3.1 Het belang van de factuur
keten
Uw onderneming verkoopt goederen of diensten, en ongetwijfeld koopt zij ook goederen en diensten in. Dat betekent dat u met uw leveranciers en klanten in een keten zit. Alle ondernemingen en consumenten binnen deze keten doen zaken met elkaar en wisselen informatie met elkaar uit, zoals bij het plaatsen van een bestelling en bij de levering van producten of diensten. Ook bij het factureren wordt informatie uitgewisseld, in de vorm van factuurgegevens.
De route op weg naar de eindgebruikerHEADER_BREAK
omgekeerde route
Uw onderneming maakt deel uit van een keten van meerdere ondernemingen. De producten of diensten leggen een bepaalde route af op weg naar de eindgebruiker en iedere onderneming heeft daarin een bepaalde bijdrage. In een keten zijn meerdere ‘stromen’ te onderscheiden:
- goederenstromen; goederen (en ook diensten) ‘stromen’ van de leverancier naar de klant;
- geldstromen; geld stroomt van de klant naar de leverancier, en legt in vergelijking tot goederen en diensten dus de omgekeerde route af;
- informatiestromen; informatie stroomt beide kanten op, dus zowel van leverancier naar klant als andersom; product- en prijsinformatie, pakbonnen, facturen en promotiemateriaal stromen van de leverancier naar de klant. Inkoopopdrachten, aanvragen, klachten en betaalinformatie stromen van de klant naar de leverancier.
De facturering maakt dus een belangrijk onderdeel uit van de informatiestroom.
3.1.1 Waarom een factuur sturen? HEADER_BREAK
betalen
Een factuur is een overzicht van de geleverde goederen en diensten en geeft aan wat u hiervoor moet betalen. Er zijn verschillende redenen waarom uw onderneming een factuur stuurt.
BetalenHEADER_BREAK
contract
Uw onderneming verstuurt facturen op basis van de contracten die u met uw klanten heeft afgesloten en op grond waarvan u betaald wilt krijgen. Dan dient de factuur ervoor om te zorgen dat een afnemer daadwerkelijk betaalt. Dit is overigens niet altijd noodzakelijk, want soms vindt de betaling plaats door middel van automatische incasso. U heeft de betaling van de factuur dan zelf in de hand.
BTWHEADER_BREAK
factuur uitreiken
De Wet op de omzetbelasting verplicht uw onderneming om te factureren (zie ook paragraaf 3.1.2). De wet noemt dit ‘facturen uitreiken’. De BTW die uw onderneming op haar facturen vermeldt, moet u afdragen aan de Belastingdienst. De BTW die op de inkoopfacturen staat vermeld, mag u daarop in mindering brengen. Dit wordt ook wel de aftrek van voorbelasting genoemd. Bij internationaal zakendoen is de factuur bovendien een belangrijk douanedocument.
Contractuele verplichtingHEADER_BREAK
contractuele verplichting
Als uw onderneming factureert, laat u zien dat u van mening bent dat uw onderneming aan haar contractuele verplichtingen heeft voldaan. Dit communicatiemoment kunt u eventueel benutten door extra informatie te sturen over de betreffende producten en diensten.
De factuur vormt een onderdeel van de bewijsvoering als een klant niet wil of kan betalen. U moet de factuur ook kunnen laten zien bij eventuele geschillen met of controles van de Belastingdienst.
3.1.2 Fiscale vereistenHEADER_BREAK
vormvrij
De vorm van de factuur is in principe vrij. De Belastingdienst stelt echter wel eisen aan de gegevens die op de factuur moeten komen te staan.
ZorgvuldigHEADER_BREAK
waardepapier
De Belastingdienst omschrijft een factuur als: ‘een rekening voor geleverde goederen of verleende diensten die voldoet aan de voorgeschreven vereisten’ (zie het kader op de volgende pagina). De factuur is min of meer een waardepapier dat met zorg moet worden behandeld.
slordig
Als uw onderneming hiermee zorgvuldig omgaat, kan dit economisch voordeel opleveren. Andersom leidt het slordig omgaan met facturen tot boetes als uw onderneming niet aan de fiscale voorwaarden voldoet. Een ander negatief effect van slordig omgaan met facturen kan zijn dat klanten niet betalen (bijvoorbeeld omdat zij alleen willen betalen als uw facturen aan de wettelijke eisen voldoen) of dat het niet lukt om een wanbetaler via een juridische procedure tot betaling te dwingen.
Fiscus stelt strenge eisen aan de factuur HEADER_BREAK
gegevens
factuurnummer
Op grond van de wet moet een binnenlandse factuur in elk geval de volgende gegevens bevatten:
- de volledige naam van uw onderneming en die van uw afnemer;
- het volledige adres van uw onderneming en dat van uw afnemer;
- uw BTW-nummer;
- uw KvK-nummer;
- de datum waarop de factuur is uitgereikt;
- een opeenvolgend factuurnummer;
- duidelijke omschrijving van de goederen en diensten die zijn geleverd;
- de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van vooruitbetaling;
- het bedrag dat u in rekening brengt (exclusief BTW);
- het BTW-tarief en het BTW-bedrag.
In sommige situaties (zoals het buitenland) gelden afwijkende regels voor de facturen. U vindt hier meer over op de website van de Belastingdienst.
BewaarplichtHEADER_BREAK
zeven jaar
De rol van de factuur als ‘waardepapier’ in fiscaal opzicht en in het handelsverkeer stopt niet nadat de goederen zijn geleverd of de dienst is verleend. Elke onderneming moet op basis van de wettelijke bewaarplicht de factuur tenminste zeven jaar bewaren. Deze verplichting geldt ook voor de andere gegevens in de boekhouding.