7.4 Referentie grootboekschema (RGS)

vereenvoudigen

Het Referentie grootboekschema (RGS) is een omvangrijk uniform grootboekrekeningschema dat als belangrijkste functie heeft rapportages vanuit de boekhouding te vereenvoudigen. Dit laatste wordt bereikt door bestaande (grootboek)rekeningschema’s te koppelen aan RGS en door rapportages (zoals vanuit SBR) te ontlenen aan RGS.

Opbouw

niveaus

referentiecode

niet uniek

Het RGS zelf is eenvoudig opgebouwd en bestaat uit vijf hiërarchische niveaus: balans c.q. resultatenrekening, hoofdrubriek, rubriek, rekening en mutatie. De eerste drie zijn bedoeld als rekeninggroepen, het vierde niveau komt overeen met rekeningen die vergelijkbaar zijn met grootboekrekeningen. Het vijfde niveau, ‘mutatie’, is in het leven geroepen voor accountants, maar of dat ook gebruikt wordt is de vraag. Het RGS is daarnaast opgebouwd uit een referentiecode die uit louter letters bestaat. Dit laatste in tegenstelling tot een decimaal rekeningschema dat, zoals u gewend bent, is opgebouwd uit enkel cijfers. De RGS-code zelf is maximaal 13 tekens lang. Maar daarna kan een punt komen (dat is dus ook één positie), en na die punt een in principe ongelimiteerde extensie. In de praktijk zal een als extensie toegevoegd IBAN-nummer de langste extensie zijn, dus nog eens 18 posities. De reden dat naast de referentiecode wordt gewerkt met een referentiegrootboeknummer is gelegen in het feit dan we al decennia lang werken met een decimaal rekeningschema. En daarmee zijn we in Nederland natuurlijk niet uniek. Bij de opzet van een nieuw rekeningschema voor de administratie ligt het voor de hand om uit te gaan van het referentiegrootboeknummer.

Ondersteunen

Onderzoeksbureau GBNED heeft in kaart gebracht welke boekhoudsoftware RGS ondersteunt. Het onderzoeksbureau heeft een opsomming gemaakt van alle eigenschappen die vallen onder het stempel ‘RGS Ready’. Zo wordt snel inzichtelijk bij het aanschaffen van (boekhoud)software of deze RGS ondersteunt. Zie ook www.rgsready.nl.