1.3 Invoering
voorbereidingen
maatwerk
Voor de invoering van een cafetariaregeling – waaronder het keuzebudget – moet uw onderneming de nodige voorbereidingen treffen. Zo moet worden geïnventariseerd wat de werkgever precies wil aanbieden en waar de werknemers behoefte aan zouden hebben. Hierbij is eventueel overleg met de ondernemingsraad of vakbond nodig. Verder moeten er prijsafspraken worden gemaakt over bepaalde loonbestanddelen. Denk bijvoorbeeld aan de waarde van een vakantiedag. Een cafetariaregeling is altijd maatwerk, omdat de regeling afhankelijk is van de specifieke onderneming.
Administratie
flinke last
Ook moet u goed over de administratieve afhandeling van de regeling nadenken. Uw administratieve systeem moet zo zijn ingericht dat de werknemers hun keuzes eenvoudig kunnen maken en dat hun keuzes, inclusief de fiscale en budgettaire consequenties ervan, tijdig en juist kunnen worden verwerkt dan wel zichtbaar zijn. Zeker een keuzebudget brengt een flinke administratieve last met zich mee, want u moet per werknemer bijhouden hoeveel budget hij periodiek opbouwt en hoeveel daarvan hij al heeft besteed.
Diverse marktpartijen bieden geautomatiseerde systemen die alle mogelijkheden voor het uitruilen van arbeidsvoorwaarden of besteding van keuzebudget laten zien en die het administratieve beheer ervan mogelijk maken. Hier hangt uiteraard een prijskaartje aan.
Voorlichting
afspraken maken
U moet werknemers goed voorlichten over de werking van de cafetariaregeling, de mogelijkheden die de regeling biedt en de gevolgen van het gebruik ervan. En u moet duidelijke afspraken maken over wat er gebeurt in situaties als meer of minder gaan werken of uitdiensttreding tijdens een lopende uitruil. Al dit soort zaken legt u vast in het cafetariareglement (zie ook hoofdstuk 6).