3.2 Inkomende en uitgaande facturen
factuur- vereisten
De Belastingdienst verwacht dat uw onderneming een correcte facturenadministratie bijhoudt. Zoals u in paragraaf 2.5 kon lezen zijn er eisen verbonden aan het uitreiken van een factuur.
3.2.1 Verkoopfactuur
In de hele Europese Unie gelden vrijwel dezelfde factuurvereisten. Voor de BTW is de factuur heilig. Zowel de verkoop- als de inkoopfacturen moeten voldoen aan de geldende factuurvereisten. U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze heeft verstuurd of ontvangen. Elektronische facturen (e-factureren) drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op (in het kader op de volgende pagina leest u meer over e-facturatie).
Factuurstelsel
uitreiken
Zoals gezegd bepaalt de factuur of en hoeveel BTW uw onderneming verschuldigd is. Er is wel een verschil tussen de verwerking van BTW bij toepassing van het kasstelsel en het factuurstelsel. Past u het factuurstelsel toe, dan is de BTW verschuldigd op het moment dat u de verkoopfactuur uitreikt en uiterlijk op het moment dat de verkoopfactuur uitgereikt had moeten worden. Dit betekent dat u de factuur uiterlijk moet uitreiken op de 15e dag na afloop van de maand waarin de levering of dienst is verricht. Dus is de levering op 1 mei, dan moet u uiterlijk 15 juni factureren. Ook de BTW is uiterlijk op 15 juni verschuldigd.
Efficiëntere administratie met e-facturatie
boekhoud-software
Het verwerken van facturen in de financiële administratie kan op verschillende manieren. Op dit moment is factureren per e-mail in pdf-formaat heel populair. Er is ook toenemende interesse in de mogelijkheid om een per e-mail ontvangen factuur direct via iDEAL te kunnen betalen. Daarnaast is sprake van een toename van het aantal leveranciers met boekhoudsoftware die beschikt over eigen boekingsintelligentie voor het herkennen van facturen. Dit blijkt uit onderzoek van onderzoeksbureau GBNED.
Moeilijk
elektronisch
De groei van elektronisch factureren komt maar moeilijk op gang. Onder elektronisch factureren wordt verstaan: het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer. Op rendement.nl/fadossier vindt u een overzicht van alle voordelen van elektronisch factureren.
Kasstelsel
aangiftetijdvak
particulier
Bij toepassing van het kasstelsel berekent u de BTW over de inkomsten die in het aangiftetijdvak zijn ontvangen op de bankrekening of in kas. De factuurdatum is dus niet van belang. Ondernemers die hoofdzakelijk goederen en diensten leveren aan particulieren, zoals winkeliers, kappers en horecabedrijven, zijn verplicht om het kasstelsel toe te passen. Valt uw onderneming hier niet onder, dan mag u het kasstelsel niet toepassen. Levert u langer dan één kalenderjaar voor ten minste 80% goederen of diensten aan particulieren, dan kunt u de fiscus verzoeken om het kasstelsel toe te passen.
Aansprakelijk
selfbilling
Een onjuiste verkoopfactuur is voor uw afnemer reden om de factuur niet te betalen. Ook als de afnemer de factuur opmaakt (selfbilling) blijft de leverancier aansprakelijk voor de juistheid van de factuur (zie hoofdstuk 2).
3.2.2 Inkoopfactuur
vereiste
boete
Bij het inkopen van BTW-belaste producten of diensten kan uw onderneming de BTW over zakelijke uitgaven aftrekken. Een correcte inkoopfactuur is een belangrijk vereiste om de BTW die aan uw onderneming in rekening is gebracht terug te kunnen vragen in de BTW-aangifte. Voor het tijdvak van BTW-aftrek is de datum op de factuur doorslaggevend. Zelfs als er vooruit is gefactureerd, moet de BTW al worden afgetrokken in het tijdvak waarin deze is gefactureerd. Wordt niet voldaan aan de factuurvereisten, dan riskeert uw onderneming per gebrek op de factuur een boete van maximaal € 5.514.
Periodiek of doorlopend factureren
tijdvak
Het is ook mogelijk om periodiek een factuur uit te reiken bij periodieke prestaties zoals terugkerende schoonmaakdiensten. Maar de periode waarop de factuur betrekking heeft mag niet langer zijn dan een maand. Voor doorlopende prestaties gelden er ook afwijkende regels met betrekking tot het uitreiken van facturen. Denk hierbij aan abonnementen of de levering van elektriciteit. U kunt dan op de factuur, in plaats van de datum van de levering, het tijdvak vermelden waarover uw onderneming factureert. Deze periode mag niet langer zijn dan een jaar.
In uw inkoop- en verkoopadministratie bewaart uw onderneming alle facturen en vindt u ook de contracten en administratieve afhandelingen. Zorg voor een duidelijk overzicht van beide soorten facturen en houd bij welke wel en welke nog niet zijn betaald.