1.2 Tijdwinst boeken
Als u opschrijft wat u op een dag allemaal doet, zult u zien dat veel tijd opgaat aan zaken als bellen, mailen en op weg zijn naar afspraken. Onvermijdelijk, maar u kunt het zeker beperken. Door bijvoorbeeld uw werkzaamheden te clusteren, voorkomt u dat al uw werk door elkaar lijkt te lopen.
Dubbele acties: vaak een averechts effect
omgekeerde
Het lijkt onschuldig: snel even een boterham wegwerken tijdens een vergadering. Of in de auto, op weg naar een afspraak, nog even een paar telefoontjes afwikkelen. Maar in plaats van tijdwinst, leveren dergelijke ‘dubbele’ acties vaak het omgekeerde op: u maakt meer fouten en uw gevoel van stress neemt toe. Luister in uw auto gewoon naar ontspannende muziek, maak uw hoofd af en toe helemaal leeg en geniet écht van uw lunch.
Stress en werkdruk verminderen
Het ‘agenderen’ van rustmomenten lijkt in eerste instantie tegenstrijdig met uw doel, maar uiteindelijk gaat het óók om een verminderd gevoel van stress en werkdruk, niet alleen om tijdwinst. In dit themadossier leert u manieren om uw activiteiten beter te managen in de tijd die u ter beschikking staat én om het stressgevoel te verminderen.
Ruim helft managers heeft een overvolle agenda
in de knoop
onverwachte taken
Een goed voornemen voor 2021: een legere agenda. Uit onderzoek blijkt namelijk dat die van 53% van de managers te vol zit. Slechts 16% slaagt erin ruimte in de agenda te houden. Als ook uw agenda te strak is volgepland, raakt u in de knoop met deadlines. Plan daarom iedere dag ruimte in voor onvoorziene zaken. Gun uzelf twee uur per dag om in te lopen of onverwachte taken op te pakken. Voor de onvoorziene zaken die geen directe actie vereisen: plan ze meteen in. Heeft u tijd over? Werk dan achterstallig werk weg of ruim uw mailbox op.
Kwartier
kwartier
Plan vergaderingen ook niet te dicht op elkaar; houd er minstens een kwartier tussen. Zeker als het om videovergaderingen gaat, is het belangrijk uw brein even tot rust te laten komen. Daarnaast schiet u zo niet meteen in de stress als een vergadering uitloopt.
Versplinterd
concentratie
Constant moeten schakelen tussen taken en projecten werkt daarnaast niet productief. Het steeds weer opstarten van een nieuwe taak kost tijd en energie. Werk daarom met aandacht aan één klus tegelijk. De dag voelt dan ook minder versplinterd aan, waardoor u minder werkdruk ervaart. Een moeilijke klus die veel concentratie vereist? Schakel dan de telefoon en mailalerts tijdelijk uit.