1.1 Cafetariaregeling
aanbieden
uitruilen
Uw onderneming kan werknemers flexibele arbeidsvoorwaarden aanbieden door middel van een cafetariaregeling. Een cafetariaregeling komt er kort gezegd op neer dat werknemers belast loon uitruilen voor onbelast loon (of vrije tijd), en daarbij fiscaal voordeel genieten. U spreekt dus af om een overeengekomen beloning te wijzigen voor een andere. De werknemer kan bijvoorbeeld een stukje van zijn brutoloon in geld ruilen voor een onbelaste vergoeding of verstrekking.
kostenneutraal
uw onderneming bepaalt
Voor uw onderneming is zo’n uitruil kostenneutraal. Sterker nog, de uitruil levert waarschijnlijk een financieel voordeel op, omdat uw onderneming vanwege het lagere belaste loon minder premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (ZVW) is verschuldigd (zie ook paragraaf 7.1).
Grenzen
regels
welke bron voor welk doel
Biedt uw onderneming werknemers een cafetariaregeling aan, dan is het ook uw organisatie die bepaalt welke arbeidsvoorwaarden precies voor zo’n uitruil in aanmerkingen komen – de bronnen en de doelen – en welke regels er bij een uitruil gelden. Hierbij moeten uiteraard wel de arbeidsrechtelijke en fiscale regels in acht worden genomen en wat een eventuele collectieve arbeidsovereenkomst (cao) hierover voorschrijft. Op grond van de cafetariaregeling bepaalt de werknemer vervolgens – binnen de door uw organisatie bepaalde grenzen – voor een deel van zijn loon zelf in welke vorm en op welk moment hij het geniet, met andere woorden: wanneer hij welke bron voor welk doel uitruilt. Hierbij kan het gaan om een eenmalige ruil (zoals de vakantiebijslag voor extra vrije dagen) of een ruil opgesplitst in meerdere delen (zoals maandelijks een stukje brutoloon voor de verstrekking van een fiets).
Uw onderneming is niet verplicht om werknemers een cafetariaregeling aan te bieden. Zij kunnen dit dus niet van u eisen, tenzij een cao hun wel recht op zo’n regeling geeft uiteraard.
Bronnen
beperkingen
bovenwettelijk
Fiscaal gezien zijn alle belaste loonbestanddelen in te zetten in een cafetariaregeling, maar arbeidsrechtelijk gelden er diverse beperkingen (zie ook paragraaf 5.1). Binnen deze grenzen bepaalt uw onderneming dus uit welke belaste bronnen werknemers uiteindelijk kunnen kiezen, bijvoorbeeld:
- brutomaandloon (deels);
- vakantiebijslag;
- eindejaarsuitkering;
- tantième;
- provisie;
- onregelmatigheidstoeslag;
- bonus;
- bovenwettelijke vakantiedagen.
alle vormen
Diverse mogelijke bronnen van een cafetariaregeling en hun specifieke aandachtspunten komen aan bod in hoofdstuk 2.
Doelen
Fiscaal gezien zijn alle vormen van onbelast loon in te zetten als doel in een cafetariaregeling. Dat kan inhouden dat u het doel als eindheffingsloon moet aanwijzen om er onbelast loon voor de werknemer van te maken.
Bij loon dat u moet aanwijzen ten laste van de vrije ruimte om er onbelast loon voor de werknemer van te maken, moet u de gebruikelijkheidstoets in acht nemen. Meer hierover vindt u in paragraaf 5.3.
Geldt er voor het betreffende doel een gerichte vrijstelling, dan snoept de aanwijzing als eindheffingsloon niets af van uw vrije ruimte (1,2% van de fiscale loonsom). Geldt er echter geen gerichte vrijstelling voor het doel, dan gaat dat aangewezen eindheffingsloon wel ten koste van uw vrije ruimte. Er is voor uw onderneming in dat geval slechts ook sprake van onbelast loon zolang de vrije ruimte niet wordt overschreden. Bij overschrijding van de vrije ruimte komt de belastingheffing over het bovenmatige in de vorm van eindheffing van 80% voor rekening van uw organisatie.
Overschrijding vrije ruimte voorkomen
begrenzing
De mogelijkheid om onbelast loon voor werknemers te creëren via de vrije ruimte biedt veel mogelijkheden voor (doelen van) de cafetariaregeling. U bent uiteraard niet verplicht om de werknemers ook al die mogelijkheden aan te bieden. Uw organisatie kan een begrenzing op het gebruik van de cafetariaregeling stellen, bijvoorbeeld dat er voor iedere werknemer een bepaald maximumbedrag aan keuzeloon ten laste van de vrije ruimte mag komen. Zo voorkomt u overschrijding van uw vrije ruimte door het uitruilen van bestanddelen via de cafetariaregeling.
Slim spelen met de vrije ruimte
stimuleren
Uw onderneming kan uiteraard ook handig gebruikmaken van de vrije ruimte: als u aan het einde van het jaar nog vrije ruimte over heeft, kunt u werknemers stimuleren om op de valreep nog voor een uitruil te kiezen. Dit levert immers niet alleen de werknemers zelf, maar ook uw organisatie nog mooi even een fiscaal voordeel op (zie ook hoofdstuk 7 en 8).
Als doel van de cafetariaregeling kunt u werknemers bijvoorbeeld aanbieden:
- een computer;
- een fiets;
- een fitnessabonnement;
- gereedschap;
- kinderopvang;
- mobiele communicatiemiddelen;
- een reiskostenvergoeding;
- scholing;
- vakantiedagen;
- vakbondscontributie.
toekomstig loon
Diverse mogelijke doelen van een cafetariaregeling en hun specifieke aandachtspunten vindt u in hoofdstuk 3.
Voorwaarden
vastlegging
Aan een cafetariaregeling zijn de nodige voorwaarden verbonden. Zo mag alleen toekomstig loon worden uitgeruild en moeten de wettelijke regels rond arbeidsvoorwaarden in acht worden genomen. Bovendien moet de uitruil zogenoemde realiteitswaarde hebben en moet er daadwerkelijk sprake zijn van een wijziging van een afgesproken beloning en niet van puur een besteding van het afgesproken loon. Meer over de voorwaarden van een cafetariaregeling leest u in hoofdstuk 5. De benodigde schriftelijke vastlegging van een cafetariaregeling wordt behandeld in hoofdstuk 6.