4.4 Gebruikersvriendelijkheid
toegankelijk
Eén van de weinige regels die de overheid stelt aan de vorm van de arbocatalogus is dat het document voor iedereen – dat wil zeggen alle werknemers, leidinggevenden en functionarissen uit de sector – toegankelijk is. Iedereen moet de mogelijkheid hebben de catalogus te allen tijde in te zien. Ook moet de inhoud helder zijn en voor iedereen te begrijpen.
Testen
Het is dan ook verstandig een catalogus voor definitieve publicatie te testen bij een groep toekomstige gebruikers. Dit kunt u als tip meegeven aan de opstellers. Een aantal sectoren heeft ervaren dat met een paar wijzigingen de gebruikersvriendelijkheid fors kan toenemen.
4.4.1 Toegang
raadplegen
eindgebruiker
In de wet staat dat iedere medewerker en functionaris uit de sector toegang moet hebben tot de arbocatalogus. Het is dus belangrijk dat sociale partners nadenken over de vorm van de catalogus: op papier, via inter- of intranet? Uitgangspunt is dat de toegang geen belemmering vormt om de arbocatalogus te raadplegen. Dit geldt zowel voor de fysieke toegang (Waar kan ik het document vinden? Hoe kan ik inloggen? Waar staat welke informatie?) als de letterlijke toegankelijkheid van het document. Is de arbocatalogus gemakkelijk te lezen of staat de tekst vol onbegrijpelijk jargon? Is de structuur helder en gebruikersvriendelijk? Het gebruikersniveau moet liggen op het niveau van de gemiddelde eindgebruiker. Hij moet de arbocatalogus voor zijn eigen werk op de juiste manier kunnen raadplegen.
4.4.2 Communicatie
op de hoogte
bepalen
De overheid eist dat organisaties moeite doen om het bestaan van de arbocatalogus bekend te maken onder de achterban. Met andere woorden: elke eindgebruiker in de sector moet op de hoogte zijn van het bestaan van de catalogus en het moet hem duidelijk zijn hoe hij het document moet gebruiken. Sommige branches investeren in twee versies: een integrale versie en een publieksversie waarin de belangrijkste punten zijn samengevat. Werknemers kunnen zo gemakkelijk bepalen welke onderdelen op hen van toepassing zijn. Sommige organisaties beleggen een bijeenkomst over de arbocatalogus en het gebruik van een eventueel digitaal programma.
U kunt zelf een workshop geven om werknemers wegwijs te maken in arboland en het belang van de arbocatalogus voor hen persoonlijk duidelijk te maken.
Netwerk
arbobeleid
bindende factor
De arbocatalogus moet verkrijgbaar zijn voor elke functionaris die directe betrokkenheid heeft bij het arbobeleid. Dit betreft u als arboprofessional, de werkgever, de leden van de ondernemingsraad (OR), de arbodienst en vertegenwoordigers van de sociale partners. De catalogus is voor sectoren en werkgevers een belangrijke tool om kennis over arbo en arbobeleid te delen. De arbocatalogus kan zo dienen als een bindende factor voor kennis over arbeidsomstandigheden in de gehele sector en de interne en externe communicatie daarvan.
Medezeggenschap
draagvlak
instemmingsrecht
Het is voor branches raadzaam om in de communicatiecampagne apart aandacht te schenken aan de rol van de OR. Actieve betrokkenheid van ondernemingsraden vergroot het draagvlak voor de arbocatalogus binnen organisaties. En formeel heeft de raad natuurlijk wettelijke bevoegdheden bij het doorvoeren van maatregelen op ondernemingsniveau. Bij het arbobeleid is vaak sprake van instemmingsrecht en dat geldt dus ook voor de manier waarop de werkgever de arbocatalogus wil benutten.