3.3 Praktische berekeningsmethoden
In plaats van bij de berekening van de vaste reiskostenvergoeding het aantal keren per jaar dat de werknemer naar de vaste werkplek reist te vermenigvuldigen met de reisafstand, mag een organisatie ook één van de twee praktische berekeningswijzen van de Belastingdienst toepassen.
3.3.1 Vaste werkplek
214 dagen
128 dagen
Reizen de werknemers meestal naar een vaste werkplek, dan mag een werkgever voor de berekening van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding uitgaan van het volgende:
- De werknemer reist jaarlijks vermoedelijk in minstens (70% van 52 weken =) 36 weken naar de vaste werkplek.
- Een jaar heeft 214 werkdagen (bij voltijds dienstverband). Hierbij is al rekening gehouden met kortstondige afwezigheid wegens vakantie, verlof en ziekte.
- Voor werknemers in deeltijd past de werkgever deze methode naar evenredigheid toe.
- Een organisatie geeft een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer.
Methode 1
delen door 12
aannemelijk maken
Bij deze praktische berekeningsmethode vermenigvuldigt de werkgever het aantal werkdagen met de totale afstand per dag. Het totale aantal kilometers voor een jaar wordt vervolgens vermenigvuldigd met de onbelaste kilometervergoeding van maximaal € 0,19. De uitkomst wordt door 12 gedeeld, om tot de vaste reiskostenvergoeding per maand te komen of door 52 om de vaste vergoeding per week vast te stellen. Is het uitgangspunt van 214 werkdagen per jaar te weinig en wil de werkgever uitgaan van minstens 25% meer werkdagen? Dan mag hij van het hogere aantal uitgaan als hij dit aannemelijk kan maken.
Rekenvoorbeeld vaste werkplek
deeltijd
Renate werkt fulltime en heeft één vaste werkplek op 30 kilometer van haar woning. Ze reist elke dag met eigen vervoer naar haar werkplek. Renate voldoet aan de voorwaarden en dus mag haar werkgever haar een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven volgens methode 1. De onbelaste reiskostenvergoeding mag maximaal 214 × (2 × 30) × € 0,19 = € 2.439,60 bedragen, oftewel € 203,30 per maand. Zou Renate in deeltijd werken, bijvoorbeeld vier dagen per week, dan zou haar werkgever haar een vaste onbelaste reiskostenvergoeding kunnen geven van maximaal (4/5 × € 203,30 =) € 162,64 per maand.
Bij gebruik van praktische methode 1 moet een organisatie nacalculatie toepassen als de enkelereisafstand tussen de woning of verblijfsplaats en vaste werkplek meer is dan 75 kilometer (dus meer dan 150 kilometer in totaal).
3.3.2 Geen vaste werkplek
Als de werknemer niet altijd naar een vaste werkplek reist, kan een organisatie een ruimere berekeningswijze toepassen. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten:
- De werknemer reist jaarlijks op minstens 128 dagen naar de vaste werkplek.
- Een jaar heeft 214 werkdagen (bij voltijds dienstverband).Hierbij is al rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, vakantie, verlof en ziekte.
- Een organisatie geeft een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer.
Door het vereiste van minstens 128 reisdagen per jaar kan de voltijds werknemer tot twee dagen per week thuiswerken met behoud van de vaste onbelaste kostenvergoeding alsof hij 214 reisdagen heeft.
Methode 2
Bij deze berekeningsmethode wordt het aantal werkdagen vermenigvuldigd met de totale afstand per dag, en vervolgens met de onbelaste kilometervergoeding. De uitkomst wordt door 12 (of 52) gedeeld voor de vaste vergoeding per maand (of week).
stopzetten
De werkgever past het aantal reisdagen (128) en werkdagen (214) naar evenredigheid toe als:
- de werknemer minder dan vijf dagen per week werkt;
- de reisafstand verandert;
- het dienstverband gedurende het jaar start of stopt;
- de organisatie de vaste reiskostenvergoeding stopzet.
Rekenvoorbeeld geen vaste werkplek
Stef werkt vier dagen per week. Hij reist drie dagen per week naar dezelfde werkplek (woon-werkverkeer) en één dag per week werkt hij thuis. De enkelereisafstand van zijn woning naar zijn werk bedraagt 20 kilometer. Stef voldoet aan de voorwaarde om de 128-dagenregeling toe te passen als hij ten minste 102 dagen van het kalenderjaar (4/5 van 128 dagen) naar de vaste werkplek reist.
In dat geval mag de onbelaste vergoeding worden berekend alsof hij op ten hoogste 172 dagen (4/5 van 214 dagen) van het kalenderjaar naar de vaste werkplek reist. De maximaal te ontvangen onbelaste vaste reiskostenvergoeding bedraagt dan afgerond € 109 per maand ((172 dagen × 40 kilometer × € 0,19)/12 maanden).