1.1 Typen evenementen
boodschap
Het is belangrijk dat u helder voor ogen heeft voor wie u het evenement organiseert, wat de boodschap is en welk doel u wilt bereiken. U kunt de vorm van uw evenement hier namelijk op afstemmen.
informeren
Een jubileum van een stichting kunt u onder de aandacht brengen met een tweedaags congres, maar ook met een feestelijke open dag. Werknemers informeren over de organisatiedoelstellingen kan door het organiseren van workshops, maar ook door een combinatie van een symposium en workshops. Probeer in te schatten wat voor uw doelgroep het meest aantrekkelijk is.
Verplaats u in de doelgroep van het evenement
zendergericht
De gouden regel van de communicatie is: verplaats je in de ontvanger en stem daar je boodschap op af. Daarbij is steeds de vraag: hoe brengt u de boodschap en wat zegt het de mensen? Is het versterkend, bedreigend, een ver-van-hun-bedshow, worden ze er enthousiast van, herkennen ze hun eigen rol? Het komt regelmatig voor dat bijeenkomsten erg ‘zendergericht’ zijn, waardoor te weinig rekening is gehouden met de mensen voor wie de bijeenkomst is bedoeld. De kans bestaat dat de boodschap dan niet overkomt. In hoofdstuk 2 leest u meer over de doelgroepen en doelstellingen van een evenement.
1.1.1 Seminar
deskundigen
Een seminar is een eendaagse studiebijeenkomst waarbij het ontvangen van informatie en de gelegenheid tot het stellen van vragen centraal staat. Seminars zijn meestal klein van omvang. De seminarbezoekers zijn geïnteresseerd in de kennis die gezaghebbende deskundigen op het seminar overdragen. Bij een seminar gaat de organisator uit van een zekere deskundigheid van de deelnemers. Op die manier kan uitwisseling – en niet slechts eenzijdige consumptie – van kennis plaatsvinden. Het is belangrijk dat u op tijd deskundigen benadert met de vraag of zij willen spreken.
1.1.2 Congres
kennisoverdracht
Wilt u voor uw werknemers een evenement organiseren waarbij uitvoerige kennisoverdracht voorop staat, dan is een congres een geschikte optie. Een congres is een meerdaagse studiebijeenkomst waar gezaghebbende sprekers een centraal thema behandelen. De uitwisseling van informatie tussen deelnemers onderling is hierbij erg belangrijk. Onder andere in de medische wereld zijn congressen een bekend fenomeen. Net als bij een seminar is het op tijd regelen van sprekers zeer belangrijk.
eendaags
Het kan voorkomen dat de organisatie van een evenement een te grote onderneming voor u alleen is. Denk bijvoorbeeld aan een complex meerdaags congres. Bedenk dan dat u hulp kunt inroepen van professionele congresorganisatoren.
1.1.3 Workshop
Een workshop is een eendaagse werkbijeenkomst voor kleinere gezelschappen, gericht op het overbrengen van kennis en vaardigheden of het demonstreren van uw organisatiedoelstelling of diensten. Een workshop kan bijvoorbeeld bestaan uit een rollenspel of uit het maken van opdrachten.
actief deelnemen
In een workshop vergroten deelnemers hun inzicht in bepaalde onderwerpen door actief deel te nemen. Het is vaak ook een goede onderbreking na een informatiebijeenkomst. Anders dan bij een lezing hebben de aanwezigen de mogelijkheid tot intensieve discussie en het oefenen en verbeteren van vaardigheden.
Mensen vinden een workshop vaak erg waardevol, omdat zij behalve luisteren, ook actief kunnen deelnemen. De workshopleider is daarbij aanwezig om bij te sturen en aanvullende informatie te geven.
1.1.4 Symposium
bepaald vakgebied
Een symposium kan het technische of wetenschappelijke ‘hart’ zijn van een beurs of expositie waar de laatste ontwikkelingen op een bepaald vakgebied aan de orde komen. Bezoekers van symposia hebben vaak een academische of wetenschappelijke achtergrond of zijn experts op het gebied van het gekozen onderwerp. Een symposium is een korte, eendaagse studiebijeenkomst waarin een bepaald thema centraal staat. Bezoekers kunnen verschillende lezingen bijwonen over een bepaald onderwerp.
Forumdiscussie
kennis uitwisselen
Voor een symposium nodigt u een aantal sprekers uit die op topniveau met het desbetreffende onderwerp bezig zijn. Door middel van een forumdiscussie kunnen bezoekers onderling kennis uitwisselen. Een dergelijk evenement valt of staat met de persoon die de discussie leidt.
Helaas komt het nog wel eens voor dat een discussie niet op gang komt. Een discussie aan de hand van stellingen, begeleid door een goede gespreksleider kan echter zeer succesvol zijn.
1.1.5 Jubilea en personeelsfeesten
vrijwilligers bedanken
Jubilea en personeelsfeesten hebben met elkaar gemeen dat er reden tot feesten is. Omdat een werknemer een bepaald aantal jaren bij de non-profit werkzaam is, omdat uw organisatie zoveel jaar bestaat of omdat er nu eenmaal besloten is eens per jaar ‘iets leuks’ te doen voor het personeel. Ook een vrijwilligersbijeenkomst is mogelijk. Een jaarlijks feestje is dan een goede gelegenheid om vrijwilligers te bedanken voor hun inzet.
