4.1 Missie, visie en strategie bespreken
afwegingen
uitdaging
Als de leidinggevenden van uw organisatie geen gedeeld (én gedragen) beeld hebben van de missie, visie en strategie, zullen zij in het SPP-traject eigen afwegingen maken en tot een andere inschatting komen van hun toekomstige personele behoefte. En dan is het niet mogelijk om tot een logisch samenhangend personeelsplan te komen dat volledig in lijn is met de gekozen koers van uw organisatie. De uitdaging is dus om te waarborgen dat iedereen echt hetzelfde verstaat bij deze elementen en weet wat de organisatiebehoeften zijn.
Vragen helpen u alles scherp te krijgen
toetsvragen
De missie en visie zijn de uitgangspunten voor de strategie. De volgende toetsvragen helpen u om missie, visie en strategie scherp te krijgen:
- Missie: waarom bestaan we als organisatie? Wat is onze droom die we willen verwezenlijken? Wat is ons bestaansrecht?
- Visie: wat willen we zijn? Wat is ons toekomstbeeld?
- Strategie: hoe bereiken we onze missie en visie? Welke route leggen we als organisatie af?
4.1.1 Hetzelfde doel hebben
basale vraag
Het belang van een gedeeld beeld over missie, visie en strategie is terug te voeren tot de basale vraag waar elk SPP-traject mee moet starten: hebben we allemaal hetzelfde doel voor ogen als we naar de toekomst kijken?
niveau
geen stuurgroep
valkuil
Bij het begin van het SPP-traject heeft u bepaald wie uit de organisatie actief deelneemt aan het SPP-proces en of u daarvoor ook een stuurgroep wenst in te stellen (zie hoofdstuk 1). Als u daarvoor kiest, is de eerste stap dat u met de stuurgroep bepaalt tot op welk niveau de strategie en organisatiedoelstellingen duidelijk moeten zijn om de personele consequenties te kunnen bepalen. Als u geen stuurgroep instelt, is dit iets wat u in samenspraak met de directie bepaalt.
Tegenstrijdigheden
niet belemmeren
Een valkuil is een te gedetailleerde analyse van de organisatiestrategie, wat leidt tot onnodige discussies over interpretatie. Het kan dan gebeuren dat u bij het duiden van de strategie voor SPP op onvoorziene hiaten of tegenstrijdigheden stuit. Deze kunt u signaleren en laten agenderen op de managementtafel, maar mogen het SPP-proces niet belemmeren. Deze punten bespreekt het management op een later moment en de beslissingen die zij op die punten nemen, zijn weer input voor de volgende ronde SPP.
Voor het SPP-proces is consensus op hoofdlijnen van belang, niet de uitwerking in detail. De afweging is: wat moeten u en de betrokkenen weten om tot een zo goed mogelijke inschatting te komen van personele behoeften?
4.1.2 Niveau van analyse
KPI
Om de inschatting van uw personele capaciteits- en kwaliteitsbehoefte op een juiste manier te kunnen maken, kan het nuttig zijn om ook naar de kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) te kijken die aan de strategische doelstellingen zijn gekoppeld. Hoe u dat precies kunt doen, illustreert het figuur hieronder.
Beschouwing
verschillen
De meest effectieve benadering om de toekomstige personele behoefte te bepalen, verschilt per organisatie: soms geeft een beschouwing van de missie, visie en strategie al voldoende houvast, soms is juist verdieping nodig om te kunnen bepalen hoeveel werknemers u nodig heeft en wat zij moeten kunnen.
Denkvermogen leidinggevenden van belang
schakelen
strategie
Bepalend voor de insteek van de analyse is ook het conceptuele denkvermogen van uw leidinggevenden in het SPP-traject om strategische afwegingen te kunnen maken. Kunnen zij soepel schakelen tussen strategische ambitie en dagelijkse uitvoering, of is juist meer een praktische invulling nodig van (toekomstige) werkzaamheden om de personele consequenties te kunnen inschatten? In dat geval is het zaak de strategie bekend te hebben op het niveau van prestatie-indicatoren en (team)doelen, zoals in het figuur weergegeven op de vorige pagina.
4.1.3 Externe en interne ontwikkelingen
het waarom
Om de strategische keuzes goed te duiden, volstaat het soms niet om alleen naar missie, visie en strategie te kijken, maar is het nodig om een slag dieper te gaan in het achterhalen van het waarom achter strategische keuzes. U kijkt dan met andere woorden ook naar het effect van externe en interne ontwikkelingen op de strategische keuzes (deze ontwikkelingen zijn besproken in hoofdstuk 3).
Sterkten en zwakten
kritisch
contouren
Aan het ontwikkelen van een nieuwe bedrijfsstrategie ligt doorgaans een SWOT-analyse ten grondslag. Door kritisch te kijken naar de kansen en bedreigingen voor uw organisatie in de externe omgeving en deze te verbinden met de sterkten en zwakten van uw eigen organisatie, worden de contouren duidelijk voor de gewenste (of noodzakelijke!) koers van uw organisatie. De uiteindelijke strategie wordt hierop afgestemd.
Verhelderend
in kaart
Als voor de betrokkenen in het SPP-proces niet direct duidelijk is waarom bepaalde strategische keuzes zijn gemaakt, kan het nodig zijn om terug te gaan naar de SWOT-analyse en gezamenlijk met de betrokkenen de relatie met de strategie in kaart te brengen. U gebruikt hiervoor de interne en externe ontwikkelingen zoals beschreven in hoofdstuk 3.
De praktijk leert dat dit zeer verhelderend kan zijn voor de betrokken leidinggevenden en bijdraagt aan een breder draagvlak voor strategische keuzes. Bovendien hoeft het niet veel extra tijd te kosten en kan het integraal mee bij het beschouwen van de organisatiedoelstellingen.
Het kan uiteraard ook zo zijn dat door deze check met de interne en externe ontwikkelingen een bijstelling van de strategie gewenst is. Deze constatering is een bespreekpunt voor het management ná het SPP-traject, zodat u dit mee kunt nemen in de volgende SPP-cyclus.
4.1.4 Omvang
doorlooptijd
termijn
cruciaal belang
Bij het bespreken van de strategie met de bij het SPP-traject betrokken leidinggevenden, is het van belang dat u aan de volgende elementen aandacht besteedt:
- Bepaal met elkaar wat de doorlooptijd is van de doelstellingen. Wanneer moeten de doelstellingen behaald zijn? U kunt hierbij onderscheid maken tussen korte(re)termijn- (één tot drie jaar) en langetermijndoelstellingen (drie tot vijf jaar).
- Breng in kaart welke functiegroepen van werknemers van cruciaal belang zijn voor het behalen van de strategie (de sleutelposities). Het is aan te raden deze functies sowieso mee te nemen in het SPP-proces; voor deze functies is het in het vervolg van het SPP-traject nodig om acties te bepalen als u een kloof signaleert tussen de huidige en gewenste situatie.