7.2 Factureren
scannen en herkennen
Een andere veelvoorkomende functionaliteit die meerwaarde biedt binnen ondernemingen is de mogelijkheid om documenten te scannen en herkennen. Hierbij wordt gebruikgemaakt van ‘Optical Character Recognition’ (OCR). De tekst van een gescand document, zoals een inkoopfactuur of kassabon, wordt herkend met behulp van verfijnde patroonherkenningssoftware. Vervolgens wordt het document verwerkt in de boekhouding.
Elektronisch
elektronisch factureren
direct
Het scannen van inkoopfacturen wordt steeds meer vervangen door elektronisch factureren: het elektronisch kunnen verzenden en ontvangen van facturen. Vanuit het oogpunt van efficiëntie is factureren via pdf-bestanden namelijk vreemd. Ondernemingen, overheden en andere organisaties maken hun facturen met administratieve software. De gegevens op die facturen bestaat dus uit data. In pdf-vorm zijn deze niet meer direct bruikbaar voor de ontvanger van een factuur. Daarom bestaan er ‘scan-en-herken’-oplossingen die een pdf-factuur weer omzetten in data. Daarnaast worden facturen handmatig verwerkt. Het is sneller, veiliger en nauwkeuriger om factuurgegevens direct vanuit software te versturen, zonder de tussenstap van een pdf. Boekhoudsoftware maakt het meestal eenvoudig mogelijk om over te stappen op e-factureren.
Wilt u overstappen op e-factureren? Op rendement.nl/fadossiers zijn verschillende tools te vinden, die de overstap naar e-factureren makkelijker maken.
Bankieren
Het gros van boekhoudpakketten heeft ook de mogelijkheid om elektronisch rekeningafschriften van de bank in te lezen en te verwerken in de boekhouding. Onder de noemer ‘automatische bankkoppeling’ bieden ABN AMRO, Rabobank, ING, KNAB en Bunq de mogelijkheid om elektronische bankafschriften automatisch in de boekhouding terecht te laten komen. Het handmatig up- en downloaden van bestanden is daarmee verleden tijd geworden.
Peppol
internationale standaard
Overheidsorganisaties vragen in toenemende mate om elektronische facturen via Peppol. Peppol is de internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen en orders. Om de veiligheid, kwaliteit en betrouwbaarheid van het Peppol-netwerk te garanderen, is de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) opgericht. Peppol is gebaseerd op open standaarden.
Sneller betalen met Peppol
sneller betalen
Peppol, de internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen en orders, kan ervoor zorgen dat facturen aanzienlijk sneller worden betaald. Dit deelde de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) mee naar aanleiding van kwantitatief onderzoek onder ruim 300 (mede)beslissingsbevoegden voor administratie en inkoop. Volgens de NPa is er een kleinere kans op vertraging van betalingen bij elektronisch factureren.