3.2 Verantwoordelijkheden en taken

De werkgever krijgt met meer verplichtingen en taken te maken als eigenrisicodrager voor de ZW (zie ook pagina 28) dan alleen het uitbetalen van ZW-uitkeringen aan (ex-)medewerkers voor wie het eigenrisicodragerschap geldt. Deze taken komen hierna aan bod.

3.2.1 Recht op ZW-uitkering vaststellen

taken

Eén van de taken voor de eigenrisicodrager is het beoordelen of de (ex-)medewerker bij ziekte recht heeft op een ZW-uitkering. Dit is afhankelijk van de omstandigheden.

Ziek uit dienst

eigen initiatief

wederzijds goedvinden

benadelingshandeling

Gaat een medewerker ziek uit dienst, dan kan dit verschillende gevolgen hebben. Als de werknemer op eigen initiatief vertrekt, heeft hij in principe geen recht op een ZW-uitkering. Hetzelfde geldt als de medewerker akkoord gaat met beëindiging van de dienstbetrekking, de zogenoemde beëindiging met wederzijds goedvinden. Dit komt doordat de werknemer UWV feitelijk benadeelt door akkoord te gaan met beëindiging van de dienstbetrekking. Dit is ook wel bekend als een benadelingshandeling. Zou de dienstbetrekking doorlopen, dan had de medewerker immers recht gehad op loondoorbetaling door de werkgever en zou UWV helemaal geen ZW-uitkering hoeven te betalen.

UWV beslist soms mee

Heeft u UWV nodig om een beslissing te nemen over een kwestie, dan kunt u die aanvragen via het formulier ‘Verzoek om een beslissing over de Ziektewet-uitkering’. Dat formulier kun u downloaden op uwv.nl. In de volgende gevallen is het mogelijk dat UWV meebeslist:

• De arboarts heeft de medewerker beter verklaard.
• De hoogte en duur van de uitkering veranderen.
• De medewerker vraagt zelf om een beslissing.
• De uitkering wordt geschorst.
• Er bestaat geen recht op uitkering.
• U beëindigt de uitkering (zonder dat de medewerker is hersteld).
• U betaalt een overlijdensuitkering.
• U geeft een voorschot op de uitkering.
• U kent de uitkering toe na eerdere afwijzing ervan.
• U wilt een maatregel opleggen waardoor de uitkering deels wordt geweigerd.

3.2.2 ZW-uitkering bepalen

op tijd

Blijkt dat de (ex-)medewerker inderdaad recht heeft op een ZW-uitkering, dan is het zaak dat de werkgever het juiste bedrag op tijd aan de (ex-)medewerker uitbetaalt. U moet zelf de hoogte van de uitkering berekenen.

Hoogte bepalen

dagloon

flexwerkers

Een ZW-uitkering bedraagt 70% van het dagloon. De berekening van dit ZW-dagloon moet u ook zelf doen. Sinds de invoering van de WWZ is die berekening gewijzigd voor de WW, maar ook voor de WGA en de ZW, en kan voor flexwerkers negatief uitpakken. Vóór 1 juli 2015 werd het dagloon alleen berekend over de periode waarin de medewerker daadwerkelijk werkte en uitsluitend over het loon van de laatste werkgever. Nu telt het loon van alle werkgevers in het jaar voor ziekte mee voor de berekening. Mogelijk moet u daarom voor de berekening van het dagloon de loongegevens van vroegere werkgevers bij UWV opvragen.

Formule

hoogte

Het loon dat een medewerker verdiende in het jaar voorafgaand aan de ziekte deelt u door alle werkbare dagen in dat jaar, namelijk 261 dagen. Heeft de medewerker een heel jaar of langer gewerkt, dan is de hoogte van zijn dagloon dus gelijk aan het gemiddelde loon in het laatste jaar dat hij werkte.

Eerstejaarsbeoordeling

uitkering

toetsing

Na een jaar ziekte voert UWV de Eerstejaarsbeoordeling ZW uit. UWV onderzoekt dan of de taken die horen bij eigenrisicodragerschap goed zijn uitgevoerd. UWV roept de (ex-)werknemer hiervoor op en stuurt hem en uw organisatie de beslissing die uit deze beoordeling voortkomt, inclusief de gevolgen voor de ZW-uitkering. Behoudt uw (ex-)medewerker het recht op een ZW-uitkering, dan betaalt de werkgever de uitkering – ongewijzigd qua hoogte – nog maximaal één jaar door. Is de gezondheid van de (ex-)medewerker verbeterd, dan kunt u bij UWV toetsing van de verbeterde belastbaarheid tijdens het tweede ziektejaar aanvragen.

