5.5 Bewaarplicht

van belang voor controle

U moet al die gegevens van de nieuwe werknemer administreren die van belang zijn voor een eventuele controle door de fiscus. Hierbij gaat het niet alleen om zaken als zijn gegevens voor de loonheffingen en loonstaten, maar bijvoorbeeld ook om de arbeidsovereenkomst, doelgroepverklaring, verlof- en ziektestaten en werkvergunning. Of denk aan een machtiging voor toepassing van een lager percentage dan de tabel voor bijzondere beloningen of een verzoek tot toepassing van de studenten- en scholierenregeling. U moet dus in feite elke door de werknemer verstrekte (kopie van een) verklaring, beschikking of ander officieel document bij de loonadministratie bewaren. Meer over bijzondere administratieve verplichtingen vindt u in hoofdstuk 6.

Bewaartermijn

wanneer weggooien

Rond de gegevens van de nieuwe werknemer heeft u met verschillende bewaartermijnen te maken. Zorg dat u weet wanneer u wat precies mag of moet weggooien! Want als u bij een controle door de Belastingdienst de verzochte gegevens niet kunt overleggen of de privacyregels schendt door bepaalde gegevens te lang te bewaren, kan dat uw organisatie duur komen te staan.

goede afspraken

Let overigens op dat ook als uw onderneming de loonadministratie (deels) heeft uitbesteed, u gewoon verantwoordelijk blijft voor het voldoen aan de fiscale bewaarplicht. Zorg daarom dat u hierover goede afspraken maakt met zo’n externe partij.

Één jaar

zolang bij organisatie

De sollicitatiegegevens van de nieuwe werknemer bewaart u zolang de dienstbetrekking bij uw organisatie bestaat. Na uitdiensttreding moet u de volgende gegevens na een jaar vernietigen:

• sollicitatiebrief;
• sollicitatieformulier;
• cv;
• correspondentie met de (toen nog) sollicitant;
• psychologisch onderzoek;
• Verklaring omtrent het gedrag (VOG);
• getuigschriften en referenties.

Twee jaar

na uitdiensttreding

De volgende gegevens van de nieuwe werknemer moet u uiterlijk twee jaar na zijn uitdiensttreding vernietigen:

• arbeidsovereenkomst (inclusief wijzigingen);
• correspondentie over benoemingen, promotie/demotie en ontslag;
• afspraken over lidmaatschap van de ondernemingsraad;
• verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken;
• verslagen in het kader van de Wet verbetering poortwachter;
• correspondentie met bedrijfsarts en UWV over ziekteverzuim en re-integratie;
• verslagen over probleemsituaties (inclusief financiële problemen).

eerder vernietigen

U moet de genoemde gegevens eerder vernietigen dan de termijn van twee jaar na uitdiensttreding op het moment dat u ze niet meer nodig heeft.

Vijf jaar

blijven bewaren

De (formulieren met de) gegevens voor de loonheffingen die de nieuwe werknemer aanlevert en de kopie van zijn identiteitsbewijs die u heeft gemaakt, moet u minstens vijf kalenderjaren bewaren na het einde van de dienstbetrekking. U moet deze ook blijven bewaren als de gegevens van de werknemer tijdens het dienstverband wijzigen en u formulieren met of een kopie van zijn actuele gegevens vastlegt, wat u overigens niet verplicht bent om te doen. Uw bewaarplicht geldt namelijk voor de gegevens van de werknemer ten tijde van indiensttreding.

beschikkingen

Deze bewaartermijn van minstens vijf kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking geldt ook voor eventuele kopieën van beschikkingen of verklaringen die de nieuwe werknemer heeft aangeleverd.

Zeven jaar

standaard termijn

Voor de overige gegevens rond de nieuwe werknemer die u in de loonadministratie vastlegt, heeft u een bewaarplicht van zeven jaar nadat de gegevens hun actualiteitswaarde hebben verloren. Deze standaard bewaartermijn geldt voor alle zogeheten basisgegevens, waarvan de loonadministratie onderdeel is.