9.3 Slechtnieuwsbrief

niet onverwacht

Bij het schrijven van een slechtnieuwsbrief heeft u de keuze uit twee benaderingen. Centraal daarbij staat de vraag of u met de deur – lees: het slechte bericht – in huis valt, of dat u begint met de argumenten die de lezer langzaamaan voorbereiden op het slechte nieuws. Beide manieren van structureren zijn geschikt voor een slechtnieuwsbrief. Het hangt af van de aard van het bericht welke vorm het beste past.

De directe methode

vriendelijk

Komt het slechte nieuws niet onverwacht en zijn de gevolgen voor de ontvanger niet erg ingrijpend, dan kunt u de brief opbouwen volgens de directe methode. Hierbij presenteert u het slechte nieuws aan het begin van de brief, geeft u een korte verklaring voor uw besluit en sluit u de brief vriendelijk af. Maak de brief ook weer niet te kort. Een brief van één alinea geeft de ontvanger allicht het gevoel dat u hem niet serieus neemt.

De indirecte methode

ernstig

Is de ontvanger niet echt voorbereid op het nieuws of is er sprake van een ernstige kwestie, dan kunt u beter kiezen voor de indirecte methode. Hierbij schrijft u eerst een korte inleiding voor u met het slechte nieuws komt. Zo bereidt u de lezer voor op wat komen gaat.