2.1 Arbowet
bron van informatie
Arbo is een belangrijk onderwerp voor de OR. De raad moet van de hoed en de rand weten om mee te kunnen praten en suggesties te kunnen geven om het arbobeleid nóg beter te kunnen maken. Daar heeft de OR wel de nodige informatie voor nodig. U als arboprofessional bent natuurlijk een bron van informatie en daarnaast zijn er een aantal rechten vastgelegd in de Arbowet. Zo kan de OR altijd naar de wet verwijzen op zoek naar bepaalde informatie.
2.1.1 Overleg en samenwerking
beleid bespreken
De OR en de werkgever zitten minimaal twee keer per jaar – maar meestal veel vaker – om tafel om het beleid binnen de organisatie te bespreken. Ook arbo moet daarbij ter sprake komen. Of het nu de OR is of de werkgever die het onderwerp op de agenda zet, maakt daarbij niet uit.
actief informatie uitwisselen
De Arbowet verplicht de werkgever om overleg te voeren met de OR of PVT over het arbobeleid en de uitvoering daarvan. De werkgever en de OR moeten hierbij actief informatie uitwisselen. Het is handig als u bij dit overleg aanwezig bent om te vertellen over de stand van zaken bij het arbobeleid en de plannen op arbogebied. De OR kan daarop inspringen met ideeën en signalen van de werkvloer.
Ook de arbodienst moet informatie verstrekken
medewerking verlenen
De OR overlegt niet alleen intern over het arbobeleid, maar ook extern. Werknemers van de arbodienst moeten nauw samenwerken met de OR en preventiemedewerker(s). Ze moeten advies geven en medewerking verlenen aan de OR en preventiemedewerker(s). Ze zijn verplicht om informatie te geven over uit te voeren maatregelen die zijn gericht op het creëren van een zo goed mogelijk arbobeleid. Dat is niet vrijblijvend! Verzaakt de arbodienst om dit te doen, dan staat dat gelijk aan een overtreding.
2.1.2 Preventiemedewerker
tot 25 werknemers
Elke organisatie hoort er minimaal één te hebben: een preventiemedewerker. De preventiemedewerker helpt de werkgever bij het uitvoeren van het arbobeleid. In organisaties tot 25 werknemers mag de werkgever zelf de taken van de preventiemedewerker vervullen. In organisaties met 25 werknemers of meer moet de werkgever één van de werknemers aanwijzen als preventiemedewerker.
Moeten de preventiemedewerkers in uw organisatie over kennis beschikken van specifieke onderwerpen – zoals bepaalde gevaarlijke stoffen – en is die kennis niet in huis? Uw werkgever mag dan ook een preventiemedewerker aanstellen van buiten de organisatie.
belangrijkste arbodocument
Eén van de belangrijkste taken van de preventiemedewerker is het opstellen van de RI&E en het bijbehorende plan van aanpak. Dit is het belangrijkste arbodocument binnen uw organisatie en vanzelfsprekend heeft de OR daar iets over te zeggen. Omdat de preventiemedewerker zo’n sleutelrol speelt in het arbobeleid van uw organisatie, heeft de OR een belangrijke stem bij het aanwijzen van de persoon die deze rol gaat vervullen.
Instemmingsrecht
persoon en positie
In de Arbowet is vastgelegd dat de OR instemmingsrecht heeft op de persoon en de positie van de preventiemedewerker binnen de organisatie. De OR moet dus instemmen met de werknemer die de werkgever op het oog heeft voor de functie van preventiemedewerker.
verantwoording
Daarnaast stemt de OR ook in met het functieprofiel van de preventiemedewerker. Het gaat daarbij niet alleen om de taken die de preventiemedewerker moet vervullen, maar ook bijvoorbeeld om de persoon aan wie hij verantwoording aflegt. In een grote organisatie is het bijvoorbeeld niet handig als dat de algemeen directeur is met de volste agenda.
invulling functie
In hoofdstuk 4 leest u meer over het instemmingsrecht van de OR, hoe een instemmingsprocedure werkt en wat uw werkgever moet doen met de instemming – of het uitblijven daarvan – van de OR.
RI&E
Het verschilt per organisatie hoe groot de rol van de preventiemedewerker is en wat zijn taken zijn. De invulling van de functie hangt sterk samen met de omvang, werkzaamheden en werkprocessen en de bijbehorende risico’s. De inzet (taken, benodigde tijd) en daarmee ook de noodzakelijke kennis en vaardigheden variëren dus ook per organisatie.
Basistaken van de preventiemedewerker
meer taken
De preventiemedewerker heeft drie basistaken:
- Het meewerken aan het opstellen van een RI&E en plan van aanpak.
- Het adviseren aan en samenwerken met de bedrijfsarts, de arbodienst en de PVT of OR over de verbetermaatregelen met betrekking tot het arbobeleid.
- Het (helpen) uitvoeren van de maatregelen uit het plan van aanpak die volgen uit de RI&E.
