2.4 De controle zelf
boekhouding
Het voeren van de boekhouding vindt meer en meer elektronisch plaats, al dan niet via een online boekhoudomgeving. Alleen de balans en de resultatenrekening moet u altijd op papier bewaren.
Auditfile
gegevens
gestandaardiseerd
De belastinginspecteur kan de controle van de financiële gegevens sneller uitvoeren met behulp van een auditfile, waarin de meeste gegevens die voor de controle noodzakelijk zijn, zijn opgenomen. Dit is een bestand dat de gegevens uit uw boekhoudprogramma converteert naar de applicatie die de Belastingdienst gebruikt. Dankzij SBR (standard business reporting, zie hoofdstuk 4) kan uw boekhouder uw financiële gegevens met één druk op de knop gestandaardiseerd aanleveren. De controleambtenaar van de Belastingdienst kan de gegevens inlezen op zijn eigen computer en er zonder veel kunstgrepen de controles uitvoeren.
U bent niet verplicht een auditfile te gebruiken. Het zorgt er wel voor dat de ambtenaar zijn controle kan uitvoeren zonder dat hij u voortdurend lastigvalt met vragen.
Bewaarplicht facturen
digitaal
origineel
watermerk
U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze heeft verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op. Voor facturen over onroerende zaken geldt een termijn van tien jaar. U mag facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren, maar er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Dat kan een probleem opleveren. Belangrijk is dat de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen. Vaak gaan die bij de conversie verloren. Denk bijvoorbeeld aan een watermerk dat verloren gaat bij het scannen. Het is daarom verstandig het origineel apart te bewaren.