8.2 Fiscale bewaarplicht
verplicht
basisgegevens
U bent wettelijk verplicht om de administratie van uw organisatie zeven jaar te bewaren. Het gaat hierbij om de zogenoemde basisgegevens. Dit zijn:
- het grootboek;
- de debiteuren- en crediteurenadministratie;
- de voorraadadministratie;
- de in- en verkoopadministratie;
- de loonadministratie.
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. Voor de overige gegevens kunt u met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen dan zeven jaar.
dagstaten
Voor de basisgegevens en de overige gegevens kunt u afwijkende afspraken maken over de vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of elektronisch) en over het detailniveau (bijvoorbeeld over de dagstaten of telstroken van de kassa van de kantine). Deze afspraken legt u met de fiscus schriftelijk vast.
Op de hoofdregel van de bewaartermijn van zeven jaar gelden uitzonderingen. Voor de administratie van onroerende zaken geldt bijvoorbeeld een termijn van tien jaar. Dit geldt ook als u elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert.
Bestuurdersaansprakelijkheid
Het bijhouden van een administratie heeft niet alleen een fiscaal en bedrijfseconomisch doel. Bepaalde documenten kunt u ooit nog nodig hebben in een civielrechtelijke procedure.
bestuurdersaansprakelijkheid
In deze tijd van toenemende bestuurdersaansprakelijkheid is het zaak om uw informatie goed op orde te hebben, nu conflicten steeds vaker bij de rechter belanden en de wettelijke bewijslast steeds vaker bij de bestuurder wordt gelegd. Daarom kan het raadzaam zijn om (een deel van) uw administratieve bescheiden langer te bewaren, ook al is de wettelijke bewaartermijn inmiddels verstreken.
Conversie
conversie
elektronische bestanden
gegevens-drager
Onder bepaalde voorwaarden mag u bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. De Belastingdienst eist dat de juistheid van de informatie dan wel is gewaarborgd en dat de elektronische bestanden eenvoudig uitleesbaar zijn. Voordat u tot conversie overgaat is het verstandig om toestemming te vragen aan de Belastingdienst. In principe krijgt u deze als u:
- alle gegevens overzet;
- de gegevens inhoudelijk juist overzet;
- ervoor zorgt dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is;
- de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kunt (re)produceren en leesbaar kunt maken;
- ervoor zorgt dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.
In de cloud
digitale factuur
Meestal is het mogelijk om met het financiële softwarepakket facturen digitaal te versturen. De Belastingdienst stelt aan de digitale factuur dezelfde eisen als aan de papieren factuur. Door facturen elektronisch te versturen en te verwerken bespaart u kosten en tijd.
cloud
Steeds meer aanbieders van boekhoudpakketten stappen over op abonnementsvormen waarbij de administratie van uw organisatie via een portal plaatsvindt en de gegevens in de cloud staan opgeslagen. Het is zaak dat u afspraken maakt over de eigendomsrechten, zodat u ook na het beëindigen van het abonnement toegang heeft tot de opgeslagen gegevens.
Laat u uw administratie verzorgen door een administratiekantoor of loonservicebureau, dan vallen de gegevensdragers van die serviceverleners waarop gegevens staan over uw organisatie, ook onder de fiscale bewaarplicht.
Loonadministratie
legitimatie-bewijs
Naast de algemene verplichtingen waaraan de administratie moet voldoen, bevatten de diverse belastingwetten ook nog specifieke voorschriften. Denk bijvoorbeeld aan het bewaren van een kopie van het legitimatiebewijs van een werknemer bij uw loonadministratie.