke belaste bronnen werknemers kunnen kiezen, zoals:
- het brutomaandloon (deels);
- de vakantiebijslag;
- de eindejaarsuitkering;
- de provisie;
- een onregelmatigheidstoeslag;
- een bonus;
- de (geldwaarde van) bovenwettelijke vakantiedagen.
In hoofdstuk 2 staan diverse mogelijke bronnen van een cafetariaregeling en hun specifieke aandachtspunten centraal.
Doel
alle vormen
twee situaties mogelijk
ten koste van vrije ruimte
eindheffing
Fiscaal gezien zijn alle vormen van onbelast loon in te zetten als doel in een cafetariaregeling. Dat kan inhouden dat u het doel als eindheffingsloon moet aanwijzen om er onbelast loon voor de werknemer van te maken. Er zijn dan twee situaties mogelijk:
- Er geldt een gerichte vrijstelling voor het betreffende doel: dit aangewezen eindheffingsloon snoept niets af van uw vrije ruimte.
- Er geldt geen gerichte vrijstelling voor het betreffende doel: dit aangewezen eindheffingsloon gaat ten koste van uw vrije ruimte. U moet dan voor de aanwijzing als eindheffingsloon de gebruikelijkheidstoets in acht nemen (zie paragraaf 5.4). Verder is er voor uw onderneming slechts sprake van onbelast loon zolang de vrije ruimte niet wordt overschreden. Bij overschrijding van de vrije ruimte komt de belasting over het bovenmatige in de vorm van eindheffing van 80% voor rekening van uw organisatie.
Goed gebruik van de vrije ruimte voor uitruilen
veel mogelijkheden
De mogelijkheid om onbelast loon voor werknemers te creëren via gebruik van de vrije ruimte biedt veel mogelijkheden voor (doelen van) de cafetariaregeling. Uw onderneming is uiteraard niet verplicht om de werknemers ook al die mogelijkheden aan te bieden. Uw organisatie kan een begrenzing op het gebruik van de cafetariaregeling stellen, bijvoorbeeld dat er voor iedere werknemer een bepaald maximumbedrag aan keuzeloon ten laste van de vrije ruimte mag komen. Op die manier voorkomt u overschrijding van uw vrije ruimte door het (laten) uitruilen van bestanddelen via de cafetariaregeling.
stimuleren
U kunt uiteraard ook slim gebruikmaken van de vrije ruimte: als uw organisatie aan het einde van het jaar nog vrije ruimte over heeft, kunt u werknemers stimuleren om op de valreep nog voor een uitruil te kiezen. Dit levert immers niet alleen de werknemers zelf, maar ook uw onderneming nog mooi een fiscaal voordeel op dat jaar (zie ook hoofdstuk 7 en 8).
Uw onderneming (of de cao) kan de werknemers bijvoorbeeld de volgende doelen in de cafetariaregeling aanbieden:
- een computer;
- een fiets;
- een fitnessabonnement;
- gereedschap;
- kinderopvang;
- mobiele communicatiemiddelen;
- een reiskostenvergoeding;
- scholing;
- vakantiedagen;
- vakbondscontributie.
In hoofdstuk 3 staan diverse mogelijke doelen van een cafetariaregeling en hun specifieke aandachtspunten centraal.
Het uitruilen van loonbestanddelen: een voorbeeld
hiervoor in de plaats
Stel dat uw onderneming een werknemer een onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,20 per kilometer geeft. Hij maakt 4.200 zakelijke kilometers per jaar met zijn eigen auto, zodat de reiskostenvergoeding € 840 bedraagt. Fiscaal gezien is een gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding van maximaal (4.200 × € 0,23 =) € 966 mogelijk, € 126 meer dan de werknemer ontvangt. De werknemer kan er dan bijvoorbeeld voor kiezen – als uw cafetariaregeling dat toestaat – om voor een bedrag van € 126 van zijn (belaste) 13e maand af te zien en hiervoor in de plaats een aanvullende (onbelaste) reiskostenvergoeding van € 126 te ontvangen. U moet die vergoeding dan wel als eindheffingsloon aanwijzen om er onbelast loon voor de werknemer van te maken. Dit gaat echter niet ten koste van uw vrije ruimte vanwege de gerichte vrijstelling.
Spelregels
uw organisatie
regels in acht genomen
voorwaarden
Als uw onderneming de werknemers een cafetariaregeling aanbiedt, bepaalt uw organisatie welke arbeidsvoorwaarden precies voor een uitruil in aanmerking komen – de bronnen en de doelen – en welke spelregels er bij een uitruil gelden. Hierbij moeten uiteraard de fiscale, arbeidsrechtelijke en administratieve regels in acht worden genomen en wat een eventuele cao hierover voorschrijft. Zo mag bijvoorbeeld alleen toekomstig loon worden uitgeruild en moeten de wettelijke regels rond het minimumloon en wettelijke vakantiedagen in acht worden genomen. Bovendien moet de uitruil zogenoemde realiteitswaarde hebben en moet er daadwerkelijk sprake zijn van een wijziging van een afgesproken beloning en niet van puur een besteding van het afgesproken loon. Meer over de voorwaarden van een cafetariaregeling leest u in hoofdstuk 5. De benodigde schriftelijke vastlegging van een cafetariaregeling wordt behandeld in hoofdstuk 6.
welke bron voor welk doel
Het is vervolgens de werknemer die voor een deel van zijn loon bepaalt in welke vorm en op welk moment hij het geniet, met andere woorden: wanneer hij welke bron voor welk doel uitruilt. Eén en ander uiteraard volgens de spelregels van uw cafetariaregeling.
Bij een uitruil kan het gaan om een eenmalige ruil (zoals de vakantiebijslag voor extra vakantiedagen) of een ruil opgesplitst in meerdere delen (zoals maandelijks een stukje brutoloon voor de verstrekking van een fiets).