3.5 Fiscale eisen voor elektronische facturen
geen extra eisen
alleen toegestaan
beveiliging
Om elektronisch te kunnen gaan factureren, moeten de facturen wel aan een aantal eisen voldoen. De Belastingdienst stelt geen extra eisen aan elektronisch factureren en behandelt e-facturen hetzelfde als papieren facturen. U moet daarom rekening houden met de volgende vereisten:
- de afnemer moet akkoord gaan met de factuur (zie paragraaf 3.5.1);
- de factuur moet de wettelijk verplichte gegevens bevatten (zie paragraaf 3.1.2);
- de factuur moet authentiek en integer zijn (zie paragraaf 3.5.2);
- de Belastingdienst moet de factuur kunnen controleren (zie paragraaf 3.5.3).
3.5.1 Akkoord met de factuurHEADER_BREAK
Elektronische verzending van een factuur is alleen toegestaan als de afnemer daarmee akkoord gaat. Een afnemer hoeft een elektronisch uitgereikte factuur van uw onderneming niet zonder meer te accepteren.
zonder commentaar
U kunt dit vooraf afstemmen met de afnemer. Heeft u vooraf geen afspraken gemaakt en verwerkt de afnemer zonder commentaar de factuur, dan aanvaardt hij daarmee automatisch de e-factuur.
3.5.2 Authentiek en integerHEADER_BREAK
controleren
De Belastingdienst stelt geen voorwaarden voor de beveiliging van e-facturen. U mag zelf bepalen of u facturen beveiligt en hoe u dat doet. U moet wel aan kunnen tonen dat uw onderneming de e-factuur heeft verstuurd (authenticiteit) en dat de e-factuur onveranderd is (integriteit). Om de authenticiteit en integriteit te controleren is het mogelijk de e-factuur met andere documenten te vergelijken.
BeschermenHEADER_BREAK
juridisch begrip
Grote ondernemingen nemen vaak extra maatregelen door een ‘geavanceerde elektronische handtekening’ op de factuur te zetten (zie kader). Bovendien is het belangrijk dat u e-facturen beschermt tegen diefstal, vernieling of corruptie.
Elektronische of digitale handtekening HEADER_BREAK
waarborgen
Een elektronische handtekening is een set van elektronische gegevens die is vastgehecht aan een elektronisch document en dient als methode van authenticatie. De elektronische handtekening is een juridisch begrip, dat op veel technische manieren kan worden uitgewerkt. Daarvoor is noodzakelijk dat de elektronische handtekening:
- op unieke wijze is verbonden aan de ondertekenaar;
- het mogelijk maakt om de ondertekenaar uniek te identificeren;
- tot stand komt met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden;
- op een zodanige manier aan het elektronische document is verbonden dat elke wijziging achteraf van het betreffende document kan worden opgespoord.
Het creëren van die waarborgen gebeurt door het gebruik van een technische vorm van een elektronische handtekening: de digitale handtekening. De digitale handtekening is een uniek stukje programmatuur dat ervoor zorgt dat aan de genoemde voorwaarden wordt voldaan.
3.5.3 Controle door de fiscusHEADER_BREAK
duidelijk maken
Het is belangrijk dat u de gegevens van de factuur goed bewaart (zie ook paragraaf 3.1.2). Bij een eventuele controle van de fiscus moet u duidelijk kunnen maken wat er allemaal met de factuur is gebeurd, van de bestelling tot de betaling. Daarnaast moet u erop toezien dat de factuur klopt.
Als afnemer moet u er ook op toezien dat de goederen echt zijn besteld en ontvangen. De uitkomst moet u goed bewaren voor een eventuele controle van de fiscus.