10.2 Interne evaluatie
leerproces
Met een interne evaluatie bespreekt en evalueert u het handelen van uzelf en de personen die betrokken waren bij de organisatie van het evenement. De evaluatie is bedoeld als leerproces om een volgende keer dingen beter te doen. Zonder evaluatie ziet u mogelijke verbeterpunten over het hoofd.
10.2.1 Het gesprek aangaan
in gebreke
Hoe tevreden bent u met het verloop van het evenement? Ga een gesprek aan met collega’s die onder de maat gepresteerd hebben en leveranciers die in gebreke zijn gebleven. Want als u eenzelfde evenement gaat organiseren of een variant hierop, moeten alle betrokken partijen weten wat er in de toekomst beter kan (of moet!).
Stuur ook wat aardige bedankbrieven naar de sprekers, leveranciers en andere partijen met wie de samenwerking prettig verliep.
Verslag
puntsgewijs
Zet de interne evaluatie van de goede en slechte punten op papier. U kunt deze dan doorsturen naar alle betrokken partijen en op een later moment zelf nog eens doornemen. Uw verslag hoeft echt geen hoogstaande literatuur te zijn. Schrijf gewoon puntsgewijs de verschillende onderdelen van het evenement op en noteer hoe deze verlopen zijn.
10.2.2 Belangrijke vragen
aanlooptijd
Een vraag die hierbij niet mag ontbreken is of er voldoende aanlooptijd was om alle zaken netjes en geordend te regelen. Misschien dacht u in alle onschuld dat acht weken van tevoren beginnen ruim op tijd was, maar kwamen sommige zaken hierdoor toch in de knel. Denk maar aan een trage drukker die het drukwerk maar op het nippertje wist aan te leveren.
Juiste team
samenstelling van het team
Leer van uw fouten: volgende keer kunt u er meer tijd voor uittrekken. Een andere belangrijke vraag voor uw evaluatie: was de samenstelling van het team goed? Die ene collega roept altijd wel om het hardst dat zij zo bedreven is in plannen, maar misschien vond u dat in de praktijk nogal tegenvallen. Deze persoon kunt u bij een volgend evenement misschien beter een andere taak geven. Of ontbraken er juist mensen die bepaalde werkzaamheden hadden kunnen uitvoeren?
Beantwoord bij een evaluatie ook de volgende vragen: verliep het uitnodigingstraject goed, en hoe was het met de tussentijdse communicatie gesteld? Wat kan er de volgende keer efficiënter of beter?