3.2.3 Verzuimadministratie

ziekmelding

Onderdeel van het eigen risico dragen is het bijhouden van een verzuimadministratie, waarbij u de ziek- en betermeldingen aan UWV moet doorgeven. Wanneer de ziekmelding precies moet gebeuren, hangt af van de categorie (ex-)medewerker. Hier leest u alles over in hoofdstuk 5. Als de medewerker weer volledig aan de slag kan, meldt u hem hersteld twee dagen nadat hij zich bij u beter heeft gemeld. Al deze meldingen kunt u doen via uwv.nl.

3.2.4 Verzuimbegeleiding en re-integratie

bedrijfsarts

re-integratie tweede spoor

De werkgever is tevens verantwoordelijk voor de verzuimbegeleiding en re-integratie van de zieke (ex-)medewerkers, en alle kosten daarvan. Bij re-integratie kunt u denken aan het inschakelen van de bedrijfsarts, investeringen in omscholing van de medewerker of aanpassingen van de werkplek, werktijden of werkzaamheden. U kunt ook werken aan re-integratie bij een andere organisatie, als dit binnen uw eigen organisatie niet lukt. Dit wordt wel re-integratie tweede spoor genoemd. Re-integratie buiten uw eigen organisatie zal bij flexwerkers vaker voorkomen, omdat er voor (ex-)medewerkers niet altijd een passende functie binnen de organisatie beschikbaar is.

Plan van aanpak

inspannen

re-integratieverslag

Niet alleen de werkgever, ook de zieke medewerker moet zich inspannen om snel aan de slag te kunnen. Er is dus een gedeelde verantwoordelijkheid voor re-integratie. U moet de afspraken rond re-integratie vastleggen in een plan van aanpak. Dit plan is ook weer onderdeel van het re-integratieverslag. Werkt de medewerker onvoldoende mee aan re-integratie, dan kunt u UWV vragen een sanctie op te leggen, zoals een korting op de uitkering. De werkgever kan dit niet uit eigen beweging doen, want hij is geen bestuursorgaan voor de ZW. Bent u het niet eens met de beslissing van UWV, dan kunt u binnen zes weken bezwaar maken. Ook de medewerker kan dit doen.

3.2.5 Administratie voeren

verzuim­administratie

gegevens

Omdat de werkgever nogal wat extra verantwoordelijkheden heeft als eigenrisicodrager voor de ZW, is een goede administratie onmisbaar en in feite verplicht. Zo moet u een gescheiden verzuimadministratie bijhouden. Van zieke (ex-)medewerkers moet u in ieder geval het volgende vastleggen:

• het burgerservicenummer (BSN) en de naam;
• de ziekteperiode en een overzicht van eerdere ziekteperiodes;
• de reden waarom de medewerker onder het eigen risico van uw organisatie valt;
• een eventuele weigering van een ZW-uitkering, inclusief een toelichting;
• de hoogte van het dagloon, inclusief berekeningswijze;
• de hoogte van de bruto-uitkering per dag, inclusief de berekeningswijze;
• gegevens over de aanvang, de looptijd en het einde van het recht op een ZW-uitkering, inclusief een toelichting;
• de periode waarover de ZW-uitkering is betaald;
• de periode waarover een voorschot op de uitkering is betaald.

De werkgever moet deze administratie minstens vijf jaar na afloop van het recht op een ZW-uitkering bewaren.

Aangifte loonheffingen

loon­administratie

De werkgever moet niet vergeten om de betaalde uitkeringen en eventuele aanvullingen daarop op te nemen in de aangifte loonheffingen. Dit geldt ook als de werkgever die uitbetaling en de loonadministratie aan een derde heeft uitbesteed. Deze derde partij doet de aangifte dan namens uw organisatie en moet daarbij het juiste loonheffingsnummer en de betreffende premiepercentages gebruiken.

3.3 Voorwaarden Belastingdienst

Als de werkgever na het voorgaande ervan overtuigd is om het eigenrisicodragerschap voor de ZW-flex aan te gaan, dan moet u dat aanvragen bij de Belastingdienst. Dit kan niet zomaar. De Belastingdienst stelt hiervoor namelijk diverse voorwaarden:

Een eventueel eerder eigenrisicodragerschap voor de ZW mag niet in de drie jaar vóór de beoogde ingangsdatum zijn beëindigd vanwege één van de volgende redenen:

• toepassing van de noodregeling van hoofdstuk 3.5 van de Wet op het financieel toezicht;
• het feit dat de werkgever zich bij de verzuimbegeleiding van zieke (ex-)medewerkers niet langer laat bijstaan door een gecertificeerde deskundige of dienst;
• eigen initiatief.

De werkgever moet kunnen aantonen dat hij met een deskundige, gecertificeerde persoon of dienst afspraken heeft gemaakt over de verzuimbegeleiding van de zieke (ex-)medewerkers voor wie hij ZW-eigenrisicodrager wil worden. Deze afspraken moeten vastgelegd zijn en een kopie daarvan moet bij de aanvraag voor eigenrisicodragerschap voor de ZW worden gevoegd.