7.2 Kosten-batenanalyse

actieplan

De oplossingsrichtingen die u verzameld heeft, zijn waarschijnlijk nog vrij abstract. Het is nu zaak deze om te zetten in concrete acties. Voordat u de acties gaat uitwerken in een actieplan, is het verstandig een kosten-batenanalyse te maken. Kunt u met cijfers inzichtelijk maken hoe de acties bijdragen aan het realiseren van de strategische doelstellingen? En wat zijn de kosten van de acties? Dit kan u helpen in het kiezen van de juiste acties.

doel

investering

overtuigen

Bedenk vooraf goed wat het doel is van uw kosten-batenanalyse. Bijvoorbeeld:

• Inzicht krijgen in de benodigde investering.
• Afwegen welke actie u het beste in kunt zetten met zo laag mogelijke kosten en zo hoog mogelijke opbrengsten.
• Anderen overtuigen van nut en noodzaak van de in te zetten acties.
• Tussentijds en achteraf kunnen evalueren of een actie heeft gekost en gebracht wat was verwacht.

Stappenplan analyse

opties

opleidingskosten

kwaliteit

Doorloop onderstaand stappenplan om een kosten-batenanalyse te maken van de acties die u wilt gaan inzetten.

• Stap 1: formuleer zo concreet mogelijk wat u met de actie wilt bereiken in welke tijd.
• Stap 2: breng de verschillende opties in kaart. De meest simpele vorm hier is: optie A betekent actie wel uitvoeren en optie B betekent actie niet uitvoeren. Uiteraard kan het ook zo zijn er meerdere opties mogelijk zijn, bijvoorbeeld als het gaat om een keuze voor opleidingen aanbieden. Dan is optie A: opleiding niet aanbieden, optie B: opleiding X aanbieden en optie C: opleiding Y aanbieden. Bepaal in deze stap welke opties u verder gaat uitwerken in stap 3 en 4.
• Stap 3: breng de kosten en opbrengsten voor elke optie in kaart.
  • Kosten: sommige kosten zijn makkelijk in geld uit te drukken, zoals salariskosten, opleidingskosten of wervingskosten. Andere kosten zijn meer kwalitatief, zoals ontevreden klanten of ongemotiveerde werknemers, en moeilijker in geld uit te drukken. Neem deze wel mee in het kostenplaatje.
  • Opbrengsten: sommige opbrengsten zijn makkelijk in geld uit te drukken, zoals minder verzuim en meer omzet. Andere opbrengsten zijn moeilijker (direct) te kwantificeren, zoals een beter imago van de organisatie of een hogere kwaliteit van werken.

• Stap 4: per optie brengt u de risico’s en randvoorwaarden in kaart. Risico’s zijn de factoren die een succesvolle uitvoering van de actie bedreigen of die een kans op extra kosten of lagere opbrengsten met zich meebrengen. Breng vervolgens per optie de randvoorwaarden in kaart om de optie succesvol uit te voeren. Het gaat hierbij vooral om de maatregelen die u neemt om de risico’s beheersbaar te maken. Neem eventuele extra kosten die deze maatregelen met zich meebrengen alsnog op onder de kosten. Kijk vervolgens opnieuw naar de risico’s en controleer of deze inderdaad verkleind zijn door de in kaart gebrachte randvoorwaarden.
• Stap 5: kiezen! In deze stap maakt u de afweging welke optie het meest gaat opleveren tegen acceptabele kosten. Kijk hierbij ook nog goed naar de risico’s. Als de gevolgen van een risico – ook na het nemen van preventieve maatregelen – zo groot zijn dat uw organisatie ze niet aankan (ook al is de kans erop heel klein), valt die optie af. U kunt in dit geval beter kiezen voor een minder gunstige optie zonder die risico’s.