7.4 Voorwaarden in de e-mail
geldig
Vaak zetten ondernemingen in hun e-mail of e-mailhandtekening neer dat op alle mailwisselingen de algemene voorwaarden van toepassing zijn, meestal met een link naar de algemene voorwaarden op hun website. Waarschijnlijk doet u dat ook. Algemene voorwaarden zijn echter pas geldig als de wederpartij de inhoud heeft kunnen lezen.
Als de overeenkomst niet (volledig) online tot stand komt, is er voor toezending van algemene voorwaarden per e-mail eerst de uitdrukkelijke toestemming van de wederpartij vereist. De állerveiligste weg is dus om uw algemene voorwaarden ook per post te verzenden.
Beperkte waarde
toegang
Als de link in de mailhandtekening ontbreekt, is de mededeling helemaal waardeloos. Maar zelfs met link heeft de e-mailhandtekening met verwijzing naar de voorwaarden, niet heel veel waarde. Alleen de link naar de voorwaarden is namelijk nog niet het ter hand stellen van de voorwaarden. Ze moeten meegezonden worden. Wilt u er zeker van zijn dat de wederpartij eenvoudig toegang heeft tot de algemene voorwaarden. Doe dan in ieder geval het volgende:
- Noem het product en de prijs in de e-mail.
- Vermeld dat de voorwaarden van toepassing zijn.
- Stuur de voorwaarden als pdf-bestand mee met de e-mail.
Agressief
uitsluiting
Als u en uw werknemers in de mailhandtekening al stellen dat op alle correspondentie de algemene voorwaarden gelden, komt dat nogal agressief over. Klanten zijn daar over het algemeen niet van gediend. Daarbij is het de vraag of het wel wenselijk is voor uw onderneming om de algemene voorwaarden van toepassing te laten zijn op alle mailtjes. Denk aan heel kleine, eenvoudige afspraakjes. Bovendien kan een klant daarop steevast antwoorden: ‘Ja, maar met uitsluiting van uw algemene voorwaarden.’