14.2 Vergoeding
Vrijwilligers ontvangen uiteraard geen loon voor hun werkzaamheden. Zij zijn dan ook niet in echte of fictieve dienstbetrekking.
vast bedrag
Het is echter wel gebruikelijk om vrijwilligers een (kleine) vergoeding te geven, bijvoorbeeld ter dekking van gemaakte kosten. U kunt zo’n kostenvergoeding op declaratiebasis geven. Maar u kunt de vrijwilliger ook een vast (periodiek) bedrag betalen voor zijn tijd en moeite, waarvan hij dan eveneens zijn eventuele kosten moet dekken.
Regeling
binnen bepaalde grenzen
Als er fiscaal gezien sprake is van een vrijwilliger (zie vorige paragraaf), kunt u de vrijwilligersregeling toepassen als het totaalbedrag aan ontvangen vergoedingen en verstrekkingen binnen bepaalde grenzen blijft. Door deze regeling hoeft u dan geen loonheffingen te berekenen over de beloning van de vrijwilliger en geen urenadministratie voor hem bij te houden. U hoeft de uitbetaalde bedragen aan de vrijwilliger die onder deze regeling valt ook niet aan de Belastingdienst door te geven (zie ook paragraaf 2.3).
Doordat de beloning aan de vrijwilliger onbelast is voor de loonheffingen, telt zij ook niet mee in de fiscale loonsom waarover u de vrije ruimte van uw organisatie berekent.
toch reguliere werknemer
De grenzen voor de vrijwilligersvergoeding zijn € 180 per maand en € 1.800 per jaar (bedragen 2021). Als de vrijwilliger met ál zijn vergoedingen en verstrekkingen in totaal meer van u krijgt dan genoemde maxima, moet u bekijken of er misschien toch sprake is van een reguliere werknemer. Dat zal inderdaad het geval zijn als u de vrijwilliger een marktconforme vergoeding (per uur) betaalt. Dan moet u de vergoeding dus wel in de loonheffingen betrekken – en telt hij mee in de basis voor de vrije ruimte – en moet u een urenadministratie voor de vrijwilliger bijhouden.
uurvergoeding
toetsen
Het kan zijn dat u met de vrijwilliger een vergoeding (of verstrekking) per uur heeft afgesproken. Als de totale vergoeding niet boven de € 180 per maand en € 1.800 per jaar uitkomt, is een uurvergoeding van maximaal € 5 onbelast. Voor vrijwilligers jonger dan 21 jaar geldt een maximale onbelaste uurvergoeding van € 2,75 (bedragen 2021). Ditzelfde geldt als u de vrijwilliger per activiteit betaalt. U moet zijn vergoeding dan omrekenen naar een vergoeding per uur en deze toetsen aan genoemde grenzen. Een uurvergoeding die boven het maximum uitkomt, moet u geheel in de loonheffingen betrekken.
Als u aannemelijk kunt maken dat de uurvergoeding boven het maximum alsnog (ver) onder een marktconforme beloning ligt voor het werk van de vrijwilliger, kunt u die vergoeding toch onbelast laten. Dit moet u dan wel met de Belastingdienst hebben afgesproken.
regeling gaat niet op
Een eenvoudig voorbeeld: stel dat een vrijwilliger € 2,50 per uur ontvangt en twee maanden 60 uur werkt en twee maanden 80 uur. De uurvergoeding is geen marktconforme beloning en de totale vergoeding van € 700 komt niet boven het jaarmaximum uit. De vrijwilligersregeling gaat echter niet op, omdat de vergoeding per maand à € 200 de laatste twee maanden boven het maandmaximum uitkomt. Als na onderzoek blijkt dat er sprake is van een werknemer, moet u de totale vergoeding van € 700 in de loonheffingen betrekken (en de uren van de vrijwilliger administreren).
Risico
gaandeweg toch niet
Let bij het werken met vrijwilligers goed op. Er bestaat namelijk altijd het risico dat hun vergoedingen (en verstrekkingen) binnen de fiscale grenzen lijken te blijven, maar dit gaandeweg de arbeidsrelatie toch niet zo blijkt te zijn, waardoor u moet nagaan of er misschien (inmiddels) toch sprake is van een reguliere werknemer. Met alle gevolgen voor de loonheffingen van dien!
overschreden
Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat u een vrijwilliger € 170 per maand betaalt en hij tien maanden voor uw organisatie werkt. De vergoeding per maand én die van € 1.700 op jaarbasis overschrijden de maxima niet. Als de vrijwilliger echter (onverwacht) een maand langer bij u werkt, wordt het jaarmaximum wel overschreden.