7.4 Risicodialoog: opmaat naar cultuurontwikkeling
inspectie
risicodialoog
Het delen van kennis over en ervaringen met risico’s is bij uitstek geschikt voor de ontwikkeling van een organisatiecultuur. Zo kunnen tijdens het uitvoeren van inspecties of een RI&E dialogen plaatsvinden over de relevantie van bepaalde risico’s. Die kunnen leiden tot ideeën voor beheersmaatregelen, maar, nog belangrijker, ook tot gedeelde opvattingen en gemeenschappelijke normen. De onderlinge communicatie over deze normen maakt duidelijk welke waarden de organisatie hanteert. De communicatie heeft ook een vormende werking op die waarden. De risicodialoog vormt zodoende de rode draad tijdens het proces van de dynamische RI&E. Hierna volgen een paar tips om de kwaliteit van de dialoog tijdens de belangrijkste stappen (inventariseren en evalueren) te bevorderen.
7.4.1 Stap 1: Inventariseren van de risico’s
interventie
Een inventarisatie is een vorm van interventie. Uw organisatie heeft een bepaald thema over gezond of veilig werken waarschijnlijk al op de kaart staan voordat de dynamische RI&E start.
De ondernemingsraad (zie ook hoofdstuk 9) kan een thema al jaren op de agenda hebben staan, waardoor die OR er vervolgens ook bij betrokken wil worden. Ligt een thema gevoelig bij een aantal leidinggevenden, dan is het belangrijk om juist hen te betrekken bij de aanpak.
Draagvlak
scope
inventarisatieronde
verwachting
Het in kaart brengen van de betrokkenen en hun meningen of belangen is essentieel voor draagvlak. Hier volgen vijf tips die daarbij helpen:
- Maak het risico om te inventariseren zo specifiek mogelijk. Kies voor een scope, bijvoorbeeld het aantal mensen dat moet ‘overwerken’ op een afdeling of het gebruik van bepaalde gereedschappen.
- Formuleer heldere vragen en bespreek de onderzoeksmethode met de betrokken mensen. Bijvoorbeeld als u samen met de werknemers een OOG-ronde (observatie onbewust gedrag) wilt uitvoeren om de risicodialoog te starten.
- Zorg dat de betrokkenen zich vrij kunnen maken en plan maximaal een uur in voor een inventarisatieronde of dialoogsessie. Zo voorkomt u dat de dialoog zich uitbreidt naar heel andere thema’s.
- Parkeer een discussie als blijkt dat verdiepend onderzoek nodig is, bijvoorbeeld bij complexe risico’s als werkstress, straling, explosiegevaar of risico’s waarbij onvoldoende kennis aanwezig is.
- Zorg voor realistische verwachtingen als de werknemers aan de slag gaan met het onderzoeken van risico’s.
7.4.2 Stap 2: Analyseren van de risico’s
relevant
Bij onderzoeken gaat het om het verzamelen van informatie over de risico’s, bij analyseren geldt dat u structuur geeft aan de informatie. De bevindingen die geen relevante relatie hebben tot het thema zet u apart. Bijvoorbeeld als u tijdens de observatieronde een afgekeurde heftruck tegenkomt, terwijl de focus lag op fysieke belasting.
Ontleden
omschrijven
De bedrijfskundige begrippenbank beschrijft analyseren als volgt: ‘Analyseren is het systematisch ontleden van een complex probleem in zijn elementen. Dat wil zeggen dat u kunt omschrijven wát het probleem nu precies is, wat de oorzaken kunnen zijn, wie erbij betrokken zijn en wat u nog meer moet weten om het probleem te kunnen oplossen. Vaak is een goede analyse het begin van de oplossing.’
Verdiepend onderzoek doen
oorzaak
Een bevinding in een organisatie: ‘40% van de werknemers op een afdeling is ontevreden over de leidinggevende’. In de praktijk roept dit verschillende reacties op: de leidinggevende krijgt stress, de afdeling HR kan met een haastig oordeel komen en de werknemers bedoelen misschien iets anders. Dit vraagt om een verdiepend onderzoek naar de oorzaken, namelijk door interviews te organiseren met de betrokkenen. Bij voorkeur gebeurt dat door een onafhankelijke en daarvoor geautoriseerde arbokerndeskundige.
Context
reorganisatie
Belangrijk voor een goede analyse is de context: welke groep heeft belang bij het advies en wat is de situatie in relatie tot het risico? Zo kan tijdens een reorganisatie onvrede heersen bij werknemers. Daardoor kunnen zij andere antwoorden geven op vragen dan als zij net een leuk teamuitje hebben gehad. Probeer bij een opvallend verschil onderscheid te maken tussen ‘risico’, ‘gevaar’ of ‘mening’.
Tips
vergelijken
bron
Hier volgen vijf tips voor uw analyses:
- Parkeer bepaalde opvattingen over veilig of gezond werken. Analyseer de gegevens uit ongevalregistraties, verzuimcijfers of laat bij twijfel een verdiepend onderzoek uitvoeren (zie de scope-RI&E uit hoofdstuk 2).
- Vergelijk bepaalde bevindingen met bijvoorbeeld cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Hoe verhoudt het verzuim zich binnen de sector? Of is valgevaar een risico binnen de sector?
- Leg verbanden tussen bevindingen en geef aan welke aspecten elkaar versterken bij het onderliggende vraagstuk. Als bijvoorbeeld 45 werknemers regelmatig moeten overwerken en het aantal ongevallen toeneemt, zegt dat mogelijk iets over werkdruk als oorzaak van de ongevallen. Dan is een verdiepend onderzoek aan te bevelen.
- Achterhaal samen met de werknemers wat de oorzaken zijn van een risico. Wie de oorzaak bij de bron heeft gevonden, vindt makkelijker een oplossing.
- Houd rekening met diverse verhoudingen binnen de organisatie: welke krachten kunnen invloed uitoefenen op het probleem of de oplossing?
Een organisatiecultuur ontstaat en ontwikkelt zich door het delen van ervaringen in een organisatie. Dit ‘natuurlijke’ proces is vergelijkbaar met het ontstaan van een managementsysteem (zie hoofdstuk 6) uit een RI&E.