2.2 Rollen bij totstandkoming van thuiswerkbeleid
Een werkgever kan niet zomaar een thuiswerkbeleid in het leven roepen. De HR-afdeling kan assisteren bij het in kaart brengen van alle aspecten, aandachtspunten en betrokkenen. Hieronder leest u wie een rol spelen bij het opstellen van een thuiswerkbeleid.
2.2.1 Werknemers
flexibiliteit
Allereerst zijn er de werknemers die moeten aangeven of ze thuis willen werken en zo ja, hoe zij dat voor zich zien. Hoe vaak willen ze thuiswerken, hoe veel flexibiliteit zouden ze willen hebben, wat voor faciliteiten hebben zij nodig om thuis te kunnen werken? Dat zijn slechts een paar vragen die een werkgever kan stellen.
In veel organisaties zal de werkgever in gesprek gaan met de ondernemingsraad (OR). De OR vertegenwoordigt tenslotte de werknemers en kan inventariseren welke wensen er zijn en welke zorgen er leven.
2.2.2 Leidinggevenden
beoordelingsgesprekken
veilig en gezond
Daarnaast moet de werkgever ook het gesprek aangaan met de leidinggevenden in de organisatie. Het is belangrijk om na te gaan voor welke functies het mogelijk is om thuis te werken, of leidinggevenden het werk anders moeten inrichten en hoe zij voortaan beoordelingsgesprekken voeren als zij door het thuiswerken minder zicht hebben op de werkzaamheden van hun werknemers. Over dat laatste onderwerp leest u meer in hoofdstuk 10.
2.2.3 Arboprofessional
Ook vanuit huis moeten werknemers op een veilige en gezonde manier hun werk kunnen doen. Een uurtje werken op een laptop aan de keukentafel is nog wel te doen, maar op wekelijkse basis werken op een verkeerd ingerichte werkplek kan klachten veroorzaken. Het is daarom noodzakelijk om ook aan de arbeidsomstandigheden bij thuiswerken aandacht te besteden. Arboprofessionals, zoals de preventiemedewerker, een ergonoom en eventueel de bedrijfsarts, kunnen tips geven om ervoor te zorgen dat werknemers ook thuis fijn kunnen werken.
Risico’s van thuiswerken in kaart brengen
zithouding
Thuiswerken vormt vanwege een mogelijk verkeerd ingestelde werkplek of een verkeerde zithouding een risico. Dat risico moet een preventiemedewerker opnemen in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E).
Voorlichting
bewegen
In het bijbehorende plan van aanpak noteert de preventiemedewerker maatregelen. Daarbij kunt u denken aan voorlichting over de inrichting van de werkplek, het belang van tussendoor bewegen en het nemen van voldoende pauze. Meer over de RI&E leest u in paragraaf 4.3.
2.2.4 ICT
toegankelijk
Waarschijnlijk moet uw organisatie het één en ander regelen op ICT-gebied om het thuiswerken mogelijk te maken. Wie weet moeten systemen waar werknemers uitsluitend op kantoor op kunnen inloggen, worden omgezet naar systemen die wel overal toegankelijk zijn. Mogelijk hebben werknemers die op kantoor met een desktopcomputer werken, een laptop nodig. En waarschijnlijk zijn er op veiligheidsgebied ook wat maatregelen nodig, zodat informatie niet per ongeluk ook voor buitenstaanders toegankelijk is. Meer over de technische kant van thuiswerken leest u in hoofdstuk 6.
2.2.5 Financiële afdeling
lunch
Ook de werknemers van de financiële afdeling kunnen waarschijnlijk iets verstandigs zeggen over thuiswerken. Zo kan de organisatie een kilometervergoeding van een werknemer naar beneden bijstellen als hij voortaan wekelijks twee dagen thuis gaat werken. Krijgt een werknemer elke dag een lunch in het bedrijfsrestaurant, dan moet de vergoeding daarvoor ook worden bijgesteld. Meer over de financiële gevolgen leest u in hoofdstuk 5. Tot slot kan de thuiswerkvergoeding een onderwerp van gesprek zijn. In paragraaf 1.5 las u hier meer over.