7.2 Oorzaken vaststellen

gerichtere ­oplossing

U denkt misschien al aan oplossingen als intensievere verzuimbegeleiding, een verzuimprotocol of een vitaliteitsprogramma. Het is beter om eerst naar de oorzaken te kijken, dan kunt u straks veel gerichter oplossingen inzetten.

7.2.1 Risicogroepen en doelstellingen

risicofactor

Het is interessant om te kijken of er bepaalde risicogroepen zijn in uw organisatie. Vrouwen tussen de 25 en 35 jaar verzuimen over het algemeen langer. Aangezien u leeftijd en geslacht niet kunt of wilt beïnvloeden, worden dit risicofactoren genoemd. Combinaties ervan leveren risicogroepen op met een grotere kans op verzuim. Die factoren kunt u gebruiken in uw voorspellingen. Neemt de leeftijd van de werknemers in de organisatie toe? Dan neemt het risico op verzuim mogelijk ook toe en toont uw voorspelling voor het ‘niets doen’-scenario doorgaans een stijging.

Dynamisch

dynamisch

U kunt ook dynamische doelstellingen maken voor afdelingen. Stel, op een afdeling is 80% vrouw met een gemiddelde leeftijd van 50 jaar. Is het realistisch om deze afdeling dezelfde doelstelling te geven als een afdeling waarvan 80% man is met een gemiddelde leeftijd van 25 jaar? Waarschijnlijk niet. Uit landelijke cijfers blijkt dat vrouwen meer verzuimen dan mannen, en ouderen gemiddeld meer dan jongeren. Dat zijn factoren die u niet kunt beïnvloeden; die risico’s kunt u niet vermijden. U wilt immers niet discrimineren. U heeft wel de mogelijkheid om te kijken hoe deze groepen langer inzetbaar blijven. U kunt ook accepteren dat deze afdelingen een hoger verzuim hebben, en een doelstelling op maat maken. Dan is er pas een probleem als een afdeling van de eigen doelstelling afwijkt.

7.2.2 Knoppen om aan te draaien

Oorzaken van kort- of langdurig verzuim zijn vaak verschillend. Verzuim kan een medische of een andere oorzaak hebben. Deze kan buiten het werk liggen of juist door het werk worden veroorzaakt.

Verzuimredenen

Mogelijk bedenkt u nu dat uw organisatie de reden van verzuim niet mag registreren in het verzuimsysteem, vanwege de privacywetgeving en de door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) gepubliceerde beleidsregels voor ‘De zieke werknemer’. Dat klopt. Alleen de arbodienst of bedrijfsarts mag deze medische gegevens verwerken. Zij kunnen echter wel op organisatieniveau hierover rapporteren.

Verkorten

process ­mining

oorzaak niet weggenomen

Om de duur van het verzuim te verkorten, kunt u eerst het proces analyseren met process mining (zie hoofdstuk 5). Voordat u op basis daarvan besluit om het verzuimproces ‘aan te scherpen’ of een verzuimprotocol in te stellen of te wijzigen, moet u begrijpen waarom het verzuimproces loopt zoals het loopt. U wilt niet dat het verzuim op papier lijkt te dalen, maar er andere problemen ontstaan omdat de oorzaak niet is weggenomen. Zo kan de productiviteit dalen doordat de werknemer zijn ‘behoefte aan verzuim’ anders vormgeeft of u ziet in uw dashboard een hogere uitstroom van werknemers ontstaan.

Verband

aanpakken

U kunt onderzoeken of er verband is tussen de verzuimduur en de werknemerstevredenheid over aspecten van verzuimbegeleiding, zoals persoonlijke aandacht. Of analyseren of er verband is tussen de persoonlijkheid van de leidinggevende en de verzuimduur. Verzuim kan ook voortduren omdat de oorzaken niet zijn opgelost. Het onderzoeken en aanpakken ervan kan leiden tot zowel het verkorten van bestaand verzuim als het voorkomen van nieuwe gevallen.

Koppelen

samenhang

Door de resultaten van een medewerkersonderzoek te koppelen aan verzuimgegevens, kunt u oorzaken van verzuim achterhalen. Of u koppelt verzuim aan de resultaten van een onderzoek waarin stressfactoren en werkdruk zijn gemeten om na te gaan of er een samenhang is tussen beleid en verzuim. Of u analyseert de samenhang met operationele factoren, zoals de fysieke eisen van het werk, de samenwerking of de communicatie tussen afdelingen.