8.1 Administratie opzetten
administratieplicht
Uw organisatie heeft een administratieplicht. Dit staat los van de vraag of uw organisatie al dan niet belasting moet betalen. De Belastingdienst wil namelijk te allen tijde inzicht kunnen hebben in de (aard van de) inkomsten en uitgaven van uw organisatie.
Relevante informatie
eenvoudig
controle
Dit houdt in dat u op een zodanige wijze een administratie moet voeren dat daaruit eenvoudig de relevante informatie kan worden afgeleid die voor de belastingheffing van belang kan zijn. U moet de administratie zodanig hebben georganiseerd dat de Belastingdienst een aangifte eenvoudig en goed moet kunnen controleren en een eventuele controle binnen een redelijke termijn kan uitvoeren.
bewaren
Uw verplichtingen naar de fiscus toe gaan ver. De fiscus wil namelijk niet alleen een overzicht van de inkomsten en uitgaven, maar u moet ook kunnen toelichten voor welk doel de uitgaven dienen. Als u twijfelt of u bepaalde stukken moet bewaren, is het verstandig om dit te overleggen met uw accountant of fiscalist.
Ruime definitie voor ‘administratie’
Het begrip administratie dat de Belastingdienst hanteert is ruim. De wetgever heeft met de woorden ‘van belang kan zijn’ bewust voor een zeer ruime formulering gekozen. Het gaat om alle gegevens die u over uw organisatie elektronisch en op papier vastlegt, waaronder agenda’s, kladaantekeningen en -berekeningen. De fiscus is bijvoorbeeld ook geïnteresseerd in de kladberekeningen van de BTW-aangifte.
Niet volledig
schatting
Is de administratie niet volledig en kan de belastinginspecteur bepaalde zaken niet (binnen een redelijke termijn) controleren, dan stelt de fiscus de omzet, kosten en winst zelf vast op basis waarvan de verschuldigde belasting wordt berekend. De fiscus kan volstaan met het maken van een schatting van de fiscale verplichtingen, hoewel dit wel in alle redelijkheid moet gebeuren. Daarbovenop komen de belastingrente en eventueel nog een boete.
Niet bewaren
bewijslast
deugdelijke administratie
Hetzelfde geldt als de administratie niet is bewaard. De bewijslast ligt bij u. Als u het niet eens bent met de aanslag, zult ú moeten bewijzen dat de door de Belastingdienst bepaalde berekening van de omzet, kosten en winst niet klopt. Zonder deugdelijke administratie is dat geen eenvoudige opgave.