1.6 Tips om te starten met e-factureren
Dit artikel is eerder verschenen als Themadossier FA Rendement
Publicatiedatum:
augustus 2018
software
communiceren
één aanspreekpunt
Besluit uw onderneming om over te stappen op e-factureren, dan zijn er nog wel een aantal aandachtspunten:
- Kijk eens goed naar uw huidige financiële software. Waarschijnlijk kan uw software al omgaan met e-facturen, maar dat moet u dan wel ‘aan’ zetten.
- Heeft u gekozen om over te stappen op e-facturatie, doe dat dan gelijk voor alle facturen. Richt uw volledige administratie in alsof alle facturen elektronisch binnenkomen. Het heeft uiteraard de voorkeur om te werken met UBL-bestanden. Mocht het nodig zijn, dan kunt u ook werken met pdf-bestanden.
- Om van e-factureren een succes te maken, is betrokkenheid in uw onderneming nodig. Zorg ervoor dat de betrokken afdelingen op de hoogte zijn van het e-factureren. Het is dus belangrijk om intern goed te communiceren.
- Informeer uw leveranciers dat u bent overgestapt op e-factureren. Ook hierbij is het belangrijk dat u duidelijk communiceert. Geef duidelijk aan wat u van de leverancier verlangt.
- Het is niet handig als verschillende mensen zich met e-factureren gaan bemoeien. U kunt één aanspreekpunt aanwijzen voor vragen over e-factureren. Mocht die persoon er zelf niet uitkomen, dan kan hij altijd nog andere mensen inschakelen.
Stel e-facturatie verplicht in inkoopvoorwaarden HEADER_BREAK
In de inkoopvoorwaarden staan alle afspraken voor uw klant. Neem daarin ook op dat uw onderneming is overgestapt op e-factureren. U kunt het gebruik van e-facturen zelfs verplicht stellen in de inkoopvoorwaarden. Het is geen wettelijke eis om e-factureren vast te leggen in de inkoopvoorwaarden.