1. De basis van e-factureren

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier FA Rendement

Publicatiedatum: augustus 2018

Elektronisch factureren (e-factureren) is steeds meer in opkomst en heeft de toekomst. Het is snel, efficiënt, betrouwbaar en levert een flinke kostenbesparing op. Er zijn echter nog genoeg ondernemingen die de stap niet durven te zetten en vasthouden aan de vertrouwde papieren factuur. Mocht uw onderneming nog niet zijn overgestapt, dan is het verstandig om eens na te gaan of u kunt profiteren van e-factureren.

papieren factuur

Uit onderzoek van Deloitte in 2014 blijkt dat er in Nederland per jaar 548 miljoen verkoopfacturen en 531 miljoen inkoopfacturen worden verstuurd. Als dat allemaal papieren facturen zijn, is dat een flinke berg aan papier dat moet worden geprint en per post verstuurd. Dan maar overstappen op e-factureren. Maar wat is nu precies e-factureren? Wat zijn de recente ontwikkelingen op het gebied van e-factureren?

1.1 Definitie van e-factureren

Bij e-factureren gaat het om het elektronisch verzenden, ontvangen en verwerken van een factuur. Een e-factuur wordt vaak ten onrechte verward met een e-mail met daarin een factuur in pdf of Word. Dat is weliswaar een digitale factuur, maar daardoor is het nog geen e-factuur. Een e-factuur kan automatisch worden ingelezen en verwerkt door het...

1.2 Belanghebbenden bij e-factureren

Naast uw onderneming zijn er ook andere partijen die belang (kunnen) hebben bij e-factureren, namelijk: uw klanten; de overheid; de aanbieders van e-factureren. 1.2.1 KlantenHEADER_BREAK De klanten van uw onderneming zullen ook profiteren van de voordelen van e-factureren. Misschien heeft u zelfs klanten die vragen om e-facturen, omdat ze zelf de...

1.3 De factuurcyclus

Eén ding verandert niet als u besluit over te stappen op e-factureren: de facturen zullen nog steeds een bepaald traject moeten doorlopen. Bij de verzender is de factuur een verkoopfactuur. Bij de ontvanger is diezelfde verkoopfactuur een inkoopfactuur geworden. Het is daarnaast aan te bevelen voor uw onderneming om na te gaan welke...

1.4 Ontwikkelingen

De laatste jaren zijn er de nodige ontwikkelingen geweest op het gebied van e-factureren. De Nederlandse overheid en Europa proberen het gebruik van e-factureren ook te stimuleren. Daarnaast komen er steeds meer standaarden om het gebruik van e-factureren in goede banen te leiden. 1.4.1 UBL als standaardHEADER_BREAK De laatste jaren is er gewerkt...

1.5 Wet- en regelgeving

Naast de hiervoor genoemde Nederlandse en Europese wetgeving, moet uw onderneming ook rekening houden met andere administratieve wetgeving. 1.5.1 Wet uiterste betaaltermijnHEADER_BREAK Net als voor een papieren factuur, moet u zich bij een e-factuur ook houden aan de regels voor betaaltermijnen. De regels hiervoor zijn opgenomen in Boek 6 van het...

1.6 Tips om te starten met e-factureren

Besluit uw onderneming om over te stappen op e-factureren, dan zijn er nog wel een aantal aandachtspunten: Kijk eens goed naar uw huidige financiële software. Waarschijnlijk kan uw software al omgaan met e-facturen, maar dat moet u dan wel ‘aan’ zetten. Heeft u gekozen om over te stappen op e-facturatie, doe dat dan gelijk voor alle facturen...

U bent hier