3.1 Manier van loonaangifte doen
altijd elektronisch
Voor het doen van aangifte loonheffingen heeft u diverse manieren beschikbaar, maar het moet in elk geval altijd elektronisch gebeuren.
Aangifteprogramma
inloggen
Heeft uw onderneming maximaal tien werknemers in dienst – specifiek gaat het om maximaal tien werknemers per loonheffingennummer – dan kunt u loonaangifte doen met het aangifteprogramma van de Belastingdienst. Hiervoor moet u inloggen op het beveiligde gedeelte van de website van de fiscus en daar het programma downloaden. Bij meer dan tien werknemers is het aangifteprogramma van de fiscus geen optie maar moet u kiezen voor één van de twee andere aangiftemanieren (zie hierna).
Aangiftesoftware
via diverse kanalen
U kunt de loonaangifte ook via gekochte of zelfontwikkelde aangifte- of administratiesoftware doen. U verstuurt de loonaangifte dan rechtstreeks via uw software naar de Belastingdienst. Die verzending kan via diverse kanalen gebeuren. Sinds begin 2015 kunt u de loonaangifte via Digipoort doen, wat per 1 maart 2017 het verplichte kanaal wordt. Tot dan kunt u ook nog gebruikmaken van het BAPI-kanaal of het FOS-kanaal.
Voor het verzenden van de loonaangifte via Digipoort heeft uw onderneming een (geldig) PKIoverheid services servercertificaat nodig.
Het benodigde certificaat kunt u aanvragen bij leveranciers zoals Digidentity BV (www.digidentity.eu), ESG de electronische signatuur BV (www.de-electronische-signatuur.nl), KPN Corporate Market BV (certificaat.kpn.com) en QuoVadis Trustlink BV (www.quovadisglobal.nl).
koppelvlak
Verder is het voor het gebruik van Digipoort van belang dat uw onderneming over het juiste zogeheten koppelvlak beschikt. De grootte van uw loonaangifte bepaalt namelijk welke software u nodig heeft:
- Voor loonaangiften tot en met vijfduizend inkomstenverhoudingen gebruikt u een WUS-koppelvlak.
- Voor loonaangiften van meer dan vijfduizend inkomstenverhoudingen gebruikt u een FTP-koppelvlak.
Het BAPI-kanaal kunt u nog tot 1 maart 2017 gebruiken voor loonaangiften van maximaal 2 MB (ongeveer vijfduizend inkomstenverhoudingen). Hiervoor heeft u een (geldig) KPN BAPI-certificaat nodig.
Het FOS-kanaal kunt u nog tot 1 maart 2017 gebruiken voor loonaangiften van meer dan 2 MB (vanaf ongeveer vijfduizend inkomstenverhoudingen). Hiervoor heeft u een FOS-account en een (geldig) PKIoverheid services servercertificaat nodig.
Aandachtspunten bij wisseling van softwarepakket
afspraken met leverancier
Als u wisselt van softwarepakket, moet u erop bedacht zijn dat u met de nieuwe software door moet kunnen gaan met voortschrijdend cumulatief rekenen (zie paragraaf 5.2) en hetzelfde nummer inkomstenverhouding moet kunnen gebruiken. Dat is in de praktijk niet altijd het geval, dus zorg ervoor dat u zich hierover van tevoren goed informeert.
Ook kan het nodig zijn om afspraken met de oude softwareleverancier te maken over correcties van oude loonaangiften (zie paragraaf 8.3.2) aangezien die niet kunnen worden gedaan met het nieuwe softwarepakket.
Intermediair
gemachtigd
U kunt er ook voor kiezen om een intermediair de loonaangiften van uw onderneming te laten verzorgen. Deze zal de aangifte loonheffingen met software samenstellen. Afhankelijk van of u de intermediair daartoe gemachtigd heeft, zal hij de aangifte invullen, ondertekenen en insturen. Als die machtiging ontbreekt, zult u de aangifte na samenstelling zelf in- of aanvullen, ondertekenen en insturen.
Ook al besteedt u het loonaangifteproces uit aan een intermediair, uw onderneming blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid en tijdigheid van de aangiften. Het is dan ook verstandig om hier goede afspraken over te maken met de intermediair.