10.3 Externe evaluatie
vragenlijst
Door ook extern te evalueren komt u te weten hoe deelnemers en gasten uw evenement ervaren hebben. Nu is dat natuurlijk niet voor ieder evenement nodig. Na een gezellig bedrijfsuitje gaat u niet iedereen lastigvallen met een vragenlijst. Maar bij elk evenement van een beetje gewicht kunt u bezoekers en deelnemers prima vragen om hun mening.
Vragenlijst
mondeling
U hoeft echt niet bang te zijn dat u bezoekers belast en opzadelt met een vervelend klusje. Veel mensen voelen zich juist gewaardeerd als u hen iets laat evalueren. En de mensen die er geen trek in hebben, laten uw formulier toch wel liggen. U kunt uw evaluatie natuurlijk ook mondeling afnemen, bijvoorbeeld door bij het vertrek van de gasten meteen om hun mening te vragen of op een later tijdstip telefonisch. Blijf niet hangen in oppervlakkigheden als ‘heeft u het naar uw zin gehad?’ Vraag door naar hun mening over de ligging van de evenementenlocatie, de catering, de informatiewaarde enzovoorts.
Beeldvorming met cijfermatige gegevens
Breng bij uw evaluatie ook de cijfermatige gegevens in kaart:
- Hoeveel mensen heeft u uitgenodigd?
- Wat was het aanmeldingspercentage?
- Hoeveel mensen kwamen er uiteindelijk opdagen, en wat was dus het zogenoemde ‘no-showpercentage’?
graadmeter
Deze informatie is geen keiharde graadmeter, maar helpt u wel om een beeld van het succes van uw evenement te vormen.
Coulant
perfectionisme
Een strakke planning en alles tot in de puntjes willen regelen is goed. Maar sla niet door in perfectionisme en sla uzelf bij de evaluatie niet voor het hoofd bij een kleine misser. Hoe goed u ook plant, er komen altijd onvoorziene zaken op uw pad. Als uw gevoel zegt dat de organisatie vlot, soepel en gesmeerd is verlopen, mag u sowieso tevreden zijn!