2.3 Thuiswerkbeleid
afspraken
Als werknemers regelmatig thuiswerken, is het verstandig om daar goede afspraken over te maken. De afspraken kunnen gaan over bijvoorbeeld de thuiswerkplek, thuiswerkvergoedingen, bereikbaarheid en een gezonde en veilige werkomgeving.
2.3.1 Thuiswerkregeling opstellen
draagvlak
Een thuiswerkregeling is bij uitstek een project om samen met werknemers op te pakken. Door bij hen input te verzamelen, kan de werkgever de regeling zo goed mogelijk op de praktijk en de wensen van werknemers afstemmen. Zo creëert hij draagvlak en tevredenheid. Vraag wat de werknemers willen rond de verschillende onderwerpen die in de thuiswerkregeling aan bod kunnen komen: bijvoorbeeld de arbeidsomstandigheden thuis, vergoedingen en verstrekkingen, bereikbaarheid en roosters, communicatie en ICT.
Lees meer over de verschillende onderwerpen die aan bod kunnen komen bij het opstellen van de thuiswerkregeling op rendement.nl/hrdossier.
Vraagstuk
thuiswerken
bedrijfsafspraken
Een belangrijk vraagstuk om te bespreken en afspraken over te maken, is in welke situaties thuiswerken mogelijk is en voor hoeveel dagen of uren per week. Werknemers mogen hierover hun zegje doen, maar zij kunnen op basis van de wet geen thuiswerkrecht afdwingen. Mogelijk dat de cao wel meer rechten bevat. Daarnaast kan het zo zijn dat er al bedrijfsafspraken bestaan of dat er in de loop der tijd rechten zijn verworven. Speelt dit allemaal niet, dan heeft de werkgever de vrijheid om zelf een beslissing te nemen. De werkgever kan goede redenen hebben om thuiswerken te begrenzen.
In de thuiswerkregeling neemt de werkgever op wanneer en hoeveel er kan worden thuisgewerkt. Het is te overwegen om expliciet vast te leggen dat de bevoegdheid hierover te beslissen bij de werkgever ligt en in welke situaties een beslissing kan worden teruggedraaid.
Personeelshandboek
arbeidsvoorwaarden
De werkgever kan de thuiswerkregeling toevoegen aan het personeelshandboek. Aan de hand van de algemene regeling kan de werkgever individuele afspraken maken in een thuiswerkovereenkomst (zie volgende paragraaf) of overeenkomst voor hybride werken. Zorgen de afspraken voor wijziging van de arbeidsvoorwaarden, dan heeft de werkgever in principe de individuele instemming van werknemers nodig. Na het vastleggen van de afspraken kan de werkgever niet zomaar terug.
Rol van de medezeggenschap
instemmingsrecht
Het is verstandig de ondernemingsraad (OR) bij het beleid te betrekken. Hoewel een thuiswerkregeling niet specifiek in de wet genoemd is als onderwerp waarover de OR instemmingsrecht heeft, geldt dit wel voor onderwerpen die in de regeling aan bod komen, zoals de regels voor arbeids- en rusttijden, arbobeleid, werkoverleg en software om werknemers te controleren. Daarnaast is het adviesrecht in sommige situaties van toepassing.
2.3.2 Thuiswerkovereenkomst
individueel
Een thuiswerkregeling biedt duidelijkheid over de rechten en plichten en kan een bijdrage leveren aan het op orde brengen van de randvoorwaarden om het thuiswerken succesvol te laten zijn. De afspraken die op basis van de thuiswerkregeling gelden, kan de werkgever ook individueel vastleggen in de vorm van een thuiswerkovereenkomst. Zo weten de werkgever en de werknemer precies waar ze aan toe zijn en welke afspraken gaan gelden.
Faciliteiten
vastleggen
In de thuiswerkovereenkomst gaat het niet alleen om basisafspraken, zoals hoeveel uur per week de werknemer thuiswerkt, wat de thuiswerkdagen zijn en welke thuiswerkvergoeding hij ontvangt. De werkgever doet er goed aan om bijvoorbeeld ook vast te leggen of de werknemer gebruikmaakt van faciliteiten van de werkgever (en zo ja, welke?), wanneer een werknemer bereikbaar moet zijn en hoe de communicatie met collega’s moet verlopen. Ten slotte dient de thuiswerkovereenkomst ook om vast te leggen dat de werknemer de regels over het inrichten van de thuiswerkplek en arbeidsomstandigheden zal naleven.
De werkgever kan de OR vragen om mee te denken over het financiële plaatje van thuiswerken. Zo heeft de werkgever de mogelijkheid om binnen de fiscale grenzen werknemers een thuiswerkvergoeding te verstrekken.