3.2 Hoogte van reiskostenvergoeding
verhuizing
De werkgever kan de hoogte van de reiskostenvergoeding bepalen door de lengte van de zakelijke reizen (het aantal kilometers) te vermenigvuldigen met het vermoedelijke aantal keren dat de werknemer deze aflegt in een jaar, en vermenigvuldigt met de vergoeding (maximaal € 0,19 is gericht vrijgesteld). Bij tussentijdse wijzigingen in de omstandigheden – zoals een verhuizing of aanpassing van het aantal werkdagen – moet de vaste vergoeding worden aangepast.
3.2.1 Reisafstand
gebruikelijke route
Voor de berekening van de vaste reiskostenvergoeding is de (enkele) reisafstand nodig. Hoe is die precies te bepalen? Veel routeplanners geven bijvoorbeeld de keuze tussen de snelste of kortste route.
De fiscus kijkt naar de meest gebruikelijke route. Welke route in de praktijk als gebruikelijk geldt, zal van de specifieke situatie afhangen. Bij rechtszaken in het verleden leek de fiscus voor de meest gebruikelijke route vaak van de kortste route uit te gaan, terwijl dit soms helemaal niet de snelste of meest logische route was.
3.2.2 Zakelijke kilometers
privé-overwegingen
Bij de bepaling van de reisafstand moet een organisatie in elk geval van de zakelijke kilometers uitgaan. De gerichte vrijstelling geldt niet voor:
- een vergoeding voor (delen van) reizen waarvoor een organisatie voor vervoer zorgt;
- uit privéoverwegingen gereden omrijkilometers, bijvoorbeeld om een kind naar de kinderopvang te brengen.
Omrijkilometers kan een werkgever dus niet onbelast vergoeden. Maar als een werknemer extra kilometers maakt en daardoor veel sneller op het werk is omdat hij met de langere route een brug vermijdt die geregeld openstaat, lijkt het logisch dat de fiscus die route als gebruikelijk accepteert.
Stem van tevoren met de Belastingdienst af met welke route/reisafstand rekening is gehouden bij de berekening van de vaste reiskostenvergoeding voor de werknemers.
3.2.3 Nacalculatie
vaste werkplek
Een organisatie kan een vaste onbelaste reiskostenvergoeding met nacalculatie afspreken met de werknemers. Hierbij hoeft de werknemer niet per se naar een vaste werkplek te reizen. Het kan ook gaan om de vergoeding van regelmatige zakelijke reizen naar andere plekken. Bij nacalculatie gaat een werkgever na of de onbelast betaalde vaste vergoeding overeenkomt met de vermenigvuldiging van het werkelijke aantal zakelijke kilometers, maximaal € 0,19 per kilometer.
Als een werknemer meerdere vaste werkplekken heeft, is het noodzakelijk om voor elke werkplek afzonderlijk te toetsen of aan de voorwaarden wordt voldaan. Is dat het geval, dan mag een organisatie een vaste onbelaste vergoeding voor de reiskosten naar die werkplek geven.
Einde kalenderjaar
einde dienstbetrekking
De nacalculatie vindt plaats aan het einde van het kalenderjaar. Als de dienstbetrekking gedurende het jaar eindigt, moet de werkgever nacalculatie toepassen in het loontijdvak na de maand van het einde van de dienstbetrekking. Eindigt de dienstbetrekking in december, dan moet nacalculatie alsnog aan het einde van dat kalenderjaar plaatsvinden.