Toekennen
Daar hoeft uw werkgever het niet bij te laten. Hij kan meer taken toekennen aan de preventiemedewerker. Dat kan van alles zijn. Denk aan het geven van voorlichting over veilig en gezond werken, het opstellen van procedures en reglementen of het registreren van bedrijfsongevallen en incidenten.
werkproces
Hoe het takenpakket van de preventiemedewerker er ook uitziet, hij moet beschikken over bepaalde kennis en competenties, minimaal:
- inzicht in de werkprocessen van uw organisatie;
- basiskennis over arbowetgeving;
- goed kunnen argumenteren om de werkgever te overtuigen van de noodzaak om zijn advies op te volgen én de werknemers te overtuigen de regels te volgen;
- communicatievaardigheden en sociale vaardigheden om de werknemers aan te kunnen spreken als zij de regels niet volgen.
Eén of meer preventiemedewerkers?
gespreid
Om de diverse functiegroepen te kunnen vertegenwoordigen is het zeker in grotere organisaties handig als de taken worden gespreid over meerdere preventiemedewerkers en verschillende afdelingen of vestigingen.
Uitwisselen
bedrijfsonderdelen
Zo blijft de omvang van het preventiewerk te overzien én kunnen de preventiemedewerkers kennis over de verschillende bedrijfsonderdelen uitwisselen en combineren. Dat verkleint ook de kans dat een preventiemedewerker die zelf werkzaam is in bijvoorbeeld de productie, aandachtspunten voor het kantoorwerk over het hoofd ziet.
Preventiemedewerker adviseert
hetzelfde doel
De preventiemedewerker is een belangrijke samenwerkingspartner voor de OR. Dat spreekt voor zich, aangezien de preventiemedewerker de RI&E en het plan van aanpak opstelt en de OR hier instemmingsrecht op heeft. De preventiemedewerker en de OR hebben hetzelfde doel: werknemers veilig en gezond hun werk laten doen.
Toch is de adviesrol van de preventiemedewerker duidelijk vastgelegd in de Arbowet. De preventiemedewerker moet niet alleen de OR of PVT adviseren over verbeteringen van het arbobeleid, maar moet ook regelmatig het gesprek aangaan met de bedrijfsarts en de arbodienst.
Het is nogal een uitdaging om alle samenwerkingen goed vorm te geven. InPreventie ontwikkelde een toolbox om de preventiemedewerker te helpen. Op samenwerken.inpreventie.nl vindt u deze toolbox met onder andere een actiejaarplan communiceren en een aantal presentaties.
Geen arbodienst
maatwerk-regeling
Mogelijk werkt uw organisatie niet samen met een arbodienst, maar roept u de hulp in van verschillende arboprofessionals die los van elkaar opereren. Werken volgens de zogeheten maatwerkregeling mag, maar alleen als de OR daarmee instemt. U leest er alles over in paragraaf 3.1.
Toetsing RI&E
instemmen
Voordat de organisatie de RI&E in gebruik kan nemen, moet de werkgever de RI&E en het plan van aanpak ter instemming voorleggen aan de OR. De OR moet instemmen. Doet de raad dat niet, dan zal de preventiemedewerker met de OR in gesprek moeten gaan over het aanpassen van het arbodocument.
toetsings- verplichting
Als een organisatie meer dan 25 werknemers in dienst heeft, moet een gecertificeerde deskundige of een geregistreerde bedrijfsarts de RI&E officieel toetsen om te voldoen aan de eisen van de Arbowet. Ook voor kleine organisaties kan een toetsingsverplichting bestaan. Als een organisatie 25 of minder werknemers heeft en geen erkende branche-RI&E heeft gebruikt, moet deze de RI&E laten toetsen door één van de vier kerndeskundigen.
De kerndeskundigen zijn de bedrijfsarts, de veiligheidskundige, de arbeidshygiënist en de deskundige Arbeid & Organisatie (A&O-deskundige). Een arbodienst heeft deze vier deskundigen in dienst en u kunt dus bij uw eigen arbodienst – als u die heeft – aankloppen voor toetsing.
2.1.3 Inspectie SZW
gesprek met de werkgever
De OR kan signalen van de werknemers opvangen over misstanden op de werkvloer. Zijn die dusdanig ernstig dat de veiligheid en gezondheid van werknemers op het spel staat, dan moet de OR een mogelijkheid hebben om in te grijpen. Een gesprek met de werkgever volstaat dan niet altijd. De OR en PVT hebben de mogelijkheid om Inspectie SZW te vragen een controle uit te voeren. De Inspectie is verplicht om op dit verzoek van de OR in te gaan.
Tijdens de inspectie
inspectietocht
boete
Zodra de inspecteur het pand heeft betreden, zou één van de eerste vragen moeten zijn of er een lid van de OR aanwezig is. De OR-leden hebben namelijk een aantal rechten bij een inspectie van Inspectie SZW. Zo mogen zij de inspecteur vergezellen op zijn inspectietocht binnen de organisatie. Daarnaast hebben OR-leden ook het recht om in gesprek te gaan met de inspecteur zonder dat daar anderen – zoals een werkgever die onder een waarschuwing of een boete uit probeert te komen – bij aanwezig zijn.
Na afloop van de inspectie stuurt de inspecteur een inspectierapport naar de werkgever én naar de OR. Dat rapport is voor u als arboprofessional bijzonder interessant, omdat u er verbeterpunten voor uw arbobeleid uit kunt halen.