3.3 Debiteurenadministratie
faillissement
Door het stopzetten van de coronasteun, de stijging van de energieprijzen en de hoge rente ligt er een forse stijging van het aantal faillissementen op de loer: 52% in 2023 en 39% in 2024. Dat is de verwachting van kredietverzekeraar Atradius. De kans is dus groot dat steeds meer debiteuren hun facturen niet of niet op tijd kunnen betalen. Een doordacht debiteurenbeleid, en dus ook een goede debiteurenadministratie, is in deze onzekere tijden dus van groot belang; het kan uw onderneming behoeden voor financiële dompers.
Als een klant (bijna) failliet gaat, moet u meteen actie ondernemen. Zo vergroot u de kans dat uw onderneming het geld ontvangt waar ze recht op heeft. Met het stappenplan op rendement.nl/fadossier zorgt u dat alle nodige stappen zet.
3.3.1 Debiteurenbeheer
omzet boeken
De omzet wordt geboekt op het moment dat de factuur wordt uitgereikt. Maar een rekening wordt meestal niet meteen betaald. Het kan soms zelfs maanden duren voordat het geld daadwerkelijk op de bankrekening staat. Goed debiteurenbeheer kan uw onderneming behoeden voor financiële dompers. Debiteurenbeheer omvat alle activiteiten van uw onderneming die erop gericht zijn om debiteuren hun openstaande facturen te laten betalen.
Afspraken
aanmaning
betalings-regeling
Vlot factureren en heldere afspraken over de betalingstermijnen helpen vaak. Betaalt een debiteur toch te laat? Zorg dan dat u vooraf heeft vastgelegd hoeveel aanmaningen uw onderneming wil versturen en wanneer uw onderneming de vordering uit handen geeft aan een incassobureau. Aandringen bij een debiteur die krap bij kas zit, heeft meestal weinig zin. Vaak werkt een telefoontje naar de debiteur beter dan het sturen van een nieuwe aanmaning. In zo’n gesprek kunt u bijvoorbeeld een betalingsregeling aanbieden of een korting geven op het totale factuurbedrag. Veel meer tips over goed debiteurenbeheer vindt u in de toolbox ‘Grip houden op uw debiteuren in 7 stappen’ op rendement.nl/fadossier.
Controleer de betalingstermijn van facturen
grote onderneming
Op 1 juli 2022 is de termijn waarbinnen grote ondernemingen facturen van het mkb moeten betalen wettelijk ingekort van 60 naar 30 dagen. Een onderneming is ‘groot’ als die in twee opeenvolgende jaren aan minstens twee van de volgende drie voorwaarden voldoet:
- een waarde van de activa van € 20 miljoen of meer;
- een netto-omzet van € 40 miljoen of meer;
- 250 werknemers of meer.
wettelijke rente
De kortere betaaltermijn geldt al voor nieuwe contracten, maar voor contracten die al eerder waren gesloten gold tot 1 juli 2023 een overgangsperiode. Een bepaling in een contract die nog een betaaltermijn van 60 dagen noemt, is daardoor niet meer geldig. Als een klant de betalingstermijn overschrijdt, mag uw onderneming de wettelijke rente in rekening brengen. Op rendement.nl/fadossier vindt u alle betalingstermijnen per situatie op een rij.
Wanbetalers
algemene voorwaarden
incassokosten
In deze economisch minder florissante tijden neemt helaas ook het aantal wanbetalers toe. Uw onderneming kan aan een onwillige wanbetaler incassokosten doorberekenen. Voorwaarden voor het verhalen van incassokosten op een debiteur kan uw onderneming vastleggen in de algemene voorwaarden of in het contract met de zakelijke klant. Regelt uw onderneming niets, dan gelden de voorschriften uit de Wet incassokosten. Op basis van deze wet kunt u voor vorderingen tot € 2.500 maximaal 15% van het bedrag (minimaal € 40) als incassokosten doorberekenen aan de debiteur. Het percentage van 15% loopt af naarmate de vordering hoger wordt. Boven op de incassokosten mag u nog de wettelijke rente in rekening brengen.
3.3.2 Factoring
business-to-business
kredietwaardigheid
Als het steeds lastiger wordt om de facturen van uw onderneming betaald te krijgen, kunt u overwegen om de uitstaande business-to-business (B2B) facturen over te dragen aan een factoringmaatschappij. Met factoring voorkomt u namelijk oplopende debiteurentermijnen en beschikt uw onderneming sneller over haar geld. Hierdoor heeft uw onderneming extra financiële middelen tot haar beschikking en hoeft u geen extra financiering te regelen. Het extra geld kan uw onderneming gebruiken om inkoopfacturen sneller te betalen, waardoor het mogelijk is om te onderhandelen over betalingskortingen. Verder biedt de factoringmaatschappij uw onderneming inzicht in de kredietwaardigheid van zowel bestaande als nieuwe klanten.
Factoring heeft ook nadelen. Zo moet uw onderneming betalen voor de dienstverlening en moet u voor de beoordeling van de debiteurenportefeuille allerlei stukken aanleveren. U vindt een overzicht van alle voor- en nadelen op rendement.nl/fadossier.