Versie 3.7 van het Referentie grootboekschema (RGS)

Elk jaar wordt een nieuwe versie van het RGS-schema gepubliceerd. Ook afgelopen maart is weer een lijst gepubliceerd met referentiecodes die organisaties nodig hebben om het grootboek via het Referentie Grootboek Schema (RGS) te koppelen aan de standaarden van Standard Business Reporting (SBR). Organisaties hebben deze codes nodig om het grootboek te actualiseren.

Het Referentie grootboekschema (RGS) is een omvangrijk uniform (grootboek)rekeningschema dat rapportages vanuit de boekhouding moet vereenvoudigen. De Beheergroep RGS, die verantwoordelijk is voor het voorbereiden van inhoudelijke voorstellen met betrekking tot RGS en de onderliggende architectuur, heeft weer een update gegeven van de RGS Taxonomie vrijgegeven. Inmiddels zijn we toe aan versie RGS 3.7 die in maart is vrijgegeven. Het RGS is dit keer beoordeeld op de verschillende groottes van ondernemingen (micro, klein, middelgroot en groot), toegelaten instellingen volkshuisvesting, banken, SBT Wonen en de Belastingdienst (BTW, intracommunautaire prestaties, inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting).

De opbouw van de  grootboekrekening

Het totale RGS bestaat uit referentiecodes, referentiegrootboeknummers, grootboekomschrijvingen en omslagcodes. De referentiecodes zijn nodig om het grootboek te updaten voor de rapportage met SBR. Het RGS zelf is eenvoudig opgebouwd en bestaat uit vijf hiërarchische niveaus die bekend zijn uit het boekhouden: balans c.q. resultatenrekening; hoofdrubriek; rubriek; rekening en mutatie. De eerste drie zijn bedoeld als rekeninggroepen, het vierde niveau komt overeen met rekeningen die vergelijkbaar zijn met grootboekrekeningen. Het vijfde niveau, ‘mutatie’, is in het leven geroepen voor accountants. Het RGS is daarnaast opgebouwd uit een referentiecode die uit louter letters bestaat. Dit laatste in tegenstelling tot een decimaal rekeningschema dat is opgebouwd uit enkel cijfers. De RGS-code zelf is maximaal 13 tekens lang. Maar daarna kan een punt komen (dat is dus ook één positie), en na die punt een in principe ongelimiteerde extensie. In de praktijk zal een als extensie toegevoegd IBAN-nummer de langste extensie zijn, dus nog eens achttien posities. De reden dat naast de referentiecode wordt gewerkt met een referentiegrootboeknummer is gelegen in het feit dat er al decennia lang gewerkt wordt met een decimaal rekeningschema.