Voorbereiding
veiligheid en gezondheid
Het doel van een vrijwilligersbijeenkomst kan ook zijn om de aanwezigen goed voor te bereiden op het vrijwilligerswerk dat ze voor uw non-profitorganisatie gaan verrichten. Uw organisatie kan laten zien hoe vrijwilligers hun werk zinvol kunnen maken. Ook kunt u met vrijwilligers aspecten als veiligheid en gezondheid bespreken. Vrijwilligers kunnen tijdens deze bijeenkomst andere vrijwilligers ontmoeten die zich inzetten voor uw stichting of vereniging. U kunt zo’n bijeenkomst natuurlijk ook in de vorm van een feest gieten om de vrijwilligers te bedanken voor hun inzet.
Creatief organiseren van een evenement
aankleding
Bij de organisatie van jubilea en personeelsfeesten kan uw personeel zich van zijn meest creatieve kant laten zien. Creativiteit bij het organiseren van het personeelsfeest komt vaak tot uitdrukking in de keuze of aankleding van de locatie, bijvoorbeeld een kasteellocatie. Maar een creatieve aanpak kan zich ook uiten in de keuze voor de hapjes en drankjes – denk aan een warm of een koud buffet – en geschenkjes als aandenken aan de dag.
Organisatiecultuur
vermaak
Houd bij de feestelijkheden rond een jubileum wel rekening met uw organisatiecultuur. Zorg dat de uitstraling van het evenement daarbij past. Denk daarbij aan de keuze voor een bepaalde cover- of feestband, act of artiest, maar ook aan creatieve workshops, een themafeest of een andersoortige vorm van vermaak, zoals een uitje. U kunt ervoor kiezen om uw personeel door middel van een vragenlijst te laten kiezen voor een bepaalde variant.
1.1.6 Open dag
donateur
U kunt een open dag om verschillende redenen houden, bijvoorbeeld omdat de vereniging zoveel jaar bestaat of omdat er net een verbouwing is afgerond. Het kan heel geschikt zijn om donateurs eens een kijkje te laten nemen. Ze kunnen dan zien wat er met hun geld gebeurt. Het kan ook heel goed werken om donateurs naar aanleiding hiervan zelf te laten bepalen wat er met hun geld gebeurt – ze kunnen dan kiezen tussen een aantal projecten. Maar ook een verhuizing kan aanleiding zijn om een open dag te houden.
kinderen
Soms is het traditie dat een vereniging of stichting één keer per jaar de deuren opent om alle geïnteresseerden een kijkje achter de schermen te bieden. Dit is natuurlijk een goed moment om doelgroepen en leden uit te nodigen. Zijn de kinderen van uw werknemers ook welkom? Zet dit dan duidelijk op de uitnodiging. Een ideetje is het om iets leuks voor de kinderen in petto te hebben als de borrel begint, bijvoorbeeld een ballonnenclown of een springkussen.
De sfeer van een open dag is doorgaans luchtig en gezellig. Zorg ervoor dat er voldoende werknemers aanwezig zijn om vragen van geïnteresseerden te beantwoorden. In principe moet iedere werknemer op de open dag ambassadeur zijn van uw stichting of vereniging.
1.1.7 Beurs
relaties versterken
uitstraling
Tot nu toe ging het om het organiseren van uw eigen evenement. Uw organisatie kan natuurlijk ook deelnemen aan een evenement van een andere partij. Deelname aan een beurs is bijvoorbeeld een goede manier om de producten en diensten van uw organisatie onder de aandacht te brengen en de relaties met ondernemingen te versterken. Het is de ideale plaats om uw organisatie te promoten en nieuwe geïnteresseerden aan de organisatie te binden.
De stand
De uitstraling en aankleding van uw stand is van essentieel belang. Het zegt veel over uw organisatie én het bepaalt welke leden of potentiële donateurs u aantrekt. Zie de stand als een weergave van uw organisatie. De aankleding van de stand is uiteraard afhankelijk van het thema of aandachtsgebied van uw organisatie en natuurlijk van het budget.
Kort en krachtig
krachtige blikvanger
U bereikt uw publiek het beste met een minimum aan tekst en een korte en krachtige blikvanger waarmee u in enkele seconden de aandacht trekt. Maak gebruik van slagzinnen en denk na over welke beelden snel de aandacht lokken.
1.1.8 Sponsorbijeenkomst
subsidie
geldschieter
U heeft als bestuurder van een stichting of vereniging vast wel eens gebruikgemaakt van overheidssubsidies of geld van fondsen. Helaas worden overheden en fondsen steeds minder scheutig met geld. Gelukkig biedt sponsoring – het samenwerken met bedrijven – een goed alternatief voor overheidssteun. Van goede sponsoring worden beide partijen beter: de sponsor heeft er in bedrijfseconomische zin baat bij en uw organisatie krijgt meer en betere mogelijkheden om haar doelen te realiseren.
Netwerken
fundraising
informele omgeving
Een manier om uw huidige sponsors aan uw organisatie te binden én om nieuwe geldschieters te werven, is het organiseren van een sponsorbijeenkomst. Uw geldschieters krijgen de kans om te netwerken, wat hun allerlei voordelen kan opleveren. Bovendien is het voor uw organisatie een mooie gelegenheid om iets terug te doen voor trouwe sponsorcontacten én om kennis te maken met nieuwe sponsors. U kunt met uw organisatie een ‘fundraising’ sport- of muziek-evenement op touw zetten. Uw sponsor krijgt hiervoor dan gratis toegangskaarten. Samen met enkele belangrijke relaties bezoekt de directeur uw evenement. In een informele omgeving kunnen aanwezigen banden aanhalen of zaken doen.
Het is steeds populairder om meer bijzondere en niet-massale evenementen te organiseren. Evenementenbureaus kunnen u daarbij ondersteunen. Zorg er wel voor dat u voor kwalitatief goede bureaus kiest.