4.2 Vormvrij document
digitaal
De arbocatalogus is een vormvrij document. Dit wil zeggen dat de opstellers van de catalogus in principe zelf bepalen hoe zij hun oplossingen presenteren. Veel arbocatalogi zijn digitaal, maar er zijn ook catalogi die op papier zijn uitgebracht, of een digitale én papieren variant kennen.
Niet alleen tekst
adequaat
commniceren
Ook bevatten de catalogi naast tekst tabellen, grafieken of rekenmodellen. Verder hebben de sociale partners in de catalogus vaak bestaande brancherichtlijnen en oplossingen geïncorporeerd. In principe is alles toegestaan, als het document maar helder, begrijpelijk en adequaat is. Een tweede belangrijke voorwaarde is dat de arbocatalogus voor iedereen toegankelijk moet zijn. Zowel werkgevers, werknemers als controleurs van Inspectie SZW moeten zonder al te veel moeite het document kunnen raadplegen. De derde voorwaarde is dat de branches helder over de arbocatalogus moeten communiceren met de eindgebruikers. De aanwezigheid en inzichtelijkheid van het document is niet voldoende.
De branche moet de eindgebruikers er actief op wijzen dat er een eigen arbocatalogus bestaat en inzicht bieden in de voordelen ervan.
4.2.1 Helderheid
structuur
inhoud
De belangrijkste vormregel met betrekking tot de arbocatalogus is begrijpelijkheid en helderheid. Allereerst moet de structuur van het document logisch zijn. Niemand zit te wachten op een document waar geen begin of eind aan zit. Elke gebruiker moet zonder problemen en binnen niet al te lange tijd kunnen vinden wat hij zoekt. Ook is van belang dat de inhoud van de arbocatalogus helder is. In korte en bondige bewoordingen moet duidelijk worden welke doelen worden gesteld. Het uitgangspunt van deze beschrijving is duidelijkheid. Zo kan het zijn dat sommige kwesties beter te begrijpen zijn aan de hand van een tabel of grafiek dan met een lange lap tekst.
Overnemen
Deze regel geldt ook voor het gebruik van andere bronnen. Als ze het doel van helderheid en begrijpelijkheid dienen, heeft Inspectie SZW er niets op tegen. Sociale partners kunnen hun voordeel doen met branchenormeringen uit wetenschappelijke onderzoeken, bestaande werkprocessen, tools, rekenmodellen, oplossingenboeken, jurisprudentie, brancherichtlijnen en best practices, ook uit andere branches. Ze mogen die letterlijk overnemen of ernaar verwijzen.
4.2.2 Openbaarheid
toegang
De tweede regel die Inspectie SZW stelt ten aanzien van de vorm is de toegankelijkheid van het document. In de wet staat dat elke medewerker en functionaris uit de sector toegang moet hebben tot de arbocatalogus. Het is dus zaak om goed na te denken over de vorm waarin de sociale partners de catalogus willen aanbieden. Is dat op papier of op usb-stick of dvd? Of komt de catalogus op inter- of intranet? Het spreekt voor zich dat de meest geschikte vorm per organisatie kan verschillen. Grote bedrijven zijn misschien gebaat bij een openstelling via internet, terwijl kleinere organisaties vaak kunnen volstaan met een papieren versie.
4.2.3 Communicatie
voornaamste punten
Tot slot vindt Inspectie SZW het belangrijk dat branches én bedrijven daadwerkelijk met werknemers communiceren over de arbocatalogus. Elke werknemer en gebruiker in de sector moet op de hoogte zijn van het bestaan van de catalogus en het moet voor iedereen duidelijk zijn hoe de arbocatalogus werkt. Hiertoe kan de branche bijeenkomsten en cursussen organiseren of bijvoorbeeld een brochure of nieuwsbrief uitgeven met de voornaamste punten uit de catalogus.
Punten van aandacht
Ondanks de vormvrijheid is de vorm van de arbocatalogus wel degelijk een punt van aandacht voor Inspectie SZW. De Inspectie let bij toetsing op de volgende punten:
- Helderheid: de arbocatalogus moet in heldere en duidelijke bewoordingen zijn opgesteld. De catalogus moet voor elke eindgebruiker uit de sector leesbaar en begrijpelijk zijn. De structuur van het document is logisch en doorzichtig.
- Openbaarheid: elke medewerker en gebruiker uit de sector moet toegang hebben tot de arbocatalogus. Het document moet openbaar en gemakkelijk toegankelijk zijn.
- Communicatie: elke medewerker en gebruiker uit de sector moet op de hoogte zijn van het bestaan van de arbocatalogus en het moet voor iedereen duidelijk zijn hoe het document werkt.
4.2.4 Toetsing
totstandkoming
Zoals gezegd gaat de wetgever ervan uit dat werkgevers en werknemers heel goed in staat zijn om zelf een professionele arbocatalogus op te stellen. Daarom worden de catalogi niet uitgebreid getoetst. Wel bekijkt Inspectie SZW of de totstandkoming van de catalogus goed is verlopen en of de catalogus adequaat is. Bij de toetsing let deze instantie op het volgende:
- Om welke branche of sector gaat het? In de arbocatalogus moet duidelijk staan voor wie het document is bedoeld.
- De opstellers van de arbocatalogus moeten de werkgevers en werknemers in dit werkgebied vertegenwoordigen.
- De catalogus moet beschikbaar en bekend zijn voor werkgevers en werknemers.
- De inhoud van de catalogus is niet in strijd met de wet.
Vorm
Wat betreft de vorm van de arbocatalogus gebruikt Inspectie SZW de volgende regels:
- De arbocatalogus moet begrijpelijk en helder zijn opgesteld.
- De arbocatalogus moet voor iedereen toegankelijk zijn.
- De arbocatalogus moet bekend zijn bij de achterban.