9.3 Thuiswerkvergoeding
onbelast
Een werkgever mag een werknemer die (gedeeltelijk) vanuit huis gaat werken – en daardoor wat extra kosten maakt – een onbelaste thuiswerkvergoeding geven. Hiervoor geldt sinds 2022 een gerichte vrijstelling. Die bedraagt in 2025 maximaal € 2,40 per werkdag en wordt jaarlijks geïndexeerd.
Gemengde werkdag
Als een werknemer op één dag zowel deels thuiswerkt als naar kantoor reist, kun je óf de gerichte vrijstelling voor de reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer toepassen óf de gerichte vrijstelling voor thuiswerken. Het is de werkgever die hierover beslist. Op zo’n ‘gemengde’ werkdag is samenloop van deze twee vrijstellingen dus niet toegestaan. Dit geldt zowel voor het vergoeden van het fiscale maximum per woon-werkkilometer als voor het vergoeden van de daadwerkelijke ov-kosten.
Als de werknemer op een dag deels thuiswerkt en een zakelijke reis niet zijnde woon-werkverkeer (dienstreis) maakt, mag de werkgever wel de gerichte vrijstelling van € 0,23 per kilometer én de gerichte vrijstelling voor thuiswerken toepassen.
Abonnement
gerichte vrijstelling
Als sprake is van het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van een ov-chipkaart, een ov-abonnement, een auto van de zaak of een fiets van de zaak, geldt dat de organisatie de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten alleen kan toepassen als de werknemer op die betreffende thuiswerkdag geen gebruikmaakt van de ov-chipkaart, het ov-abonnement, de auto van de zaak, de fiets van de zaak of ander vervoer vanwege de inhoudingsplichtige om hiermee naar de vaste plaats van werkzaamheden te reizen. Maakt de werknemer daar op die dag wel gebruik van, dan reist hij op kosten van de werkgever naar de vaste plaats van werkzaamheden. Voor die ‘gemengde’ werkdag is de gericht vrijgestelde vergoeding voor thuiswerkkosten niet mogelijk.
Een belaste thuiswerkvergoeding of reiskostenvergoeding is (ook op een gemengde werkdag) wel onbelast te maken door gebruik van de vrije ruimte.
Vast
afspraken maken
De werkgever kan ook een vaste periodieke thuiswerkvergoeding geven, wat wel zo praktisch is. Voor een vaste vergoeding van de thuiswerkkosten (en ook de reiskosten) moet de werkgever afspraken maken met de werknemer over de verdeling aan thuiswerkdagen en werkdagen op de vaste werkplek. De werkgever kan de vaste vergoeding op die afspraken baseren. Let wel op dat je die vaste vergoeding soms opnieuw aan de voorwaarden moet toetsen of moet herberekenen.
Voor de vaste onbelaste thuiswerkkostenvergoeding moet de werknemer op minstens 128 dagen per kalenderjaar thuiswerken, waardoor de werkgever hem een vaste onbelaste vergoeding voor de thuiswerkkosten over 214 werkdagen per jaar mag geven.